ZUGFeRD vs. XRechnung: Das Dilemma der E-Rechnungs-Hybridformate

Fehlerhafte Daten in ZUGFeRD-Rechnungen und QR-Codes

Die E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) ist im Zuge des Wachstumschancengesetzes jetzt auch in Deutschland angekommen. Ab 2025 erfolgt eine schrittweise Einführung von E-Rechnungen für Unternehmen. Zu Beginn müssen E-Rechnungen lediglich empfangen werden können, in den kommenden Jahren müssen elektronische Rechnungen dann aber auch versendet werden. Trotz allem werden traditionelle Rechnungsformate wie Papier oder PDF in Ausnahmefällen auch weiterhin zugelassen sein.

Elektronische Rechnungen sind optimal für eine digitale Verarbeitung, da sie einen strukturierten Datensatz im XML-Format enthalten. Allerdings ist dieses Format (z.B. als XRechnung) für Menschen nur sehr schwer lesbar. Aus diesem Grund ist das Hybridformat ZUGFeRD entstanden, dass eine XML-Rechnung mit einem lesbaren PDF kombiniert. Das scheint die perfekte Lösung zu sein.

Doch warum sorgt das Thema E-Rechnungen trotzdem noch immer für heiße Diskussionen? Lesen Sie in diesem Blogartikel mehr dazu, wie verschiedene Formate für Herausforderungen in der Datenqualität sorgen können und welche Rolle QR-Codes auf Rechnungen dabei spielen.

E-Rechnung vs. PDF vs. Papier

Aktuell werden in Deutschland und Österreich noch in den allermeisten Fällen PDF und Papier-Rechnungen verarbeitet, während in anderen Ländern (z.B. in Italien) schon länger mit elektronischen Rechnungen gearbeitet wird. Doch wie oben erwähnt werden bisherige Rechnungsformate durch die kommende E-Rechnungspflicht in Deutschland nicht sofort verschwinden. Durch verschiedene Ausnahmeregelungen wird eine Lösung für die effiziente Verarbeitung aller Formate für die Buchhaltung essenziell. Doch was unterscheidet die verschiedenen Formate eigentlich, und sind PDF-Rechnungen nicht eigentlich auch elektronische Rechnungen?

Papierbelege

In vielen Buchhaltungen und Steuerkanzleien machen Papierbelege immer noch einen Großteil der Arbeitslast aus. Die Belege werden von Unternehmen meist händisch erstellt und in physischer Form verschickt. Gerade für die Verarbeitung in der Buchhaltung sind Papierrechnungen das ineffizienteste Rechnungsformat. Durch viele manuelle Schritte in der Erstellung und Verarbeitung von Papierbelegen besteht außerdem ein erhebliches Risiko für Fehler.

💡 Finmatics unterstützt bei der Verarbeitung von Papierrechnungen durch die automatische Seitentrennung mit KI, wenn Belege im Stapel eingescannt werden. Außerdem werden gescannte Rechnungen ausgelesen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen.

PDF-Rechnungen

Gleich vorab: PDF-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen (E-Rechnung)! Im Prinzip ähneln PDF-Rechnungen in vielen Punkten dem klassischen Papierbeleg. Es handelt sich zwar um digitale Dateien, optisch sind sie aber wie traditionelle Papierrechnungen zu betrachten. In der Verarbeitung ergeben sich dadurch die gleichen Herausforderungen wie mit Papierbelegen, lediglich der Scan-Prozess fällt weg. Informationen müssen jedoch trotzdem (z.B. mit OCR-Technologie) von Software ausgelesen werden.

💡 Finmatics bietet für PDF-Rechnungen flexible Lösungen, um den Belegeingang so unkompliziert wie möglich zu machen. Belege können per E-Mail, Upload, die Finmatics Mobile App oder Schnittstellenanbindung direkt zu Finmatics übermittelt werden. Auch Ihre Mandanten können über einen eigenen Zugang ihre Belege selbst übermitteln.

E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, …)

Eine E-Rechnung ist im Vergleich zu den oben genannten Formaten ein komplett eigenes Kapitel. Die Rechnung enthält einen strukturierten Datensatz im XML-Format. Das Format ist der nächste Schritt für eine komplett digitale und automatisierte Verarbeitung und kann ohne manuelle Tätigkeiten vollständig automatisiert werden. Daher ist eine E-Rechnung extrem effizient und nicht fehleranfällig.

💡 Finmatics verarbeitet schon jetzt E-Rechnungen in verschiedenen Formaten. Ebenfalls können elektronische Rechnungen von Finmatics einfach empfangen und als lesbares PDF dargestellt werden. Das erleichtert für Fachkräfte die Bearbeitung und Kontrolle von E-Rechnungen.

XML vs. PDF – Das trojanische ZUGFeRD

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der sowohl strukturierte maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument kombiniert. Diese hybride Struktur ermöglicht es, Rechnungen sowohl manuell zu lesen als auch automatisiert zu verarbeiten, was den Austausch und die Bearbeitung von Rechnungen zwischen Unternehmen vereinfacht und beschleunigt.

Das zentrale Problem, das als "Das trojanische ZUGFeRD" bekannt ist, liegt in der potenziellen Manipulierbarkeit der Rechnungen. Da ZUGFeRD sowohl ein PDF als auch XML-Daten enthält, besteht die Gefahr, dass die beiden Komponenten unterschiedliche Informationen enthalten könnten. So könnte beispielsweise das PDF-Dokument einen anderen Betrag anzeigen als die XML-Daten, die von automatisierten Buchhaltungssystemen verarbeitet werden.

Dies führt zu einer Vertrauenslücke: Unternehmen, die sich auf die automatisierte Verarbeitung der XML-Daten verlassen, könnten durch fehlerhafte oder manipulierte Informationen Schaden erleiden, ohne dass dies sofort auffällt. Um dieses Risiko zu minimieren, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie sowohl die PDF- als auch die XML-Daten einer Rechnung sorgfältig prüfen und vergleichen.

XRechnung vs. ZUGFeRD

Das XRechnungsformat ist ein weiteres Standardformat für elektronische Rechnungen, das in Deutschland und vielen anderen europäischen Ländern verwendet wird. Im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format, das aus einer Kombination von PDF und XML-Daten besteht, basiert die XRechnung ausschließlich auf einem XML-Datenformat. Diese reine XML-Struktur wird durch den Standard EN 16931 definiert und enthält alle notwendigen Informationen, die für die automatische Verarbeitung und Prüfung der Rechnungen erforderlich sind.

Da die XRechnung keine PDF-Komponente enthält, wird das Risiko von Diskrepanzen zwischen zwei unterschiedlichen Formaten eliminiert. Alle Rechnungsinformationen befinden sich in einem einzigen, strukturierten XML-Dokument, was die Möglichkeit von Manipulationen erheblich verringert. Dadurch wird die Integrität und Konsistenz der Daten gewahrt, da sowohl der menschliche Leser als auch die automatisierten Systeme dieselbe Datenquelle nutzen. Die ausschließliche Verwendung des XML-Formats in der XRechnung sorgt somit für eine höhere Sicherheit und Verlässlichkeit im Vergleich zu hybriden Formaten wie ZUGFeRD.

Aber dieses Problem mit unterschiedlichen Daten ist nicht gänzlich neu, denn viele Rechnungen enthalten QR-Codes, die ebenfalls ein Risiko für unterschiedliche Informationen darstellen.

Gefährliche Diskrepanzen: Wenn QR-Code und Rechnungsinhalt nicht übereinstimmen

Ähnlich wie bei den ZUGFeRD-Rechnungen besteht bei QR-Codes auf Rechnungen das Risiko unterschiedlicher Daten. QR-Codes werden häufig verwendet, um wichtige Rechnungsdetails wie Betrag, Datum und Kontonummer zu verschlüsseln und die automatische Verarbeitung zu erleichtern. Das Problem tritt auf, wenn die im QR-Code enthaltenen Daten von den im sichtbaren Teil der Rechnung gedruckten Informationen abweichen.

Dieses Risiko kann aus verschiedenen Gründen entstehen: Betrüger könnten den QR-Code manipulieren, sodass der ausgelesene Betrag oder die Kontonummer von den gedruckten Daten abweichen. Ebenso können Fehler bei der Generierung des QR-Codes dazu führen, dass falsche Informationen im Code hinterlegt werden. Diese Diskrepanzen können zu unberechtigten Zahlungen oder anderen finanziellen Schäden führen, weshalb es wichtig ist, sowohl die gedruckten Daten als auch die Informationen im QR-Code sorgfältig zu überprüfen.

💡Finmatics bietet für QR-Codes eine Möglichkeit, fehlerhafte QR-Codes zu erkennen und daraus für die zukünftige Verarbeitung zu lernen. Basierend auf Nutzerfeedback wird pro Kreditor gelernt, ob die Werte im QR-Code oder auf der Rechnung korrekt sind.

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Bestimmt haben Sie es schon bemerkt – beim Thema E-Rechnung tut sich gerade einiges. Die Entwicklung schreitet laufend voran und Buchhaltungssoftware wird an die neuen Herausforderungen angepasst. Abonnieren Sie jetzt unseren Newsletter, um keine neuen Informationen mehr zu verpassen und stets als erstes von neuen innovativen Features zu erfahren. Nutzen Sie die Gelegenheit und digitalisieren Sie jetzt, um bestmöglich für die automatisierte Zukunft der Buchhaltung gerüstet zu sein.