Skip to content

Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten

Picture of Denis Roth
Denis Roth
22 August 2024

Steuerkanzleien im digitalen Wandel

In der digitalen Ära stehen Steuerberater und Buchhalter vor der Herausforderung, immer mehr Arbeit in kürzester Zeit bewältigen zu müssen. Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist dabei nicht nur zeitraubend, sondern birgt auch erhebliche Fehlerquellen. Für Steuerkanzleien, die Effizienz und Präzision in den Vordergrund stellen, bietet die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen eine wertvolle Lösung. Finmatics ist eine moderne KI-Softwarelösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Sie hilft Kanzleien dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit zu sparen und die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern.

Dieser Artikel beleuchtet die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung und zeigt, wie Steuerberater und Buchhalter mit Finmatics ihre Arbeitsweise revolutionieren können.

 

Die Probleme der manuellen Rechnungsverarbeitung in Steuerkanzleien

Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist für Steuerberater und Buchhalter oft ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess. Besonders in Stoßzeiten (z.B. zum Jahresabschluss), wenn die Zahl der Rechnungen steigt, stoßen Kanzleien dadurch schnell an ihre Kapazitätsgrenzen. Die häufigsten Probleme sind:

  1. Hoher Zeitaufwand: Jede Rechnung muss händisch erfasst, geprüft und verbucht werden. Dies ist nicht nur mühsam, sondern auch zeitintensiv, besonders bei hohem Belegaufkommen.
  2. Fehleranfälligkeit: Selbst kleinste Tippfehler können gravierende Folgen haben, von fehlerhaften Steuererklärungen bis hin zu Verzögerungen bei der Mandantenabrechnung.
  3. Ineffizienz und Mehrarbeit: Häufige Rückfragen bei Mandanten, unnötige Korrekturschleifen und verzögerte Zahlungsabwicklungen verlangsamen den gesamten Prozess.
  4. Hohe Kosten: Zeit ist Geld – und die Zeit, die für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen aufgewendet wird, fehlt bei der Betreuung der Mandanten oder der Akquise neuer Kunden.


Mit diesen Problemstellungen wird klar, dass es an der Zeit ist, die Rechnungsverarbeitung zu modernisieren und zu automatisieren. Finmatics bietet Steuerberatern und Buchhaltern eine maßgeschneiderte Lösung, um diese Herausforderungen zu meistern.

 

Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit Finmatics: So funktioniert’s

Oft sind es die Mandanten, die das Ziel einer papierlosen Steuerkanzlei erschweren. Aber das muss nicht so sein. Finmatics ermöglicht es Steuerkanzleien, den gesamten Prozess vom Belegeingang bis zum Buchungsvorschlag zu automatisieren. Die Software ist darauf ausgelegt, die spezifischen Bedürfnisse von Steuerberatern und Buchhaltern zu erfüllen, ohne dabei auf die unterschiedlichen Mandantentypen zu vergessen, die teilweise an sehr unterschiedlichen Punkten im Digitalisierungsprozess stehen. Dafür sind die wichtigsten Schritte in der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen:

Flexibler Belegeingang für Kanzlei und Mandanten:

Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, egal ob sie per E-Mail, in Papierform als Scan, per Mobile App abfotografiert werden oder über elektronische Schnittstellen eingehen. Finmatics hilft Ihnen dabei, einen digitalen Rechnungseingang zu ermöglichen, indem Sie Ihren Mandanten verschiedene Wege anbieten können, Belege zu übermitteln.

 

Intelligente Belegtrennung mit KI:

Wenn Sie ganze Belegstapel übermitteln, z.B. als gesammeltes PDF oder als gescannten Belegstapel übernimmt Finmatics für Sie die Trennung des Stapels in einzelne Belege. Die KI erkennt erste, mittlere sowie letzte Seiten eines Belegs automatisch und trennt den Stapel an der richtigen Stelle.

 

Automatisches Auslesen von Rechnungsinformationen:

Mithilfe von OCR-Technologie und künstlicher Intelligenz (Large Language Modelle) werden Rechnungsinformationen ausgelesen. Damit ersparen Sie sich in der Kanzlei das mühsame und fehleranfällige Abtippen von Rechnungen. Auch bei sehr schlecht gescannten Rechnungen oder handgeschriebenen Belegen kann Finmatics Sie unterstützen. In unserem Shared Service Center erfolgt eine Qualitätskontrolle der ausgelesenen Daten durch Mitarbeiter:innen. Gegebenenfalls werden unvollständig ausgelesene Belege (z.B. handschriftlichen Belegen) manuell ergänzt.

 

Automatisierte Erstellung von Buchungsvorschlägen:

Im letzten Schritt nutzt Finmatics die Informationen aus Ihrer bisherigen Buchungshistorie und erstellt automatisierte Buchungsvorschläge. Dafür werden auch Sachkonten bzw. Geschäftspartner mithilfe von künstlicher Intelligenz vorhergesagt.

 

Erfahren Sie noch mehr über Finmatics in einem unverbindlichen Erstgespräch und sehen Sie, wie künstliche Intelligenz Sie in Zukunft bei der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen unterstützen kann.

Jetzt Erstgespräch vereinbaren

 

 

Die Vorteile für Steuerberater und Buchhalter

Durch die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen schaffen Steuerkanzleien wieder freie Kapazitäten und haben so die Möglichkeit, mehr Zeit in die Kontrolle von Buchungen bzw. in die intensivere Betreuung von Mandanten zu stecken. Gerade in der schnelllebigen und fortschreitend digitalisierten Geschäftswelt wird die Optimierung der Ressourcen zum unerlässlichen Faktor für ein erfolgreiches Unternehmen. Mit der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen entstehen unter anderem folgende Vorteile:

  • Signifikante Zeitersparnis: Die Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand erheblich. So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie die Mandantenberatung.
  • Minimierung von Fehlern: Automatisierte Prozesse sorgen für eine fehlerfreie Erfassung und Buchung, was die Qualität der Arbeit erhöht und das Risiko von Haftungsfällen reduziert.
  • Höhere Effizienz: Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen verkürzt Bearbeitungszeiten drastisch. Kanzleien können Rechnungen schneller verarbeiten und Mandanten schneller informieren.
  • Kostenersparnis: Weniger manuelle Arbeit bedeutet geringere Personalkosten und ermöglicht es Kanzleien, ihre Ressourcen gezielt einzusetzen.
  • Erhöhte Mandantenzufriedenheit: Durch schnellere und präzisere Rechnungsverarbeitung können Steuerberater und Buchhalter ihre Mandanten besser und zeitnaher betreuen. Außerdem ist in digitalen Portalen immer der aktuelle Stand der Verarbeitung einsehbar, unabhängig von Zeit und Ort.

 

 

Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen schnell und einfach implementiert

Die Implementierung von Finmatics für die Automatisierung der Belegverarbeitung in der Steuerkanzlei ist unkompliziert. Die Software lässt sich dank guten Partnerschaften mit Buchhaltungssystemen (DATEV, BMD, RZL, …) durch vorgefertigte Schnittstellen schnell in bestehende Systeme integrieren und ist sofort einsatzbereit. Steuerberater und Buchhalter werden von den Finmatics Automatisierungsexperten beim Start begleitet und können innerhalb kürzester Zeit selbstständig mit der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen beginnen.

Die intuitive Bedienoberfläche erleichtert die Einarbeitung und reduziert den Schulungsaufwand auf ein Minimum. Darüber hinaus bietet Finmatics technischen Support, regelmäßige Updates und laufende Webinare bei neuen Features und Zusatzfunktionen sodass die Software immer auf dem neuesten Stand bleibt und den Anforderungen der Branche entspricht.

Laptop_Screen_Mockup_AZ_Position_202311-1

 

Bleiben Sie stets auf dem Laufenden und abonnieren Sie unseren monatlichen Newsletter, um keine spannenden Neuigkeiten mehr zu verpassen: