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Buchhaltung im 21. Jahrhundert: Künstliche Intelligenz und ihre Auswirkungen
In einer Ära, in der die Geschäftswelt von Daten und Technologie angetrieben wird, eröffnet die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) auch für die Buchhaltung völlig neue Perspektiven.
KI verändert nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen finanzielle Transaktionen erfassen und verarbeiten, sondern hat auch das Potenzial, die Buchhaltung zu revolutionieren und viele ehemals mühsame Tätigkeiten zu übernehmen und sicher sowie zeiteffizient zu automatisieren.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die transformative Rolle von KI in der modernen Buchhaltung und beleuchten, wie sie Steuerkanzleien und Unternehmen dabei unterstützt, die Herausforderungen der heutigen Wirtschaftswelt zu meistern.
Was ist künstliche Intelligenz eigentlich?
Künstliche Intelligenz, oder kurz KI, ist ein breit gefasster Begriff, der sich auf die Fähigkeit von Maschinen und Computern bezieht, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern. KI-Systeme sind darauf ausgelegt, Informationen zu sammeln, zu verarbeiten, zu analysieren und Entscheidungen auf Basis dieser Informationen zu treffen. Diese Entscheidungen können auf vordefinierten Regeln basieren oder durch maschinelles Lernen verbessert werden.
Unter dem Überbegriff KI verstecken sich allerdings verschiedene Technologien, die in unterschiedlichen Einsatzbereichen mühsame Aufgaben übernehmen können:
- Neuronale Netze: Neuronale Netze sind eine Art von künstlichen neuronalen Netzwerken, die von der Struktur des menschlichen Gehirns inspiriert sind. Sie werden häufig in maschinellem Lernen und Deep Learning eingesetzt, um komplexe Muster und Zusammenhänge in Daten zu erkennen und Aufgaben wie Bilderkennung, Sprachverarbeitung und Entscheidungsfindung zu automatisieren.
- Machine Learning: Machine Learning (ML) ist ein Bereich der künstlichen Intelligenz (KI), der sich auf die Entwicklung von Algorithmen und Modellen konzentriert, die es Maschinen ermöglichen, aus Daten zu lernen und Vorhersagen oder Entscheidungen zu treffen, ohne explizit programmiert zu sein. ML-Algorithmen identifizieren Muster in den Daten und passen ihre Modelle basierend auf Erfahrungen an.
- Deep Learning: Deep Learning ist eine spezielle Form des maschinellen Lernens, die tiefe neuronale Netzwerke verwendet. Diese Netzwerke bestehen aus vielen Schichten (tiefen Schichten) von Neuronen, die komplexe abstrakte Repräsentationen von Daten erstellen können. Deep Learning hat in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht und wird in Anwendungen wie Bilderkennung, Sprachverarbeitung, autonomen Fahrzeugen und vielem mehr eingesetzt.
- Crowd Learning: Crowd Learning bezieht sich auf das Sammeln von Wissen und Informationen aus einer Vielzahl von Benutzern oder Experten in einer dezentralen Weise, oft über Online-Plattformen. Durch die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch der Masse kann Crowd Learning dazu beitragen, komplexe Probleme zu lösen, Forschung zu fördern und Informationen effizient zu sammeln und zu teilen.
- Large Language Models: Large Language Models sind künstliche Intelligenzmodelle, die darauf trainiert sind, natürliche Sprache zu verstehen und zu generieren. Sie verwenden oft die Transformer-Architektur, die besonders effektiv bei der Verarbeitung von Textdaten ist. Diese Modelle sind in der Lage, menschenähnlichen Text zu erstellen, Übersetzungen durchzuführen und Textzusammenfassungen zu generieren
Konkrete Anwendungen von KI in der Buchhaltung
Doch was kann künstliche Intelligenz in der Buchhaltung eigentlich schaffen und was nicht? Die Buchhaltung und insbesondere die Belegverarbeitung ist geprägt von wiederkehrenden Aufgaben, teils sehr monotoner Natur. Diese Arbeitsschritte bieten, wie oben erklärt, ein optimales Einsatzfeld für künstliche Intelligenz, da sie von den Algorithmen gelernt und korrekt ausgeführt werden können. Im Unterschied zu nicht-KI-Software sind dafür auch keine speziellen Buchungsregeln oder z.B. Schablonen für die Belegerkennung notwendig, wie sie teils früher oder in älteren Systemen im Einsatz waren. Die künstliche Intelligenz von Finmatics erlernt (durch jede Interaktion) Ihre Arbeitsweise und lernt, wie Belege verarbeitet werden. Um die Belegverarbeitung optimal zu automatisieren, bietet die Finmatics-KI folgende Funktionen:
✂️ Automatische Erkennung und Trennung von Belegseiten
Egal ob Sie oder Ihre Mandanten Belege in Papierform einscannen oder diese im Stapel als PDF hochladen – Die KI hinter Finmatics Scan & Trenn ist mit Millionen an Dokumenten darauf trainiert, mit einer Trefferquote von nahezu 100% einzelne Belege zu erkennen und an den richtigen Stellen korrekt zu trennen bzw. zu heften. Erfahrungsgemäß scannen Finmatics Kunden Belegstapel damit bis zu 6x schneller, da die mühsame manuelle Trennung entfällt und Belege nicht einzeln eingescannt oder hochgeladen werden müssen.
Wie die KI-Trennung im Detail funktioniert, lesen Sie in folgendem Artikel:
🔎 Belegtyperkennung mit KI
Durch Ihr Feedback und die Arbeit mit Finmatics ist es nicht nur möglich, Belegseiten korrekt zu trennen. Auch die automatische Zuordnung zu verschiedenen Belegtypen ist per KI möglich. So können Sie Fehler vorbeugen, wenn Mandanten Belege in den falschen Belegtyp hochladen und wertvolle Zeit sparen. Lesen Sie in folgendem Erfahrungsbericht Genaueres über die Automatische Belegtyperkennung:
👓 Belegdaten auslesen mit KI
Um die digitalisierten und von der künstlichen Intelligenz getrennten Belege optimal weiterverarbeiten zu können müssen zuallererst die Daten aus den Belegen ausgelesen werden. Auch dieser Prozess läuft bei Finmatics mit KI-Unterstützung ab. Sogenannte Transformer Modelle erfassen und verstehen die Daten in Belegen und erkennen automatisiert, welche Felder (Betrag, Steuercode, Rechnungsnummer, …) auf der Rechnung zu finden sind. Anschließend werden diese Daten für die weitere Verarbeitung verwendet.
📃 Automatisierte Buchungsvorschläge mit KI
Für die Erstellung von Buchungsvorschlägen lernt die Finmatics KI anhand vergangener Buchungen, wie Belege gebucht wurden und kann daher auch Felder wie z.B. Geschäftspartner oder Sach- bzw. Personenkonto für Sie vorhersagen. So kann Finmatics Buchungsvorschläge für Sie erstellen, leicht verständliche Buchungstexte aus dem Beleg-Inhalt automatisch generieren und ggf. auch Geschäftspartner für Sie anlegen. Wie Finmatics vom Belegeingang bis zum automatischen Buchungsvorschlag im Hintergrund arbeitet, lesen Sie detailliert in folgendem Artikel:
🏋️ Prozesse verbessern durch KI-Training
Wie anfangs erwähnt gibt es nach heutigem Stand noch keine „Allgemeine KI“, die jede beliebige Aufgabe ausführen kann. Künstliche Intelligenz ist immer nur für gewisse Aufgaben einsetzbar und auch, wie Menschen, nicht perfekt. Allerdings lernen KI-Algorithmen mit jeder Interaktion und machen so immer weniger Fehler. Mit dem Finmatics Trainingcenter können Sie sich diesen Vorteil nun aktiv zunutze machen, um Ihre Arbeitsprozesse noch weiter zu verbessern. Finmatics identifiziert automatisch Belege, die in der Automatisierung problematisch sind und bietet Ihnen die Möglichkeit, der KI mit wenigen Klicks einen Hinweis zu geben, wie diese Belege verarbeitet werden sollen. Damit steigern Sie Ihre Automatisierungsrate und müssen immer weniger Belege manuell nachbearbeiten. Lesen Sie noch mehr zum Finmatics Trainingcenter in folgendem Blogartikel:
Warum KI in der Buchhaltung ein Gamechanger ist
Die Implementierung von künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung bietet eine Fülle von Vorteilen, die Unternehmen und Steuerberatungskanzleien gleichermaßen beeinflussen. In erster Linie führt dies durch die oben genannten Funktionen zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen. Die Zeitersparnis, die sich durch den Einsatz von KI in Buchhaltungsprozessen ergibt, beläuft sich oft auf über 70%. Dies wird durch die Fähigkeit von KI-Systemen ermöglicht, repetitive Aufgaben schnell und präzise auszuführen, was zu einer drastischen Reduzierung menschlicher Arbeitsstunden führt.
Deshalb spielt künstliche Intelligenz auch eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung des wachsenden Fachkräftemangels in der Branche. Wenn Sie, wie viele Unternehmen und Kanzleien händeringend nach neuen Fachkräften suchen, können Sie durch die Automatisierung von wiederkehrenden und zeitaufwändigen Aufgaben wieder mehr Zeit für anspruchsvollere und strategische Tätigkeiten aufwenden. Dies nicht nur, um die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern, sondern auch, um das Potenzial des Teams voll auszuschöpfen. Dies trägt dazu bei, qualifizierte Fachkräfte zu entlasten und ihre Arbeit ansprechender und erfüllender zu gestalten, was wiederum die Attraktivität der Buchhaltungsbranche als Arbeitsplatz erhöht und langfristig zur Prävention des Fachkräftemangels beiträgt.
Darüber hinaus geht die Implementierung von KI mit einer bemerkenswerten Fehlerreduzierung und einer erheblichen Verbesserung der Genauigkeit einher. KI-Systeme sind in der Lage, große Mengen von Daten mit hoher Präzision zu verarbeiten und Fehler aufgrund menschlicher Nachlässigkeit oder Ermüdung zu minimieren.
Wie starte ich mit KI in der Buchhaltung?
Die Implementierung von KI-Software erfolgt im Wesentlichen wie bei anderen Softwareprodukten auch. Im Fall von Finmatics profitieren Sie allerdings nicht nur von KI-gestützter Automatisierung, sondern auch von einer Cloud-basierten Software. Dieser Aspekt erleichtert die Einführung besonders, da keine Installation auf lokalen Servern notwendig ist. Neue User loggen sich einfach im Browser in die Software ein und können mit der Automatisierung der Belegverarbeitung direkt starten.
Aber nicht nur ein unkomplizierter Login-Prozess ist für die Einführung von KI-Tools wichtig, auch die Implementierung in Ihre bestehende Software-Struktur ist essenziell: Dafür sind Schnittstellen zwischen den verschiedenen Programmen nötig. Achten Sie bei der Einführung eines neuen Tools besonders darauf, dass offizielle Schnittstellen für Ihr Buchhaltungssystem vorhanden sind. Nur so können Sie durch die KI verarbeitete Daten auch effizient weiterleiten und verbuchen. Finmatics bietet offizielle Schnittstellen zu DATEV, BMD, RZL und SAP – lesen Sie dazu mehr auf unserer Homepage.
Bei Finmatics werden Sie bei der Einführung und Implementierung stets von unserem Team begleitet, um einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen und vor allem, um von Anfang an das Potenzial der Software zu verstehen und auszuschöpfen.
Unser Whitepaper zum Thema „KI in der Buchhaltung einführen“ bietet einen umfangreichen Einblick in die Thematik und liefert Ihnen eine Reihe an Tipps, die Sie bei der Auswahl und Implementierung neuer Software beachten sollten. Laden Sie das Whitepaper herunter und informieren Sie sich bereits vorab über wichtige Aspekte zu KI-Software in der Buchhaltung:
Was kommt nach ChatGPT? - Wie KI die Buchhaltung auch in Zukunft auf das nächste Level hebt
Was wäre ein Artikel über künstliche Intelligenz, ohne ChatGPT zu erwähnen? – Das Tool hat seit Anfang 2023 die Welt im Sturm erobert und ist schon längst fixer Bestandteil in der täglichen Arbeit vieler Abteilungen zur Texterstellung. Die dahinterstehende Technologie, sogenannte Large Language Models ist jedoch nicht nur für den Einsatz zur Textgenerierung revolutionär. Natürlich nutzt auch Finmatics LLMs aus eigener Entwicklung für Hilfestellungen für Kunden in Form eines Support-Bots oder zur Erstellung von inhaltlich relevanten Buchungstexten. Das ist allerdings erst der Anfang und KI wird in Zukunft noch viele weitere Aufgaben in der Buchhaltung übernehmen können. In dem Blogartikel „Die Zukunft der Buchhaltung: Wie künstliche Intelligenz die Branche revolutioniert“ lesen Sie von Christoph Prieler‘s (CEO Finmatics) Vision, wie und welche Verbesserungen KI in der Branche bringen könnte.
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Die Welt der KI ist jedoch mindestens so schnelllebig wie die technologische Entwicklung im Allgemeinen und ständig ergeben sich neue Möglichkeiten und Einsatzbereiche. Finmatics ist Vorreiter im Bereich KI-Automatisierung der Buchhaltung und entwickelt diese Technologie auch stets weiter. Damit Sie auch in Zukunft immer über die neuesten Entwicklungen Bescheid wissen, abonnieren Sie unseren Newsletter. Darin informieren wir Sie monatlich über neue Features sowie Innovationen und Trends aus der Branche.
