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Warum gepflegte Stammdaten der Grundstein für eine hohe Automatisierungsquote sind
Die Automatisierung hat in der heutigen Geschäftswelt einen neuen Standard gesetzt, insbesondere in der Buchhaltung. Unternehmen suchen ständig nach Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren, um Zeit zu sparen, Kosten zu senken und Fehler zu reduzieren. Auch aufgrund des Fachkräftemangels in der Buchhaltung ist die Digitalisierung und Automatisierung für Steuerkanzleien ein möglicher Lösungsweg.
Eine der wesentlichen Grundlagen für eine erfolgreiche Automatisierung in der Buchhaltung liegt jedoch oft in einem Aspekt, der leicht übersehen wird: der sorgfältigen Pflege der Stammdaten von Geschäftspartnern. Stammdaten sind die grundlegenden Informationen über Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner, die für die erfolgreiche Automatisierung für Software wie Finmatics eine große Rolle spielen.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum die Stammdatenpflege eine unverzichtbare Grundlage für eine erfolgreiche Automatisierung der Buchhaltung bildet und welche Schritte Sie ergreifen können, um Ihre Buchhaltungsprozesse bestmöglich zu optimieren.
Was sind Stammdaten?
Stammdaten von Geschäftspartnern sind grundlegende Informationen, die für die Identifizierung und Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern erforderlich sind. Sie umfassen typischerweise Daten wie den Firmennamen, die Adresse, Umsatzsteuer-ID-Nummer und weitere Informationen. Diese Stammdaten bilden die Grundlage für die Automatisierung der Buchhaltungsprozesse. Die Daten ermöglichen es Software wie Finmatics, Geschäftspartner eindeutig zu identifizieren und basierend darauf z.B. Kontierungsvorschläge zu generieren.
In Finmatics können Sie Geschäftspartner unter den jeweiligen Mandanten anlegen und alle relevanten Informationen eintragen. In den meisten Fällen sind nicht alle Felder erforderlich, um eine hohe Automatisierungsquote zu erreichen, aber dazu unten mehr.
Warum sind Stammdaten so wichtig?
Die Erkennung von Stammdaten ist vor allem für die automatisierte Verarbeitung von Belegen mit dem Finmatics Buchungsautomat wichtig, wenn Sie zuverlässige Buchungsvorschläge erhalten möchten. Das Trennen und Heften von Belegstapel mit KI sowie das reine Auslesen von Beleginformationen, die auf dem Beleg zu finden sind, ist relativ unabhängig von den Stammdaten und funktioniert auch mit weniger gepflegten Daten einwandfrei.
Wie bereits erwähnt sind korrekte Daten aber nicht nur für Finmatics wichtig. Auch wenn Sie in anderen Tools effizient weiterarbeiten wollen, oder Automatisierungsservices Ihrer Buchhaltungssoftware nutzen wollen, ist eine hohe Datenqualität entscheidend.
Wir wissen: Die Verwaltung und Bearbeitung von Stammdaten sind leider keine besonders spannenden Tätigkeiten und auch steuerrechtlich nicht notwendig. Aber mit der voranschreitenden Digitalisierung in der Branche werden Daten laufend immer wichtiger. Sehen Sie die Pflege Ihrer Daten also als Investition in den weiteren Digitalisierungserfolg in der Zukunft.
Wie oben schon erwähnt ist es für Finmatics aber für die meisten Fälle ausreichend, wenn die wichtigsten Daten gepflegt sind. Dafür sollten Sie verstehen, wie Geschäftspartner von Finmatics erkannt werden.
Wie erkennt Finmatics Geschäftspartner?
Um Geschäftspartner zu erkennen, gleicht Finmatics die hinterlegten Stammdaten mit Informationen auf dem Beleg automatisch ab, um anhand verschiedener Parameter eine Zuordnung herstellen zu können.
Zuallererst wird eine Verknüpfung basierend auf der Umsatzsteuer-ID-Nummer versucht. Wird die jeweilige UID-Nummer in Ihren Stammdaten gefunden, kann der Geschäftspartner zugeordnet werden und die weitere Automatisierung erfolgt korrekt.
Ist keine UID-Nummer auf der Rechnung, oder kann die Nummer nicht zugeordnet werden versucht Finmatics, auf andere Informationen zurückzugreifen und den Geschäftspartner basierend auf dem jeweiligen IBAN zu identifizieren. Außerdem findet auch der Abgleich mit Firmennamen, Adresse und Ort statt, falls die anderen Informationen nicht gefunden werden konnten.
Aber welche Funktionen basieren eigentlich auf der korrekten Erkennung von Geschäftspartnern?
Automatisierung der Buchhaltung mit KI-basierter Software
Finmatics automatisiert die Belegverarbeitung vom Belegeingang bis zur Erstellung von Buchungsvorschlägen. Egal wie die Belege bei Ihnen ankommen, ob Ihre Mandanten scannen oder hochladen, oder ob Sie das in der Kanzlei erledigen – Finmatics hilft Ihnen bei der effizienten Digitalisierung dieser Belege mittels Scan & Trenn , indem Belegstapel von der KI automatisch in einzelne Belege getrennt werden. Sie müssen dafür keinerlei Vorarbeit leisten (keine Stempel, Barcodes oder sortenreines Trennen von Belegen).
Im nächsten Schritt werden Belegfelder automatisch von Finmatics ausgelesen. Bei diesem Prozess unterscheiden wir zwischen zwei Kategorien von Belegfeldern: Capture- und Complete-Felder.
Bis zur Erstellung von Buchungsvorschlägen sind noch ein paar weitere Schritte notwendig, die bei Finmatics vollständig automatisiert stattfinden. Lesen Sie dazu mehr in diesem weiterführenden Artikel.
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Aber nicht nur für die Automatisierung mit Finmatics ist eine guten Datengrundlage essenziell, auch andere Automatisierungstools (z.B. Algorithmen im ERP- oder Buchhaltungssystem) profitieren davon, wenn Sie auf gepflegte Stammdaten zurückgreifen können.
Das Resultat? – eine höhere Automatisierungsquote und zuverlässige Ergebnisse, die weniger manuelle Korrekturen erfordern. Aber was verstehen wir jetzt eigentlich unter gepflegten Stammdaten?
Wie pflege ich meine Stammdaten richtig?
Vorab die gute Nachricht: Nein, die Stammdatenpflege ist nicht kompliziert. Wie bereits oben erwähnt, bietet Finmatics eine Vielzahl an Informationen, die Sie für jeweilige Geschäftspartner eintragen können. Im Idealfall befüllen Sie diese Felder so komplett wie möglich, aber auch weniger Informationen sind ausreichend, um Finmatics eine gute Grundlage zur Automatisierung zu bieten.
Es reicht für Finmatics, wenn einer der oben genannten Faktoren für die Erkennung korrekt angelegt ist (USt–ID-Nr., IBAN, Name & Adresse) um die Ergebnisse zu verbessern.
💡Beachten Sie aber, dass nur der Unternehmensname allein in den meisten Fällen nicht ausreicht, um eine korrekte Zuordnung zu ermöglichen.
Probleme bei der Stammdatenpflege und hilfreiche Tipps
🧗 Ein besonderes Hindernis, das wir bei Automatisierungsprojekten immer wieder finden, sind Sammelkonten mit Namen wie beispielsweise „Diverse A“. Für die KI ist bei Sammelgeschäftspartnern keine Zuordnung möglich, was leider negative Auswirkungen auf die Automatisierungsergebnisse hat.
Wir haben hier für Sie noch einige Tipps, wie Sie Ihre Stammdaten perfekt für die Automatisierung bzw. digitale Verarbeitung vorbereiten und damit das meiste aus Ihrer Automatisierungssoftware herausholen:
- Hinterlegen Sie die UID-Nr. beim Geschäftspartner
- Stellen Sie sicher, dass der Firmenname exakt wie auf dem Beleg abgedruckt übernommen wird
- Vermeiden Sie doppelt angelegte Geschäftspartner mit leicht unterschiedlichen Namen
- Räumen Sie nicht verwendete Geschäftspartner auf
Mit diesen einfachen Tipps helfen Sie der Software dabei, die beste Leistung zu erzielen und profitieren von einer höheren Automatisierungsquote und besseren Ergebnissen. Gerne helfen wir Ihnen natürlich dabei, dass Sie Ihre Automatisierungsquote einfach erhöhen können und somit das gesamte Potenzial von Finmatics ausschöpfen können. Kontaktieren Sie dafür einfach Ihre Finmatics-Ansprechperson oder melden Sie sich über folgendes Formular bei uns:
Um Ihnen die Arbeit aber noch weiter zu erleichtern kann Finmatics auch automatisch Geschäftspartner für Sie erstellen.
Automatische Geschäftspartneranlage von Finmatics
Wenn Geschäftspartner in Finmatics entweder noch nicht angelegt sind oder nicht zugeordnet werden können, kann Finmatics automatisch für Sie diese Geschäftspartner anlegen (wenn aktiviert). Dafür wird die Umsatzsteueridentifikationsnummer per Datenbank geprüft und, sofern registriert, inklusive aller verfügbarer Informationen zu Finmatics importiert und als neuer Geschäftspartner angelegt.
Außerdem kann unser Shared Service Center Sie ebenfalls bei der Anlage von Geschäftspartnern unterstützen und Geschäftspartner, die nicht erkannt wurden, manuell für Sie anlegen. Die von Finmatics angelegten Geschäftspartner können dann auch ins jeweilige Buchhaltungssystem exportiert bzw. aus Ihrem Buchhaltungssystem zu Finmatics importiert werden, wenn sie dort gepflegt sind.
Jetzt Digitalisierungsprojekt mit Finmatics starten
Wie bereits oben erwähnt wird die Digitalisierung in der Buchhaltung auch in Zukunft weiter voranschreiten und eine hohe Datenqualität wird für die effiziente Arbeit in der Kanzlei oder im Unternehmen, wie in vielen anderen Bereichen auch, immer wichtiger werden.
Starten Sie jetzt mit Finmatics und profitieren Sie schon jetzt von 70% Zeitersparnis in der Belegverarbeitung und automatisieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse. Natürlich unterstützen und beraten wir Sie auch, damit Sie die höchste Automatisierungsquote erreichen können.
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