Buchhaltung im Zeitalter der E-Rechnung

Chancen und Herausforderungen für die Buchhaltung mit der E-Rechnung ab 2025

Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Doch welche Auswirkungen hat das auf die Buchhaltung und welche Herausforderungen birgt die großflächige Einführung von E-Rechnungen.

In diesem Artikel schaffen wir einen Überblick auf das Thema E-Rechnungen das momentan in vielen Fällen mehr Verwirrung stiftet als Vorteile aufzeigt. Lesen Sie weiter für alle Informationen über die gesetzliche Lage von E-Rechnungen, notwendige Anpassungen in den Prozessen und die potenziellen Effizienzsteigerungen durch eine frühe Umstellung.

Was ist eine E-Rechnung eigentlich?

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die elektronisch als XML-Datei erstellt, verschickt und empfangen werden können. Sie enthalten alle notwendigen Informationen und erleichtern die automatisierte Verarbeitung. XML steht für "eXtensible Markup Language" und ist eine Art, Daten strukturiert zu speichern und auszutauschen. Optisch ähnelt ein XML stark einem HTML-Code, wie er für Websites verwendet wird. Im Unterschied dazu dient XML aber dem Zweck, Daten zu organisieren und zu kennzeichnen.

XML-Dateiansicht einer E-Rechnung

Das Praktische an XML für E-Rechnungen ist, dass es eine einheitliche Struktur bietet, die von Computersystemen leicht verstanden und verarbeitet werden kann. Jede Information in der Rechnung, wie zum Beispiel der Rechnungsbetrag, der Rechnungsempfänger oder das Rechnungsdatum, wird in einem definierten Format innerhalb der XML-Datei codiert. Dadurch können Automatisierungssysteme wie Finmatics diese Informationen automatisch auslesen und weiterverarbeiten, was den Rechnungsprozess schneller und effizienter macht. Für Menschen ist eine XML-Datei jedoch nur schwer lesbar.

Ist PDF = E-Rechnung?

PDF-Rechnungen sind zwar (oft) digital erstellte Rechnungen, jedoch im Gegensatz zu einem XML-Format keine strukturierten Daten. Das bedeutet, dass sie zwar digital sind und über das Internet versendet werden können, aber nicht automatisch von Softwaresystemen verarbeitet werden können.

Im Vergleich dazu sind strukturierte E-Rechnungen in spezifischen elektronischen Formaten codiert. Zu diesen Formaten gehören z.B. auch XRechnung und ZUGFeRD, die jeweils spezifische Standards und Eigenschaften haben, um den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zu erleichtern.

Wie wird die E-Rechnung in Deutschland eingeführt?

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil der europaweiten Initiative „VAT in the Digital Age“, die das Mehrwertsteuersystem modernisieren und Umsatzsteuerbetrug bekämpfen soll. Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland erfolgt schrittweise:

Ab dem 1. Januar 2025 besteht in Deutschland die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Anfangs wird vor allem der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend. Für die Jahre 2025 bis 2027 gelten jedoch Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 können Papierrechnungen für B2B-Umsätze verwendet werden, ebenso wie elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, jedoch mit Zustimmung des Empfängers. Bis Ende 2027 sind diese Regelungen ähnlich, aber mit der zusätzlichen Bedingung, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR haben muss. Ab 2028 müssen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen zwingend eingehalten werden. Bestimmte Rechnungsarten sind von der Pflicht ausgenommen, darunter Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrkartenrechnungen.

Auswirkungen der E-Rechnung auf die Buchhaltung

Die Buchhaltung wird durch die Einführung von E-Rechnungen erheblich beeinflusst. Obwohl das Thema derzeit noch Verwirrung stiftet, können E-Rechnungen mit den richtigen Tools die Buchhaltung erleichtern. Buchhaltungsautomatisierungssysteme, die sowohl E-Rechnungen als auch herkömmliche Dokumente verarbeiten, nutzen die strukturierten Datenformate, um den Automatisierungsgrad zu erhöhen.

Vorteile durch die Verarbeitung von E-Rechnungen

E-Rechnungen können wesentlich effizienter automatisiert verarbeitet werden als Papier- oder PDF-Rechnungen, da Daten nicht zuerst (z.B. mit OCR) ausgelesen werden müssen.

Während die E-Rechnung als XML-Datei verlässliche strukturierte Daten zur Verfügung stellt verändern sich buchhalterische Aufgaben dadurch aber allerdings kaum. Das neue Format bietet für die Kontierung, Prüfung oder evtl. notwendige Kommunikation bei Fehlern wenig bis keine Vorteile gegenüber bisherigen Rechnungsformaten. Daher ist es sinnvoll, auch für E-Rechnungen auf Automatisierungssoftware wie Finmatics zu setzen, um in Zukunft bei allen Rechnungen von KI-unterstützter Verarbeitung zu profitieren. Finmatics verarbeitet Rechnungen in allen Formaten automatisiert vom Belegeingang bis zum fertigen Buchungsvorschlag.

Nutzen Sie die Gelegenheit und kontaktieren Sie uns jetzt für ein kostenloses Erstgespräch. Wir zeigen Ihnen, wie auch Sie mit Finmatics bestens gerüstet für die Herausforderungen der nächsten Jahre sind:

Herausforderungen für die Buchhaltung

Lesbarkeit von E-Rechnungen

E-Rechnungen im XML-Format sind für Buchhalter nicht direkt lesbar, daher müssen Systeme zur Darstellung der E-Rechnungen implementiert werden. Finmatics bietet hier eine effektive Lösung, indem es XML-Rechnungen in ein lesbares PDF umwandelt, das von Buchhaltern problemlos kontrolliert und verstanden werden kann. Diese Umwandlung erleichtert nicht nur die Arbeit der Buchhalter, sondern stellt auch sicher, dass die Rechnungen in einem standardisierten Format vorliegen, das eine reibungslose Weiterverarbeitung ermöglicht.

Von Finmatics erstellte PDF-Ansicht einer E-Rechnung

Hybridformat ZUGFeRD: Abweichungen zwischen PDF und XML

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung, doch das ZUGFeRD-Format, das eine XML-Datei in einem PDF einbettet, wirft sicherheitstechnische Fragen auf. Die doppelte Datenhaltung im ZUGFeRD-Format erhöht die Komplexität und das Risiko von Inkonsistenzen, weshalb FeRD eigene Prüfmechanismen empfiehlt.

Im Vergleich dazu ist das XRechnung-Format nur von Maschinen lesbar. Der Vorteil dadurch ist jedoch, dass keine Unstimmigkeiten zwischen PDF und eingebettetem XML auftreten können. Für solche Formate ist aber für die Buchhaltung eine Umwandlung in eine lesbare Darstellung notwendig. Finmatics wandelt XML-Formate automatisch in eine Rechnungsansicht um und erleichtert Steuerfachkräften dadurch die Bearbeitung.

Auch für die Prüfung, Validierung und Freigabe von Rechnungen ist es unerlässlich, mit einer für Menschen lesbaren Ansicht der Rechnung zu arbeiten. Im Vergleich zu bisherigen Formaten ist eine Rechnungsfreigabe mit Unterschrift oder Stempel nicht mehr so einfach möglich. E-Rechnungen können nicht einfach ausgedruckt werden. Daher empfiehlt es sich schon jetzt, einen digitalen Freigabeprozess zu etablieren, um auch in der Zukunft effizient, und vor allem sicher, arbeiten zu können.

Nicht nur E-Rechnung: Papier & PDF stirbt (noch) nicht aus

Wie bei vielen neuen Technologien löst nicht automatisch die neueste alle älteren ab. Papier und PDF werden nicht von heute auf morgen verschwinden, da sie weiterhin wichtige Rollen in verschiedenen Bereichen spielen. In der Zukunft wird es jedoch entscheidend sein, dass alle Formate, ob digital oder physisch, effizient verarbeitet werden können. Dies bedeutet, dass die Buchhaltung in der Lage sein muss, nahtlos zwischen unterschiedlichen Formaten zu wechseln und diese zu integrieren, um produktiv und effektiv zu arbeiten.

Finmatics bietet schon jetzt eine Automatisierungslösung, die Kanzleien hilft, PDF-, Papier- und E-Rechnungen effizient mithilfe von künstlicher Intelligenz zu verarbeiten. Um mehr über Finmatics zu erfahren und keine Neuigkeiten aus der Branche zu verpassen abonnieren Sie unseren monatlichen Newsletter: