5 Technologien für bessere Arbeitsprozesse in der Buchhaltung

Vom Papierstapel zur KI-Buchhaltung – Welche Technologien die Buchhaltung revolutionieren

In einer sich ständig wandelnden digitalen Landschaft erfahren Unternehmen aller Größenordnungen eine fortschreitende Transformation ihrer Arbeitsprozesse. Besonders in der Buchhaltungsbranche gibt es großes Potenzial für die Effizienzsteigerung mit digitalen Tools, da analoge und händische Tätigkeiten noch immer weit verbreitet sind. Denn die Zeiten der unübersichtlichen Papierstapel und manuellen Dateneingaben sind passé – stattdessen ebnet eine Vielzahl innovativer Technologien den Weg für eine moderne, effiziente und präzise Buchhaltung.

In diesem Blogartikel werden wir einen Blick auf fünf Schlüsseltechnologien werfen, die die Buchhaltungslandschaft nachhaltig verändern und Steuerfachkräfte bei der täglichen Arbeit unterstützen. Von künstlicher Intelligenz über Cloud-Technologien bis hin zur Sicherheit sensibler Daten bieten diese Innovationen nicht nur eine Erleichterung des Alltags, sondern auch eine erhöhte Genauigkeit und Zuverlässigkeit in allen buchhalterischen Prozessen.

Tauchen wir ein in die digitale Ära der Buchhaltung und enthüllen wir, wie diese Technologien gemeinsam eine solide Grundlage für einen zeitgemäßen Alltag in der Buchhaltung schaffen.

1.    Zugriff von überall und jederzeit – Cloud-Technologie

Konzepte zur Entwicklung der Cloud-Technologie stammen bereits aus den 1960er Jahren. Für die Allgemeinheit wurden sie im Laufe der 2000er Jahre nutzbar.
Innerhalb kürzester Zeit hat sich die Cloud-Technologie als eine der bahnbrechendsten Innovationen für die Verwaltung von Daten bzw. für die Gestaltung von Arbeitsprozessen erwiesen. Die Fähigkeit, Daten und Anwendungen in virtuellen Umgebungen zu speichern und zu verarbeiten, hat nicht nur die Effizienz der Buchhaltungsabteilungen gesteigert, sondern auch die Türen für eine flexiblere Arbeitsweise geöffnet.

Aber warum ist Cloud-Technologie eigentlich so gut?

• Die Ersteinrichtung ist in der Regel deutlich billiger als das Anschaffen und Aufsetzen von lokalen On-Premise Systemen.
• Bei Bedarf können virtuelle Systeme viel leichter skaliert werden.
• Cloud-basierte Software ist von überall erreichbar, sofern eine sichere Internetverbindung besteht und ist nicht an einen bestimmten Standort gebunden.
• Für die Arbeit im Home-Office authentifizieren sich Mitarbeiter:innen mit einem Log-in und alle notwendigen Daten stehen in der Cloud zur Verfügung.
• Sie müssen nicht für die Sicherheit Ihrer Server sorgen, sondern profitieren von (meist) hohen Sicherheitsrichtlinien zertifizierter Rechenzentren.
• Updates können jederzeit und im Hintergrund ausgeführt werden. Dadurch nutzen Sie immer die aktuelle Version einer Software. 

2.    Datensicherheit – Viele Daten brauchen hohe Sicherheit

In der modernen Buchhaltung, in der sensible Daten digital verwaltet werden, ist die Sicherheit von höchster Priorität. Cybersecurity-Technologien spielen eine entscheidende Rolle, um die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit dieser sensiblen Daten zu gewährleisten. Insbesondere die Implementierung von Single Sign-On (SSO) bringt einige Vorteile, um sowohl die Sicherheit der eigenen Daten wie auch der Ihrer Kunden optimal zu schützen.

Single Sign-On ist eine Authentifizierungsmethode, die einen anwendungsübergreifenden Anmeldeprozess mit nur einem Passwort ermöglicht. SSO erlaubt eine zentrale und unkomplizierte Verwaltung von Zugriffsberechtigungen für die IT-Administration und deutlich einfachere Anmeldeprozesse für User. Außerdem können Zugänge gesammelt aktiviert und deaktiviert werden, um ein schnelles und gründliches On- bzw. Offboarding von Mitarbeitenden zu ermöglichen.

3.    Mobile Apps: Belegverarbeitung auch am Handy?

Die Smartphone-Nutzung ist längst nicht mehr auf private Dinge beschränkt. Auch berufliche Dinge werden oft mit dem Mobiltelefon erledigt – das Smartphone ist oft am schnellsten bei der Hand und ständig mit dabei.

Auch für die Buchhaltung gibt es bereits Apps, wie auch die Finmatics Mobile App, die Ihnen nicht nur die Zusammenarbeit mit Mandanten bzw. Lieferanten erleichtern, sondern auch mühsame Arbeitsschritte um einiges einfacher machen: Prüfung und Freigabe von Belegen können beispielsweise ganz einfach von unterwegs erfolgen. In einem digitalen Rechnungsfreigabeworkflow werden mit der Nutzung von Mobile Apps Belege bis zu 5x schneller freigegeben.

Aber auch die Kommunikation mit Mandanten bzw. Lieferanten bei Rückfragen wird durch die Verwendung einer App weitaus einfacher. Belege können direkt über den bevorzugten Kanal geteilt werden und z.B. dank Workflow direkt in der App richtiggestellt werden.

Lesen Sie in unserem Blogartikel, warum Apps aus der Buchhaltung nicht mehr wegzudenken sind.

4.    Künstliche Intelligenz (KI) – Der Automatisierungs-Turbo

Künstliche Intelligenz ist DAS Thema Nummer 1. Vor allem durch die Verbreitung von Large Language Models (die Technologie hinter z.B. ChatGPT) seit Jahresbeginn rückte KI noch mehr ins Rampenlicht. Doch der Einsatz von KI ist tatsächlich mehr als nur ein Trend, sondern stellt für viele Einsatzbereiche und Problemstellungen die beste und effizienteste momentan verfügbare Lösung dar.

Gerade die Buchhaltung und Belegverarbeitung beinhaltet, wie anfangs erwähnt, auch heute noch viele Arbeitsschritte repetitiver Natur. Das Trennen von Belegen, entweder von gesammelt übermittelten PDF-Dateien oder auch das einzelne Einscannen von Papierbelgen sind beispielsweise noch besonders mühsame Aufgaben.

Künstliche Intelligenz ist nicht intelligent per se, kann aber anhand von Trainingsdaten (z.B. Bildern oder Texten) sehr schnell Muster erkennen und korrekt reproduzieren - und genau das macht diese Technologie so perfekt für den Einsatz in der Buchhaltung und Belegverarbeitung. Durch die Kombination aus menschlichem Fachwissen und den Automatisierungsvorteilen der KI sparen Sie mit dieser Technologie ca. 70% Ihrer Zeit in der Belegverarbeitung und erreichen eine Automatisierungsquote von über 90%.

Und das Beste: KI verbessert sich ständig selbst. Das bedeutet, Sie sind nicht auf Updates angewiesen, wenn Sie beispielsweise neue Mandanten verarbeiten und auch die Fehlerquote sinkt mit laufender Anwendung.

5.    Chatbots und Large Language Models

ChatGPT sorgte seit Jahresbeginn für großen medialen Aufruhr und beeinflusst bereits jetzt die Arbeit vieler Branchen. Rein technisch gesehen handelt es sich bei ChatGPT, einem Tool, das der Kategorie Large Language Models untergeordnet werden kann, auch um eine KI. Allerdings bieten Chatbots und Sprachmodelle noch viele weitere Einsatzbereiche, weswegen wir ihnen einen eigenen Punkt in diesem Artikel widmen.

Im Großen und Ganzen sind Large Language Models wie ChatGPT in der Lage, Texte zu verstehen und zu interpretieren. So können Fragen beantwortet und Texte erstellt werden, die menschlicher Leistung zum Verwechseln ähnlich sehen. Außerdem können Chatbots, welche auf LLMs basieren auch Kontext verstehen und ihre Antworten darauf basierend generieren.

Für die Arbeit in der Buchhaltung kann der Einsatz von Chatbots und Sprachmodellen in mehrerlei Hinsicht den Arbeitsalltag erleichtern:

Am Naheliegendsten ist natürlich die Generierung verschiedenster Textgattungen (E-Mails, Stellenausschreibungen, Zusammenfassungen, …). Aber auch für die Buchhaltung bieten Sprachmodelle in Zukunft immer ausgeprägtere Funktionen:

Durch das Vermögen, Textinformationen zu verstehen und zu interpretieren können Large Language Models auch für die Belegverarbeitung eingesetzt werden. Das erleichtert beispielsweise die Erstellung von Buchungstexten enorm, aber auch die, momentan mitunter sehr komplexe, Bedienung von Buchhaltungssoftware könnte in Zukunft durch reine Interaktion per Sprache ablaufen – und das ist erst der Anfang. Lesen Sie in unserem Blogartikel zum Thema: Wie Large Language Models und KI die Buchhaltung revolutionieren.

Modernste Technologien für die Buchhaltung in einem Tool vereint

Mit Finmatics optimieren und automatisieren Sie bisher mühsame Arbeitsprozesse in der Belegverarbeitung durch die Nutzung aller oben genannten Technologien. Mit der Kombination aus Cloud-Software, KI-Technologie und Smartphone-Apps erreichen Sie höchste Automatisierungsraten und sparen dadurch ca. 70% Ihrer Zeit. Schaffen Sie für Ihr Team und Ihre Kunden beste Voraussetzungen für eine zukunftsorientierte, sichere und angenehme Buchhaltung.

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