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Erfolgsrezept: Buchhaltung digitalisieren - mehr als nur ein Trend!

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Denis Roth
17 Januar 2024

Warum die Digitalisierung der Buchhaltung unverzichtbar ist

Die Buchhaltung zu digitalisieren ist längst kein Geheimtipp mehr. Durch viele praktische Tools und vor allem durch die umfangreichen Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz verspricht eine erfolgreiche Digitalisierung der Buchführung die perfekte Ausgangsbasis für die Effizienzsteigerung und Einsparung mühsamer Handgriffe in der Belegverarbeitung durch weiterführende Automatisierung. Oft stehen aber gerade am Anfang eines Digitalisierungsplans viele Fragen und die Hürde, wirklich zu starten erscheint groß. Mit einfachen Tipps und der Unterstützung durch Digitalisierungsexperten kann ein Projekt jedoch schnell den vollen Erfolg bringen. In diesem Artikel beantworten wir häufig gestellte Fragen zur digitalen Buchhaltung und zeigen Ihnen, wie Sie auch Sie mit Finmatics Ihre Buchhaltung digitalisieren, automatisieren und vor allem effizienter gestalten können. 

Wozu soll ich meine Buchhaltung digitalisieren?

Der traditionelle Papierkram und manuelle Dateneingaben gehören der Vergangenheit an, während die Vorteile einer digitalisierten Buchführung in den Vordergrund treten. Durch den Verzicht auf physische Dokumente können Arbeitsabläufe beschleunigt werden. Die Einführung von Digitaltechnologien ermöglicht die Automatisierung von gewohnt langwierigen Aufgaben. Sind Belege erst einmal digitalisiert, können zeitraubende manuelle Aufgaben von Software, insbesondere KI, übernommen werden. Dies eröffnet Kanzleien die Möglichkeit, Ressourcen effektiver zu nutzen und sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Zudem verbessert die Digitalisierung die Zugänglichkeit der Daten, da Mitarbeitende von jedem Ort und zu jeder Zeit darauf zugreifen können. Buchhaltung digitalisieren ist somit nicht nur ein Schritt in Richtung Effizienz, sondern auch eine Investition in die Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit in der Steuerbranche.

 

Welche Arbeitsschritte kann ich mit einer digitalen Buchhaltung einsparen?

Die Buchhaltung und die Bearbeitung von Belegen beinhalten auf herkömmliche Art und Weise viele repetitive Schritte. Genau hier kann Software wie Finmatics ansetzen und dabei helfen, einen Großteil dieser Tätigkeiten zu automatisieren. Die Voraussetzung sind jedoch digitale Belege. Lesen Sie in unserem Scanguide, wie Sie Papierbelege besonders effizient digitalisieren:

 

Sobald die Belege digital vorliegen können Sie von vielen verschiedenen Automatisierungen profitieren:

✂️ Belege trennen

Eine der mühsamsten Arbeiten ist es, Belegstapel händisch zu trennen. Egal, ob Papierberge sortiert werden müssen oder PDF-Dateien in einzelne Belege getrennt werden müssen. Mit Finmatics kann dieser Arbeitsschritt vollständig automatisiert werden – und das völlig hardwareunabhängig. Die künstliche Intelligenz erkennt Belegseiten automatisch und trennt diese selbstständig mit nahezu 100% Trefferquote in einzelne Belege auf. Dazu müssen weder Trennblätter, Barcodes oder Stempel zum Scannen verwendet werden.

 

🔎 Belege auslesen

Eine weitere mühsame Tätigkeit ist das Abtippen von Belegen, vor allem dann, wenn Belege schon digital vorliegen. Auch dieser Arbeitsschritt kann mit Finmatics automatisiert werden. KI liest automatisch die Daten auf Belegen aus und erkennt von selbst, wo welche Information zu finden ist.

 

📝 Buchungsvorschläge erstellen

Die Königsdisziplin in der automatisierten Buchhaltung ist die Erstellung von Buchungsvorschlägen. Dank der mitlernenden KI ist auch das bei Finmatics möglich. Kontierungen werden aus der Vergangenheit gelernt und treffsicher angewandt. So lässt sich aus einem digitalisierten Papierbeleg schließlich vollautomatisch ein Buchungsvorschlag erstellen.

Lesen Sie noch mehr darüber, wie die Buchhaltung mit Finmatics Schritt für Schritt automatisiert werden kann.

 

Muss ich die Buchhaltung digitalisieren?

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist heutzutage keine bloße Option mehr, sondern vielmehr eine geschäftliche Notwendigkeit. Buchhaltung entwickelt sich laufend weiter und auch die Zukunft einer autonomen Buchhaltung rückt durch den schnellen technologischen Fortschritt immer näher. Kanzleien, die ihre Buchhaltung digitalisieren, profitieren von einer Vielzahl entscheidender Vorteile. Der Verzicht auf papierbasierte Prozesse spart nicht nur erhebliche Kosten, sondern ermöglicht auch eine deutliche Steigerung der Effizienz. Die Automatisierung von Routinetätigkeiten reduziert den Arbeitsaufwand und ermöglicht es, wertvolle Ressourcen sinnvoller einzusetzen. Zudem gewährleistet sie eine jederzeitige und standortunabhängige Verfügbarkeit von Daten. In Anbetracht dieser Vorteile stellt sich nicht mehr die Frage, ob man die Buchhaltung digitalisieren sollte, sondern vielmehr, wie schnell und effektiv dieser Wandel umgesetzt werden kann, um den Anforderungen der modernen Geschäftswelt gerecht zu werden.

 

Wie starte ich mit der Digitalisierung meiner Buchhaltung?

Bei der Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen gibt es viele Punkte, die die Umsetzung deutlich einfacher machen. Faktoren wie die Auswahl der richtigen Tools, die Zusammenstellung eines perfekten Digitalisierungsteams sowie den richtigen Mandanten haben großen Einfluss auf die effiziente Umsetzbarkeit.

Natürlich sind aber knappe Ressourcen oftmals ein Hindernis, die einer raschen Umsetzung im Weg stehen. Ein realistischer Zeit- und Ablaufplan ist daher entscheidend für den erfolgreichen Wandel. Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wie viel Zeit, Personal und externe Unterstützung notwendig sind. Digitalisierung sollte in kleinen, gut planbaren Schritten erfolgen, um mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Vertrauen Sie daher unbedingt auf die Unterstützung durch Digitalisierungsexperten. Das Finmatics-Team hat bereits tausende Steuerkanzleien bei der Umsetzung einer KI-gestützten Buchhaltung erfolgreich begleitet und unterstützt gerne auch Sie auf Ihrer Reise zur autonomen Buchhaltung.

Um Ihnen die Vorbereitung so einfach wie möglich zu machen haben wir basierend auf unserer Erfahrung noch weitere hilfreiche Tipps für Ihr Digitalisierungsprojekt in unserem kostenlosen Whitepaper zusammengestellt. Lesen Sie rein und starten auch Sie mit der Digitalisierung Ihrer Buchhaltungsprozesse mit Finmatics.

Wir freuen uns, Sie mit KI-gestützter Automatisierung dabei zu unterstützen.

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