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Mit künstlicher Intelligenz Belege automatisiert verarbeiten
Ein Beleg fungiert als Datenträger, der prägnant einen oder mehrere Geschäftsvorfälle dokumentiert und somit für die Buchhaltung relevant ist. Es gilt der Grundsatz: "Keine Buchung ohne Beleg", was bedeutet, dass Buchungen ausschließlich auf Basis von Belegen durchgeführt werden dürfen. Heutzutage werden Belege im Sinne des Rechnungswesens als Datenträger verstanden, die entweder visuell oder maschinell verarbeitet werden können. Sie führen zu Veränderungen in den Bereichen Erlöse, Erträge, Kosten, Verbindlichkeiten oder Vermögen.
Doch die Verarbeitung dieser Belege kann oft zu einer mühsamen und zeitaufwändigen Aufgabe werden, insbesondere wenn sie manuell durchgeführt wird. In diesem Artikel werden wir uns damit befassen, was bei der Belegverarbeitung getan werden muss, warum die manuelle Verarbeitung mühsam ist und wie Künstliche Intelligenz (KI) dabei helfen kann, diesen Prozess zu automatisieren.
Warum muss man überhaupt Belege verarbeiten?
Das Verarbeiten von Belegen bezieht sich auf den Prozess der Erfassung, Überprüfung und Buchung von Belegen wie Rechnungen, Quittungen und anderen Finanzdokumenten. Dieser Prozess ist von entscheidender Bedeutung, um die finanzielle Integrität eines Unternehmens sicherzustellen, indem Einnahmen und Ausgaben genau erfasst und dokumentiert werden.
Belege händisch verarbeiten
Buchhaltung wird nicht erst seit der Erfindung von moderner Software und Computern erledigt. Eine korrekte Buchführung basiert traditionell auf händischer Verarbeitung von Belegen, die üblicherweise in verschiedenen Arbeitsschritten erledigt wird.
Belege verarbeiten ist mühsam und fehleranfällig
Anhand dieser Arbeitsschritte zeigt sich, dass die manuelle Verarbeitung von Belegen eine mühsame und fehleranfällige Aufgabe sein kann. Mitarbeiter müssen jeden Beleg einzeln eingeben, überprüfen und buchen, was zu einem hohen Arbeitsaufwand führt. Außerdem sind menschliche Fehler bei der Verarbeitung von Belegen unvermeidlich, vor allem, da es sich bei der Belegverarbeitung um repetitive Arbeitsschritte handelt können leicht Fehler passieren. Ein einfacher Tippfehler kann zu falschen Buchungen führen und die Genauigkeit der Daten beeinträchtigen. Aber gerade der Zeitaufwand ist in Zeiten des Fachkräftemangels in der Buchhaltung ein großes Problem. Neue Fachkräfte sind schwer zu finden, aber der Workload und Arbeitsdruck in Kanzleien steigt laufend weiter an und immer mehr Mandanten sowie deren Belege sollen zeitgerecht verarbeitet werden – mit manuellen Methoden kaum zu schaffen.
Durch Computer, Software und insbesondere innovativer neuer Technologien wie künstlicher Intelligenz stehen Buchhalter:innen mittlerweile wichtige Hilfsmittel für die Verarbeitung von Belegen zur Verfügung. Aber natürlich müssen Steuerfachkräfte ihre Expertise auch weiterhin einsetzen, der Schwerpunkt ihrer Tätigkeiten liegt allerdings in Zukunft nicht mehr auf repetitiver manueller Arbeit. Auch wenn wir noch einige Jahre von vollständig autonomer Buchhaltung entfernt sind, so übernimmt KI bereits jetzt wichtige Schritte in der Verarbeitung von Belegen und assistiert bei buchhalterischen Entscheidungen.
Belege automatisiert verarbeiten mit KI-Tools
Künstliche Intelligenz kann dazu beitragen, den Prozess der Belegverarbeitung effizienter, genauer und kostengünstiger zu gestalten. KI-Tools können Belege in Sekundenschnelle erfassen, analysieren und verarbeiten, was zu erheblichen Zeitersparnissen führt. Mitarbeiter können sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren, anstatt Stunden damit zu verbringen, Daten manuell einzugeben.
Durch den Einsatz von KI können beispielsweise Belegstapel schon direkt nach dem Scannen automatisch getrennt werden. Außerdem werden Belege ohne Schablonen oder sonstige Regeln einfach ausgelesen und im Abgleich mit vergangenen Buchungen können auch Konten und Geschäftspartner von KI erkannt und zugewiesen werden. In wenigen Schritten werden so durch künstliche Intelligenz automatisch Buchungsvorschläge erstellt, die nach fachlicher Kontrolle direkt verbucht werden können.
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Während die manuelle Verarbeitung dieser Belege mühsam und fehleranfällig sein kann, bieten KI-Tools wie Finmatics eine effiziente und kostengünstige Lösung für diese Herausforderungen. Durch die Automatisierung der Belegverarbeitung können Kanzleien und Unternehmen Zeit, Ressourcen und Kosten sparen, während sie gleichzeitig die Genauigkeit und Zuverlässigkeit ihrer Buchhaltung verbessern.
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