Die kommende E-Rechnungspflicht in Deutschland

Schon jetzt auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet sein und E-Rechnungen mit Finmatics effizient verarbeiten

E-Rechnungen sind mittlerweile nicht nur bei großen Unternehmen im Gespräch. Auch für Steuerberater und kleine Unternehmen bekommt das Thema vor allem durch gesetzliche Änderungen Aufschwung. Die bevorstehende Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025 wirft nicht nur nationale, sondern auch grenzüberschreitende Fragen auf, die beispielsweise auch österreichische Unternehmen betreffen können. Um perfekt auf die kommenden Entwicklungen vorbereitet zu sein empfiehlt es sich, dem Thema bereits jetzt die nötige Aufmerksamkeit zu schenken, um durch schnelle Adaptierung einen Wettbewerbsvorteil zu generieren.

Rund um das Thema tauchen jedoch auch abseits rechtlicher Voraussetzungen immer wieder Fragen auf: Was sind E-Rechnungen, wie kann man E-Rechnungen verarbeiten oder kann man E-Rechnungen überhaupt lesen? – sind nur einige der Punkte, die Unternehmen, Buchhalter und Steuerberater aktuell beschäftigen. Dieser umfassende Artikel beleuchtet nicht nur die Auswirkungen der kommenden E-Rechnungspflicht in Deutschland und anderen Ländern, sondern erklärt auch detailliert, was E-Rechnungen sind und wie sie sich von traditionellen Papier- oder PDF-Rechnungen unterscheiden.

Hintergrund der E-Rechnungspflicht in Deutschland

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist Teil der umfassenden Initiative "VAT in the Digital Age" (ViDA) der EU-Kommission. Das Ziel ist die Anpassung des Mehrwertsteuersystems an das digitale Zeitalter, um die Verwaltung zu vereinfachen und Betrug vorzubeugen. Das Wachstumschancengesetz, verabschiedet vom Bundestag im November 2023, enthält die notwendigen umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für die verpflichtende E-Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025.

Übergangsregelungen und Zeitplan

Aufgrund des erwarteten Umsetzungsaufwandes für Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 festgelegt. Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig, erfordern jedoch die Zustimmung des Empfängers. Bis Ende 2027 sind diese Regelungen weiterhin gültig, vorausgesetzt der Rechnungsaussteller hat einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro. Ab 2028 müssen alle Unternehmen die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen zwingend einhalten.

Was ist eine E-Rechnung und wie unterscheidet sie sich von anderen Rechnungsformaten?

Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen ist eine E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Dokument im XML-Format. Dies ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Die wesentlichen Unterschiede zu Papier- oder PDF-Rechnungen liegen darin, dass eine E-Rechnung:

1. Strukturiertes Format: Die E-Rechnung ist nach der europäischen Norm EN 16931 gestaltet und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung in den Systemen.
   
   
2. Automatische Verarbeitung: Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen erlaubt die E-Rechnung eine maschinelle Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe.
   
   
3. XML-Basis: Die E-Rechnung basiert auf einem XML-Format, das speziell für die maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde. Es dient primär der Übermittlung von semantischen Daten.

Automatisierungspotenzial von E-Rechnungen mit Finmatics

Da E-Rechnungen in einem strukturierten Datenformat erstellt werden bieten sie umfangreiche Vorteile für die Automatisierung. Im Vergleich zu bisher üblichen Rechnungsformaten (Papier- oder PDF) sind viele Schritte für eine automatisierte Verarbeitung bei dem komplett digitalen Format nicht mehr notwendig. In der XML-Datei sind alle Informationen in digitaler Form enthalten und können von Software optimal verarbeitet werden. Dafür ist keine Umwandlung von Bild in Textinformation (wie bei Papier oder PDF-Rechnungen mithilfe von OCR üblich) notwendig. Das erleichtert die Verarbeitung von E-Rechnungen enorm und auch etwaige Fehler beim Digitalisieren oder Auslesen (z.B. durch schlechte Scanqualität) können vermieden werden.

Aktuelle Herausforderungen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen

Das klingt fast zu gut, um wahr zu sein, nicht? Allerdings bringen E-Rechnungen auch neue Herausforderungen mit sich: Aktuell hat sich noch kein Format als Standard etabliert. Es gibt zahlreiche E-Rechnungsformate und Versionen, die in Verwendung sind. Dies variiert auch von Land zu Land. Finmatics verarbeitet viele gängigen Formate und Versionen und arbeitet ständig an der Aufnahme von noch weiteren E-Rechnungs-Formaten.

Ein weiterer Punkt, der gerne außer Acht gelassen wird, ist die Lesbarkeit der Dateien. Die Buchhaltungs- und Steuerberatungsbranche ist im Wandel und die Arbeit mit Belegen und Rechnungen verschiebt sich auf dem Weg zur autonomen Buchhaltung immer weiter in den digitalen Raum und wird mehr und mehr von digitalen Daten angetrieben. E-Rechnungen sind strukturierte XML-Dateien – Während diese für Software sehr einfach zu entschlüsseln sind, ist es für Buchhalter weitaus schwieriger, E-Rechnungen zu lesen.

Daher werden E-Rechnungen in Finmatics automatisch in lesbare PDF-Rechnungen umgewandelt und dargestellt. So können Buchhalter auf einen Blick alle wichtigen Details prüfen und die automatisierte Verarbeitung so bestmöglich unterstützen.

Finmatics bietet noch viele weitere Vorteile für die Verarbeitung von E-Rechnungen. Lesen Sie hier noch mehr zum Thema „E-Rechnungen mit Finmatics automatisiert verarbeiten“.

Auswirkungen der E-Rechnungspflicht auf österreichische Unternehmen

Obwohl die E-Rechnungspflicht aktuell nur Deutschland betrifft, können auch Unternehmen in anderen Ländern Auswirkungen davon spüren. Zum Beispiel österreichische Unternehmen könnten indirekt von der E-Rechnungspflicht in Deutschland betroffen sein, insbesondere wenn sie Geschäftsbeziehungen mit deutschen Unternehmen unterhalten oder eine feste Niederlassung in Deutschland haben. Auch ohne rechtliche Verpflichtung könnten "Reflexwirkungen" durch die Vorteile der automatisierten Verbuchung dazu führen, dass deutsche Rechnungsempfänger strukturierte elektronische Rechnungen bevorzugen.

Daher ist es auch in Österreich wichtig, sich dem Thema zu widmen und eine effiziente, automatisierte Verarbeitung für E-Rechnungen zu etablieren.

Chancen und Herausforderungen für Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht eröffnet Unternehmen Chancen, sich frühzeitig auf die digitale Zukunft vorzubereiten. Effizienzgewinne durch automatisierte Verarbeitung, schnellere Abwicklung von Geschäftsprozessen und die Erfüllung internationaler Standards können langfristig Wettbewerbsvorteile schaffen. Gleichzeitig sind jedoch Anpassungen in den internen Prozessen, Schulungen der Mitarbeiter und Investitionen in digitale Infrastrukturen notwendig, um die Vorteile der E-Rechnung optimal zu nutzen.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland markiert einen Schritt in Richtung einer digitalisierten und effizienten Geschäftswelt. Unternehmen, die sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen einstellen und in digitale Prozesse investieren, können nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch langfristig von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren. Insbesondere für österreichische Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit deutschen Partnern pflegen, ist es ratsam, die Entwicklungen aufmerksam zu verfolgen und sich proaktiv auf die kommenden Veränderungen vorzubereiten.