Was sind XML-Rechnungen?

Denis Roth

12 August 2024

Inhalt

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Die kommende E-Rechnungspflicht in Deutschland

Das XML-Rechnungsformat als Zukunft der digitalen Buchhaltung

Mit der kommenden E-Rechnungspflicht ab 2025 wird sich die Art und Weise, wie Rechnungen (in Deutschland) verarbeitet werden, grundlegend verändern. Steuerberater und Buchhalter stehen vor der Herausforderung, sich auf neue Formate und Technologien einzustellen. Eine zentrale Rolle spielt dabei die XML-Rechnung (auch E-Rechnung), insbesondere die Standards XRechnung und ZUGFeRD. In diesem Blogartikel geben wir einen Überblick über XML-Rechnungs-Formate, deren Vorteile und wie Finmatics dabei helfen kann, den Übergang zum elektronischen Rechnungsempfang und der elektronischen Rechnungsstellung mit XML-Rechnungen zu meistern.

Was sind XML-Rechnungen?

XML-Rechnungen sind digitale Rechnungen, also E-Rechnungen, die in einem standardisierten XML-Format erstellt und ausgetauscht werden. XML (Extensible Markup Language) ermöglicht es, strukturierte Daten maschinenlesbar darzustellen und zu verarbeiten. Die wichtigsten XML-Formate für Rechnungen in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung

XRechnung ist das Standardformat für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor in Deutschland. Es erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und ist somit für den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr innerhalb der EU geeignet. XRechnung konzentriert sich auf die reine Datenübermittlung und enthält keine visuellen Komponenten.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine visuell lesbare PDF-Datei enthält. Es bietet den Vorteil, dass es sowohl für die automatische Verarbeitung als auch für die manuelle Prüfung verwendet werden kann. Dies macht es besonders attraktiv für Unternehmen, die eine flexible Lösung suchen. Gerade bei hybriden Formaten wie der ZUGFeRD XML-Rechnung ist Vorsicht geboten. Da die Rechnungsinformationen doppelt im ZUGFeRD Format enthalten sind (PDF und XML), können unter Umständen unterschiedliche Daten in den beiden Rechnungen enthalten sein. Eine Prüfung bzw. ein Abgleich wird hier für eine verlässliche Buchhaltung notwendig.

Warum XML-Rechnungen?

Die Umstellung auf XML-Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, insbesondere für Steuerberater:innen und Buchhalter:innen:

Automatisierung: XML-Rechnungen ermöglichen eine weitgehend automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, noch weit über die automatisierte Verarbeitung von PDF- oder gescannten Rechnungen hinaus. Dies spart Zeit und reduziert Fehler, die bei der manuellen Eingabe oder Auslese von Rechnungsdaten auftreten können.
Rechtliche Sicherheit: Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 wird die elektronische Rechnung gesetzlich vorgeschrieben. XML-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und sorgen für Rechtssicherheit.
Kostenersparnis: Die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse reduzieren Druck- und Versandkosten sowie den Verwaltungsaufwand sowohl in der Kanzlei wie auch bei Mandanten.
Schnelligkeit: Elektronische XML-Rechnungen können schneller versendet und verarbeitet werden, was zu einer beschleunigten Abwicklung und besseren Planbarkeit führt.

XML-Rechnungen mit Finmatics automatisiert verarbeiten

Mit Finmatics sind sie schon jetzt startklar für den Empfang und die Verarbeitung von XML-Rechnungen im ZUGFeRD und XRechnungs-Format. Die Rechnungen gelangen über die gewohnten Wege, entweder per Upload, E-Mail oder API. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine individuelle Beratung für eine automatisierte und zukunftsreife Buchhaltung:

Das Peppol-Netzwerk für XML-Rechnungen

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der zukünftigen E-Rechnungslandschaft ist das Peppol-Netzwerk. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein europaweites Netzwerk für den sicheren und standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten, darunter auch XML-Rechnungen. Es ermöglicht es Unternehmen, ihre Rechnungen direkt an öffentliche Verwaltungen und andere Unternehmen zu senden, unabhängig von der jeweiligen Softwarelösung. Durch die Nutzung des Peppol-Netzwerks können Steuerberater und Buchhalter sicherstellen, dass ihre Kunden problemlos mit öffentlichen Institutionen und internationalen Geschäftspartnern kommunizieren können. Das Netzwerk bietet eine standardisierte Infrastruktur, die den Austausch von XML-Rechnungen und anderen Dokumenten effizienter und sicherer macht.

Fazit: Die Zukunft ist digital

Die bevorstehende E-Rechnungspflicht stellt eine große Veränderung für Steuerberater:innen und Buchhalter:innen in Deutschland dar. Die Umstellung auf XML-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD sowie die Nutzung des Peppol-Netzwerks bieten zahlreiche Vorteile und sind ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung. Jetzt ist die Zeit, sich auf diese Veränderungen vorzubereiten und die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um die Prozesse zu optimieren und den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden. Durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen und die Integration moderner Technologien können Steuerberater:innen und Buchhalter:innen nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch ihre Effizienz steigern und ihren Kunden einen besseren Service bieten. Die Zukunft der Buchhaltung ist digital – und sie beginnt jetzt.