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Automatische Belegseiten-Trennung mit künstlicher Intelligenz

Obwohl die Digitalisierung in der Steuerberatung schon längst angekommen ist, sind Papierbelege immer noch ein Thema, das sowohl Mandanten wie auch Steuerkanzleien noch länger beschäftigen wird.

Bisherige Lösungen, beispielsweise mit Stempel oder Barcodes zur Belegtrennung, bieten keine nachhaltige Zeitersparnis und sind nebenbei eine Belastung für das Personal.  Finmatics Scan & Trenn heftet gescannte oder hochgeladene Belege vollkommen automatisch ohne jegliche manuelle Mehrarbeit oder physische Hilfsmittel.

 

Künstliche Intelligenz als Best Practice Lösung für automatisierte Belegverarbeitung

Die Erkennung und richtige Sortierung von Belegseiten stellt ein klassisches Klassifikationsproblem dar und lässt sich mit künstlicher Intelligenz optimal lösen. 

KI arbeitet im Gegensatz zu klassischer Programmierung nicht regelbasiert und sucht sich die Lösungen für ein gestelltes Problem selbst. Daher spricht man in der Regel über das "Anlernen" bzw. "Trainieren" eines KI-Algorithmus. 

Genauso wie Menschen erkennen können, ob es sich bei Dokumenten um eine erste, mittlere oder letzte Belegseite handelt, kann auch ein Algorithmus diese Aufgabe meistern. Bei sogennantem "Deep Learning" wird eine künstliche Intelligenz mittels einer großen Datenmenge darauf trainiert, das gewünschte Ergebnis korrekt zu erzielen. Bei jeder falschen Ausgabe ändert die KI selbstständig ihre Funktionsweise und liefert beim nächsten Mal ein richtiges Ergebnis.

Die Finmatics KI hinter Scan & Trenn wird seit 5 Jahren stetig mit Millionen von Rechnungen trainiert und erkennt die einzelnen Belegseiten mit einer Trefferquote von über 99%.

In folgendem 3-minütigen Video erklärt Finmatics Geschäftsführer Dr. Patrick Sagmeister in eigenen Worten die automatische Belegseiten-Trennung mit künstlicher Intelligenz:

 

Weitere Einsatzbereiche von KI in der Buchhaltung

 

Belege auslesen

Auch für die Automatisierung von weiteren Prozessen in der Buchhaltung kann die künstliche Intelligenz von Finmatics einen deutlichen Mehrwert schaffen, da manuelle und repetitive Tätigkeiten dadurch automatisiert für Sie übernommen werden. So ist die Finmatics-KI auch in der Lage, Belegdaten vollständig auszulesen und Sachkonten vorherzusagen. Unsere Kunden berichten durch die Belegverarbeitung mit Finmatics von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 50% im Vergleich zu bisherigen Lösungen bzw. dem manuellen Verarbeiten der Belege.

Das Abtippen von Beleginformationen ist ebenfalls ein Zeitfresser in vielen Kanzleien. Für diesen Anwendungsfall werden häufig OCR-Erkennung und schablonenbasierte Systeme verwendet. Diese erfordern jedoch ebenso eine ständige Wartung, Anpassung und viel manuelle Kontrolle. Künstliche Intelligenz geht hier einen Schritt weiter und erledigt die Arbeit selbstständig, selbstlernend und mit hoher Treffsicherheit.

 

Intelligente Buchungsvorschläge

Der Buchungsautomat von Finmatics liest Belege automatisch aus und liefert Ihnen selbstständig einen Buchungsvorschlag mit sehr hoher Auslesequote. Dabei werden nicht nur die ausgelesenen Beleginformationen herangezogen. Die Finmatics KI lernt auch aus der Buchungshistorie des ERP- bzw. Buchhaltungssystems und trifft basierend darauf eine Sachkontovorhersage.
Im Vergleich zu anderen Systemen müssen Sie höchstens ein Rechnungsfeld manuell nachtippen. Um diese hohe Qualität zu erreichen und zu verbessern, setzt Finmatics auf jahrelang und mit Millionen von Dokumenten trainierte KI.

 

Mehrere KI-Algorithmen für bestmögliche Ergebnisse  

Um Belege korrekt auszulesen muss die KI selbstständig erkennen, wo sich die Felder auf der Rechnung befinden und welche Information diese enthalten. Darüber hinaus müssen diese Werte auch korrekt interpretiert werden.

Bei Finmatics wird das mit verschiedenen KI-Algorithmen gelöst, die von selbst Kopf- und Positionsdaten auf der Rechnung auslesen und basierend auf der Buchungshistorie eine Sachkontovorhersage treffen. Schablonen oder Regeln sind dafür nicht mehr notwendig, da die Finmatics-KI verschiedene Rechnungslayouts selbstständig und kanzleiübergreifend lernt.

Wie die künstliche Intelligenz ein Rechnungslayout betrachtet sehen Sie in folgendem Bild:

KI_Rechnung_auslesen_small2

Bei Finmatics gibt es darüber hinaus einen zusätzlichen Prüf-Algorithmus, welcher die Ergebnisse der KI-Modelle kontrolliert. Das dient vor allem der Steigerung der Qualität der Auslese-Ergebnisse und erhöht die Trefferquote. 

Wie eine KI Belege ausliest und welche Vorteile dies gegenüber regel- bzw. schablonenbasierten OCR-Systemen bringt erklärt Dr. Patrick Sagmeister in folgendem kurzen Video:

 

Wenn Sie mehr über die KI-basierten Lösungen von Finmatics erfahren möchten, sehen Sie hier eine Übersicht der Automatisierungsmöglichkeiten für Ihre Kanzlei bzw. Ihr Unternehmen.

Wenn Sie noch weitere Fragen haben beraten unsere Experten Sie gerne in einem gratis Erstgespräch.  Kontaktieren Sie uns einfach über unser Kontaktformular.