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Wie Kanzleien einen digitalen Rechnungseingang schaffen
Digitalisierung in der Buchhaltung ist längst kein neues Thema mehr. Bestimmt haben Sie schon viel über digitale, bzw. automatisierte Buchhaltung und den damit einhergehenden digitalen Rechnungseingang gelesen, oder sogar selbst schon Überlegungen dazu angestellt, wie auch Sie mit digitalen Tools effizienter arbeiten könnten. Besonders durch den anhaltenden KI-Boom in der Buchhaltung eröffnen sich viele Chancen, um Prozesse effizienter zu gestalten.
Bei vielen Kanzleien taucht bei solchen Plänen jedoch schnell ein Hindernis auf, das auf den ersten Blick nur schwer überwindbar scheint:
Da sich die Mandantschaft von Kanzlei zu Kanzlei oft sehr stark unterscheidet, ist es schwierig, in einem Satz eine allgemeingültige Lösung anzuführen. Vielmehr kann das Thema digitaler Rechnungseingang mit verschiedenen Hebeln in Angriff genommen werden - mit einem gemeinsamen Ziel: Die papierlose Kanzlei. Wie Sie mit der passenden Software, einer effizienten Scan-Lösung und dem Smartphone für die Kanzlei sowie Ihre Mandanten eine passende Lösung für einen digitalen Belegeingang finden, lesen Sie in diesem Artikel
Digitaler Rechnungseingang in der Kanzlei
Die Buchhaltung ist bei vielen Mandanten oft nicht Thema Nummer 1 und wird eher nebenbei erledigt. Sicher haben Sie auch schon erlebt, dass Mandanten Belege daher falsch sortieren, schlecht scannen oder auch einfach vergessen. Unabhängig davon, ob die Belege in Papierform oder bereits von Mandanten gescannt werden, besteht auf diesem Weg immer ein gewisses Risiko für Fehler und Rückfragen bzw. Korrekturen kosten oft mehr Zeit, als wenn Sie Belege einfach direkt in der Kanzlei digitalisieren. Aus diesem Grund versuchen viele Kanzleien, diese Fehler bestmöglich zu vermeiden und übernehmen die Digitalisierung der Belege einfach selbst.
Effizienter digitaler Rechnungseingang für Papierrechnungen in der Kanzlei
Im besten Fall erhalten Sie natürlich alle Belege digital und in hoher Qualität. Leider gibt es aber Mandanten, die auf Papierrechnungen beharren und ihre Prozesse (noch) nicht verändern wollen. Bestimmt wissen Sie auch, dass sortieren, scannen und trennen von Papierbelegen besonders viel Zeit kosten. Wenn Sie also einen effizienten digitalen Rechnungseingang für Papierbelege in Ihrer Kanzlei schaffen, oder einen bestehenden Scanprozess optimieren wollen empfehlen wir, eine Scanstraße bzw. Scan-Schleuse mit der Unterstützung der Belegzentrale (Scan & Trenn) einzurichten.
Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz werden Belegstapel automatisch in einzelne Rechnungen aufgetrennt. Wenn Sie verschiedene Belegtypen (z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen) in einem Stapel scannen erkennt Finmatics auch die Belegtypen und ordnet diese richtig zu. Wie die automatische Belegtyperkennung in der Praxis funktioniert lesen Sie in unserem Erfahrungsbericht mit der Steuerberatungskanzlei Dr. Thiems & Kollegen. Mit der Einrichtung einer Scanstraße schaffen Sie eine effiziente Lösung für einen digitalen Rechnungseingang in Ihrer Kanzlei. In unserem Scanguide finden Sie viele wertvolle Tipps, was Sie dabei beachten müssen und wie die Umsetzung gelingt. Laden Sie den Scanguide einfach gratis herunter und schaffen auch Sie einen digitalen Rechnungseingang in Ihrer Kanzlei:
Digitaler Rechnungseingang bei Mandanten
In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, den Belegtransfer von Mandanten selbst erledigen zu lassen. Wie oben erwähnt ist es dafür aber nötig, Fehler bestmöglich zu vermeiden, da Sie sonst unter Umständen mehr Zeit für die Korrektur aufwenden müssen, als Sie durch die Auslagerung des Prozesses einsparen. Außerdem stoßen Sie bei Mandanten nicht selten auf Abneigung, wenn diese plötzlich Ihre Prozesse verändern sollen. Daher gilt es, eine möglichst Fehlerfreie Lösung für den Rechnungseingang zu finden, die Ihren Mandanten keine große Umstellung abverlangt und in Ihrer Kanzlei trotzdem einen effizienten digitalen Rechnungseingang ermöglicht.
Mit Finmatics haben Sie eine große Auswahl an verschiedener Wege, wie Rechnungen digital eingehen bzw. übermittelt werden können. Je nach Arbeitsweise des Mandanten bewähren sich jeweils unterschiedliche Wege.
👉🏼 Natürlich können Sie Papierrechnungen auch von Ihren Mandanten scannen lassen. Geben Sie dafür einen Finmatics-Zugang an Ihren Mandanten weiter. Dieser kann im Web-Portal Belege scannen und dieselben KI-Vorteile von Finmatics nutzen. Die Rechnungen kommen dann bei Ihnen bereits getrennt und geheftet an. Natürlich empfiehlt sich auch fürs Scannen bei Mandanten die Einrichtung einer Scanstraße. In vielen Büros werden auch große Büro-Scanner/Drucker-Kombigeräte zum Scannen verwendet. Wie Mandanten auch mit Multifunktionsgeräten Papierrechnungen effizient scannen und direkt an Ihre Kanzlei übertragen können lesen Sie hier.
Digitaler Rechnungseingang per E-Mail
Da sehr viele Rechnungen bereits digital, z.B. als PDF ausgestellt werden ist E-Mail mittlerweile der gängigste Weg, auf welchem Rechnungen versandt und empfangen werden. Daher ist es sehr naheliegend, diesen Kanal auch für einen digitalen Rechnungseingang zu nutzen.
Mit Finmatics können Sie für jeden Mandanten und für jeden Belegtyp eine Mail-Adresse erstellen und so den Belegeingang effizient abwickeln. Beispielsweise werden Belege mit einer einfachen Weiterleitung an die erstellte Mail-Adresse direkt an Ihr Web-Portal in der Steuerberatung übertragen und können direkt weiterverarbeitet werden. So sparen Sie sich nicht nur den mühsamen Download/Upload von Mail-Anhängen, sondern auch für Mandanten entsteht eine Zeitersparnis für den keine große Umstellung notwendig ist. Außerdem erhalten Sie Belege auf diese Weise laufend, digital und nicht erst gesammelt zu einem gewissen Zeitpunkt (z.B. zum Monatsende) und vermeiden so einen geballten Workload zu diesen Zeiten.
Digitaler Rechnungs-Upload im Finmatics Portal durch Mandanten
Wie oben erwähnt können Sie den Zugang auch problemlos als Portal an Ihre Mandanten weitergeben. Neben Scannen und dem E-Mail-Belegeingang gibt es auch noch eine weitere Option: Das Hochladen.
Dieser Weg bedarf keiner ausführlichen Erklärung. Mandanten laden einfach ihre Belege entweder einzeln oder im Stapel hoch. Auch hier kommt, wenn gewünscht, die automatische Seitentrennung von Finmatics zum Einsatz und Belegstapel landen digital, getrennt, geheftet und nach Belegtyp sortiert in Ihrer Kanzlei zur weiteren Verarbeitung.
Mobile App für den Rechnungseingang unterwegs
Ein weiteres lästiges Thema: Kassenzettel und Barbelege. Die kleinen Zettel sind mühsam zu scannen, gehen leicht verloren und vergilben mit der Zeit. Nicht selten werden diese Rechnungen daher oft vergessen und vergammeln z.B. in einer Jackentasche.
Wäre es nicht einfacher, diese Belege direkt beim Erhalt schon zu scannen? Was würde sich dafür besser eignen als ein Smartphone, das sowieso immer mit dabei ist. Mit der Finmatics App können Mandanten einfach mit ihren Zugangsdaten Belege abfotografieren. Die Rechnungen werden automatisch zugeschnitten und die Bildqualität wird optimiert. Sehen Sie sich die Finmatics App in unserem Video an. Anschließend können noch Informationen hinzugefügt werden und auch diese Belege landen direkt bei Ihnen in der Kanzlei. Lesen Sie im Blogartikel noch weitere Gründe, warum Smartphones aus der Geschäftswelt und speziell aus der Buchhaltung nicht mehr wegzudenken sind.
Nahezu unbegrenzte Möglichkeiten für einen digitalen Rechnungseingang mit Finmatics
Die oben genannten Wege, wie Sie mit Mandanten, aber auch in Ihrer Kanzlei einen digitalen Rechnungseingang schaffen können sind nur eine Auswahl der gängigsten Möglichkeiten, wie Finmatics dabei unterstützen kann. Um einen noch detaillierteren Überblick über den Rechnungseingang zu bekommen können Sie unseren kostenlosen Belegeingangsguide herunterladen. Dieser beinhaltet wertvolle Tipps und Anleitungen, wie Sie mit Ihren Mandanten die beste Lösung für einen effizienten, fehlerfreien und digitalen Rechnungseingang finden.
Zukunftsthema E-Rechnungen
Das Thema der elektronischen Rechnungen ist spätestens seit dem gesetzlichen Beschluss des Wachstumschancengesetzes in Deutschland ins Rampenlicht gerückt. Darin ist die Einführung einer gesetzlichen Regelung zur verpflichtenden Verwendung von elektronischen Rechnungen ab 1. Jänner 2025 vorgesehen. Viele Kanzleien bereiten sich daher schon jetzt auf die kommenden Änderungen vor. Finmatics bietet auch bereits jetzt Unterstützung für E-Rechnungen in den gängigen Formaten. Lesen Sie in diesem Blogartikel genauer, was bei der Verarbeitung von E-Rechnungen zu beachten ist und wie auch E-Rechnungen mit Finmatics effizient automatisiert werden können.
Endlich einen digitalen Rechnungseingang umsetzen
Durch die flexiblen Möglichkeiten, wie Belege mit Finmatics digitalisiert werden können oder bereits in digitalen Formaten übermittelt werden können steht für alle Fälle eine Lösung zur Verfügung. Unsere Expert:innen beraten und betreuen bereits über 1000 Steuerberatungskanzleien bei der Digitalisierung der Buchhaltung und helfen tagtäglich dabei, die Prozesse in der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandanten zu verbessern. Gerne helfen wir auch Ihnen dabei, mögliche Hürden bei der Umsetzung eines digitalen Rechnungseingangs mit Ihren Mandanten zu überwinden. Kontaktieren Sie uns jetzt für ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch:
