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Vom Pixel zum Text – OCR als Grundstein für die Automatisierung der Buchhaltung
Wer sich aktuell mit neuen technologischen Entwicklungen im Bereich der Buchhaltungssoftwares beschäftigt ist sicher schon über den Begriff der Optical Character Recognition, auch bekannt als OCR, gestolpert. Die Technologie ist heutzutage in vielen Bereichen im Einsatz und auch die meisten neueren Smartphones sind mit OCR ausgestattet und können Bilder ganz einfach in Text umwandeln. Aber nicht nur im alltäglichen Leben ist Optical Character Recognition praktisch, gerade für die Buchhaltung kann so der Sprung in die digitale Ära erleichtert werden.
Effizienz in der Buchhaltung ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit einer Kanzlei. Gerade durch den aktuellen Fachkräftemangel in der Buchhaltung muss die steigende Arbeitslast mit knappen Ressourcen bearbeitet werden – Die Lösung: Effizientere Prozesse müssen her.
Die Automatisierungsmöglichkeiten sind groß und innovative Ansätze wie OCR, KI und Large Language Models bieten viele Lösungsansätze, wie Automatisierung dem Fachkräftemangel in der Buchhaltung entgegenwirken kann. Doch trotz des technologischen Fortschritts kämpfen viele Unternehmen immer noch mit manuellen, zeitaufwändigen Prozessen. Hier kommt die optische Zeichenerkennung (OCR) ins Spiel, eine Technologie, die die Buchhaltungslandschaft seit mehreren Jahren revolutioniert.
Was ist OCR?
Die Bearbeitung von Belegen ist in der Buchhaltung essenzieller Bestandteil der täglichen Arbeit. In den meisten Kanzleien werden Belege sowohl in Papier- als auch in digitalen Formaten bearbeitet. Gerade bei gescannten Belegen, aber auch bei digitalen PDF, ist die Information in vielen Fällen aber nicht als Text von der Buchhaltungssoftware lesbar, da diese als Pixel vorliegen. Hier kommt OCR ins Spiel:
OCR ist eine Software-Technologie, die gedruckte oder handgeschriebene Texte digitalisiert und in maschinenlesbare Formate konvertiert. Kurz gesagt: Pixelinformationen (z.B. auf einem Foto bzw. Scan) werden in lesbaren Text umgewandelt.
Diese Technologie hat sich in verschiedenen Branchen als äußerst nützlich erwiesen, insbesondere in der Buchhaltung. OCR bildet daher in der Buchhaltung die Grundlage für weitere Automatisierungen und liefert auch die notwendigen (Beleg-)Daten für eine Verarbeitung mit KI und Large Language Models.
Die Vorteile von OCR in der Buchhaltung
- Zeitersparnis: In vielen Fällen mussten (und müssen teilweise noch immer) Belege per Hand abgetippt werden oder durch den Einsatz von Schablonen und Regeln beim Scannen erfasst werden. Ein manueller Dateneingabeprozess ist allerdings zeitaufwändig und fehleranfällig. Durch den Einsatz von OCR können große Mengen an Daten in Sekundenschnelle erfasst werden, was die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt und es den Mitarbeitenden ermöglicht, sich auf wertvollere Aufgaben zu konzentrieren.
- Genauigkeit: Fehler bei der manuellen Dateneingabe können zu kostspieligen Problemen führen. OCR reduziert das Risiko menschlicher Fehler erheblich und verbessert die Genauigkeit der Buchhaltungsdaten.
- Kosteneffizienz: Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen Kosten senken, indem sie weniger Zeit und Ressourcen für repetitive Aufgaben aufwenden müssen.
OCR in der Buchhaltung als Basis für weitere Automatisierung
Wie oben erwähnt ist OCR in der Buchhaltung die Grundlage für eine deutliche Effizienzsteigerung durch KI-gestützte Systeme wie Finmatics, die viele Schritte der Belegverarbeitung weitestgehend von selbst erledigen. Das reine Digitalisieren von Belegen (z.B. per Scan) ist vorerst unerheblich für die Automatisierungsquote, ein digitales Bild eines Belegs bietet noch keine ausreichende Datengrundlage. Erst durch den Einsatz von OCR stehen der Software Daten zur Verfügung.
💡 Bei Finmatics werden die von OCR-Technologie konvertierten Textdaten mit künstlicher Intelligenz verarbeitet. Bevor die Belege aber ausgelesen werden, übernimmt die KI bereits den ersten Schritt: Die Belegtrennung.
Werden Belege im Stapel übermittelt (hochgeladen oder gescannt), liegen mehrere Belege meist in einer einzigen PDF-Datei auf. Finmatics ermittelt mit künstlicher Intelligenz, wie viele Belege sich in der Datei bzw. im Scan befinden und trennt die Belege an der richtigen Stelle.
Im Anschluss werden Belege von der OCR mit KI-Unterstützung ausgelesen und anschließend von Finmatics weiterverarbeitet. Die künstliche Intelligenz lernt aus der Buchungsvergangenheit und kann auch Konten bzw. Geschäftspartner vorhersagen. Im Endeffekt liegt Ihnen ein vollständiger von Finmatics generierter Buchungsvorschlag vor, den Sie lediglich in Ihr ERP System exportieren, oder im Buchhaltungssystem abholen müssen (je nach verwendeter Buchhaltungssoftware).
Gerne zeigen wir Ihnen das volle Potenzial von Finmatics in einer kurzen kostenlosen persönlichen Demo und stehen Ihnen für Fragen zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns dafür einfach und unser Team kümmert sich um die Terminvereinbarung:
KI in der Buchhaltung
Künstliche Intelligenz ist spätestens seit ChatGPT DAS Trendthema Nummer 1. Aber das nicht ohne Grund. KI ist in der Lage, Arbeitsabläufe zu lernen und Muster in Daten zu identifizieren. Gerade repetitive Tätigkeiten, wie sie in der Buchhaltung häufig vorkommen, sind prädestiniert für den Einsatz von KI. Lesen Sie hier weiter, wenn Sie erfahren wollen, wie künstliche Intelligenz bei jedem Arbeitsschritt in der Belegverarbeitung Effizienzen heben kann und wie ein Buchungsvorschlag von Finmatics im Detail erstellt wird.
Unser Team aus Data Science Expert:innen arbeitet ständig an der Verbesserung der KI, um noch bessere Automatisierungsergebnisse zu liefern. Natürlich halten wir Sie in unserem Newsletter monatlich am aktuellen Stand, wenn wir uns laufend ein Stück näher der Autonomen Buchhaltung in der Zukunft nähern.
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