Vorbereitende Buchhaltung als Basis für mehr Effizienz in der Kanzlei
Inhalt
Warum Sie die vorbereitende Buchhaltung nicht vernachlässigen sollten
Die vorbereitende Buchhaltung ist mehr als nur eine Zwischenstation auf dem Weg zum Monatsabschluss oder zur Steuererklärung. Sie ist das Fundament, auf dem eine saubere und effiziente Buchhaltung aufbaut.
Ein Unternehmen, das seine vorbereitende Buchhaltung ordnungsgemäß durchführt, kann von zahlreichen Vorteilen profitieren. Von der Beschleunigung von Prozessen bis hin zur Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften bietet die vorbereitende Buchhaltung eine solide Grundlage für eine effiziente Finanzverwaltung. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff, und welche konkreten Aufgaben umfasst die vorbereitende Buchhaltung?
Was ist vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung umfasst eine Reihe von Aufgaben, die darauf abzielen, die Buchhaltungsprozesse vorzubereiten und zu erleichtern. In der Praxis umfasst die vorbereitende Buchhaltung verschiedene Schritte und Aufgaben. Dazu gehören die Sammlung und Digitalisierung von Buchhaltungsunterlagen, die Prüfung und Vorkontierung von Rechnungen, die Erfassung von Kontoauszügen und Kreditkartenabbuchungen, die Erstellung von Spesen- und Reisekostenabrechnungen sowie die Verwaltung von Personalstammdaten und die Meldung von Änderungen.
Ziel ist es, alle erforderlichen Unterlagen so aufzubereiten, dass sie nahtlos und im Idealfall bereits komplett digital in die eigentliche Buchhaltung übergehen können.
Die wichtigsten Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung sind:
- Sammeln und digitalisieren von Belegen
- Revisionssichere Archivierung von Belegen
- Sortieren von Unterlagen, chronologisch und nach Belegart
- Formale und sachliche Prüfung von Rechnungen
- Vorkontierung von Rechnungen
- Prüfen und Zuordnen von Kontoauszügen
- Erstellen von Spesen- und Reisekostenabrechnungen
- Ergänzen fehlender Informationen
Die Bedeutung der vorbereitenden Buchhaltung für Steuerberater
Gerade für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Mandanten ist die vorbereitende Buchhaltung sowohl für Unternehmen wie auch für Steuerberater ein wichtiges Thema. Für Steuerberater ist eine gut vorbereitete Buchhaltung von entscheidender Bedeutung, da sie die Effizienz ihrer Arbeit erheblich steigern kann. Durch die vorbereitende Buchhaltung werden Prozesse beschleunigt, Fristen eingehalten, Vorschriften eingehalten, Belege vollständig erfasst und die Zusammenarbeit mit Unternehmen verbessert. Steuerberater können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren, da die Buchhaltungsunterlagen gut vorbereitet und organisiert sind.
Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung
Die vorbereitende Buchhaltung beinhaltet einige Arbeitsschritte, die oft noch in mühsamer Handarbeit erledigt werden müssen. Gerade in der heutigen Geschäftswelt, in der alles immer schneller erledigt werden muss, sind repetitive und zeitaufwändige Prozesse ein deutlicher Nachteil im Wettbewerb. Zusätzlich zu Buchhaltungssystemen bieten auch Vorsysteme wie Finmatics eine erhebliche Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung.
Diese können viele Routineaufgaben automatisieren, wie z.B. die Erfassung und Sortierung von Belegen, die Prüfung von Rechnungen und sogar automatisierte Buchungsvorschläge erstellen.
Finmatics als Automatisierungsturbo für die vorbereitende Buchhaltung
Die Finmatics Belegzentrale bietet dafür ein einfaches Portal, das sowohl für Mandanten wie auch für die Kanzlei zum Belegtransfer und für die Digitalisierung von Papierbelegen genutzt werden kann. Als hardwareunabhängiges Tool kann Finmatics einfach mit gängigen Scannermodellen verwendet werden. Gescannte Belege werden dann von künstlicher Intelligenz automatisch sortiert, getrennt und geheftet. Aber auch zum Hochladen von Belegen in bereits digitalen Formaten (alle gängigen Bild/Dokumentdateien sind möglich) kann das Finmatics Portal von Mandanten sowie der Kanzlei genutzt werden.
Aber auch für die weiteren Schritte kann Finmatics mühsame Tätigkeiten automatisieren. Belegdaten können beispielsweise einfach von KI ausgelesen werden, ohne dafür für jedes Layout lästige Schablonen anlegen zu müssen. Aber künstliche Intelligenz kann noch mehr. Finmatics lernt aus der Vergangenheit Ihrer Buchungen und kann mit diesem Wissen automatisierte Buchungsvorschläge erstellen und Ihnen damit die Kontierung bzw. das Abtippen von Beleginformationen abnehmen.
Durch die Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung mit Finmatics können Steuerberater bis zu 70% Zeit sparen und so ihre Effizienz deutlich steigern. Ein wichtiger Schritt in die Zukunft der Autonomen Buchhaltung.
In der aktuellen Zeit ist es wichtig, nicht den Anschluss zu verpassen. Veraltete Prozesse können schnell einen Nachteil darstellen und gerade durch Personalknappheit in der Buchhaltung müssen andere Wege gefunden werden, um Mandanten auch weiterhin effizient und mit hoher Qualität zu betreuen.
Abonnieren Sie unseren Newsletter und erfahren Sie als erstes alle neuen Entwicklungen im Bereich KI-Automatisierung in der Buchhaltung.
Jetzt zum Newsletter anmelden!
8 Tipps für die vorbereitende Buchhaltung
Eine genaue und digitalisierte vorbereitende Buchhaltung bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und Steuerberater. Da die Buchhaltung für Ihre Mandanten oft nicht dieselbe Priorität hat, wie für Sie in der Kanzlei ist es vor allem wichtig zu verstehen, dass einfache und klare Prozesse für beide Seiten Zeitersparnis und vor allem weniger mühsame Rückfragen bedeuten. Mit folgenden Tipps stellen Sie sicher, dass Sie einen effizienten Prozess für die vorbereitende Buchhaltung etablieren:
- Sorgen Sie für einen einfachen Belegtransfer.
- Digitalisieren Sie Rechnungen und Belege, entweder beim Mandanten oder in der Kanzlei.
- Sorgen Sie für eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung Ihrer Belege.
- Automatisieren Sie wiederkehrende Routineaufgaben.
- Etablieren Sie digitale Rechnungsfreigabeprozesse für eine effiziente Prüfung und Freigabe von Belegen und schaffen Sie dadurch einen Kanal für etwaige Rückfragen.
- Bauen Sie eine optimale Systemlandschaft für eine Buchhaltung ohne Medienbrüche auf, z. B. Finmatics mit Schnittstelle zu DATEV.
- Trennen Sie die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung von nachgelagerten Prozessen, um die eigentliche Buchhaltung beziehungsweise die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.
Vorbereitende Buchhaltung automatisieren und bis zu 70% Zeit sparen
Die vorbereitende Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil eines effizienten Buchhaltungsprozesses für Unternehmen und Steuerberater. Durch eine sorgfältige Planung, Organisation und Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und die Genauigkeit und Effizienz ihrer Buchhaltungsprozesse verbessern. Mit den richtigen Tools und Strategien können Unternehmen und Steuerberater ihre Buchhaltung optimal gestalten und einen Mehrwert für ihr Unternehmen schaffen.
Bei Finmatics blicken wir auf tausende erfolgreiche Digitalisierungsprojekte in Steuerkanzleien in Österreich und Deutschland zurück. Mit KI-Automatisierung durch Finmatics lässt sich die vorbereitende Buchhaltung vom Belegeingang bis zur Erstellung von Buchungsvorschlägen durchgehend automatisieren. Gerne helfen wir auch Ihnen und Ihrer Kanzlei bei der Implementierung zukunftsreifer Prozesse mit Finmatics. Kontaktieren Sie uns einfach für einen individuellen Demotermin: