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Digitalisierung in der Buchhaltung
Die Digitalisierung ist längst in der Buchhaltung angekommen. Der Einsatz moderner Technologien bietet zahlreiche Vorteile und Chancen für Steuerberater:innen und Unternehmen, die ihre Buchhaltung effizienter und kostengünstiger gestalten möchten. Folgende Punkte, die in diesem Artikel genauer erklärt werden sind eine wichtige Basis, um den Digitalisierungstrend zu verstehen, ein Digitalisierungsprojekt zu starten und auch langfristig davon zu profitieren:
- Warum sollte man die Buchhaltung überhaupt digitalisieren?
- Welche Vorteile hat eine digitale Buchhaltung?
- Welche Herausforderungen birgt ein Digitalisierungsprojekt in der Kanzlei
- Kein Weg vorbei an künstlicher Intelligenz?
- Welche Buchhaltungsprozesse können eigentlich digitalisiert werden?
- Wie digitalisieren andere ihre Belegverarbeitung?
- Jetzt selbst durchstarten und digital werden 🚀
Warum sollte man die Buchhaltung überhaupt digitalisieren?
Kurz gesagt: Um zukunftsfähig zu bleiben.
Warum an ineffizienten Prozessen festhalten, wenn diese nicht mehr zeitgemäß sind? Unternehmen, die auf digitale Prozesse setzen, sind in der Lage, schneller auf Veränderungen im Markt zu reagieren und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Die analoge Verarbeitung von buchhalterischen Dokumenten ist ein aufwändiger Prozess und erfordert Genauigkeit. Durch den steigenden Workload (z.B. bedingt durch die Corona-Pandemie) und dem aktuellen Fachkräftemangel in der Buchhaltung steigt die Belastung für Buchhalter:innen und Fehler mehren sich.
Die Belegverarbeitung beinhaltet Schritte, die in vielen Fällen noch mühsam manuell ausgeführt werden. Buchhaltungssoftware (wie z.B. DATEV, BMD oder RZL) unterstützt bereits bei einer digitalen Arbeitsweise. Trotzdem müssen beispielsweise das Scannen von Belegen oder das Abtippen von Beleginformationen oft noch händisch von Steuerfachkräften erledigt werden. Ist das nicht Schade, wenn qualifizierte Fachkräfte die Arbeitszeit mit solchen immergleichen Tätigkeiten verbringen müssen? Denn gerade diese repetitiven Aufgaben sind es, die durch Digitalisierung automatisiert werden können. Dadurch reduziert sich der Aufwand für Sie und Ihre Mitarbeitenden drastisch. In folgendem Video sehen Sie das Potenzial einer umfassenden digitalisierten Belegverarbeitung kurz erklärt:
Automatisierte Prozesse reduzieren aber nicht nur den Aufwand, sondern minimieren auch das Risiko von Fehlern. Insbesondere bei der Erfassung und Verbuchung von Rechnungen können Fehler schnell zu Problemen führen. Durch die Digitalisierung können solche Fehler in der Buchhaltung minimiert werden.
Insgesamt trägt die Digitalisierung der Buchhaltung dazu bei, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken, Fehler zu minimieren und Ihr Unternehmen zukunftsfähiger zu machen.
Welche Vorteile die Digitalisierung der Buchhaltung?
Sie suchen bestimmt nicht mehr im Telefonbuch nach der richtigen Nummer, tippen diese ab und rufen dann an. - Nein, Sie vertrauen darauf, dass die digital gespeicherte Nummer auf Ihrem Smartphone korrekt ist, und wählen diese einfach aus. Oft weiß sogar Ihr Handy dank machine learning (KI) bereits, wann Sie welchen Kontakt anrufen möchten. Dadurch sparen Sie sich sowohl Zeit als auch Mühe im Vergleich zur mühsamen händischen Suche einer Telefonnummer.
Sehr ähnlich ist auch der Ansatz der Digitalisierung in der Buchhaltung. Durch die Digitalisierung können viele ehemals manuelle Prozesse automatisiert werden. Im Idealfall müssen Steuerfachkräfte und Buchhalter:innen dann Belege nur noch kontrollieren und nicht mehr mühsam manuell bearbeiten.
Außerdem ist Digitalisierung nicht nur für die Steigerung der Effizienz ein wichtiger Faktor. Studien zufolge ist der Einsatz von moderner Technologie in Unternehmen auch für Nachwuchskräfte ein Muss. In der Buchhaltung sind neue Arbeitskräfte momentan sehr schwierig zu finden und viele werden durch das verstaubte und veraltete Image, das momentan die Buchhaltungsbranche beherrscht, abgeschreckt. Mit digitalen Automatisierungstools und dem Einsatz von KI zeigen Sie nach außen hin, dass Sie ein zukunftsweisendes Unternehmen sind und werden attraktiver für Nachwuchskräfte.
Welche Herausforderungen birgt ein Digitalisierungsprojekt in der Kanzlei?
Natürlich funktioniert die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen nicht auf Knopfdruck von heute auf morgen. Es erfordert eine Anpassung der Prozesse und Strukturen im Unternehmen. So müssen neue Tools erst eingeführt werden, und Mitarbeiter müssen geschult werden, um die neuen Prozesse zu beherrschen. Da Zeit für Schulungen heutzutage sehr knapp ist, schaffen Sie mit der Wahl eines intuitiven Tools wie Finmatics einen schnellen Übergang, da wenig Schulung notwendig ist und die Software schnell einsatzbereit ist.
Achten Sie bei neuen Tools auch auf verfügbare Schnittstellen zu den Programmen, die Sie vielleicht schon nutzen. Die Herausforderung besteht darin, diese Systeme miteinander zu verbinden und eine nahtlose Integration zu ermöglichen. Durch eine enge Partnerschaft mit DATEV, BMD und RZL erlaubt Finmatics eine nahtlose Anbindung zu allen gängigen Buchhaltungssystemen in nur wenigen Klicks. So minimieren Sie den Installationsaufwand und die Software ist schneller voll funktionsfähig.
Der kulturelle Wandel im Unternehmen bei der Einführung neuer Digitalisierungstools ist ein oft vergessener Aspekt. Mitarbeitende müssen sich an neue modernere Prozesse und Strukturen gewöhnen, was nicht immer einfach ist. Kommunizieren Sie dafür von Anfang an wichtige Informationen über das Digitalisierungsvorhaben und machen Sie die Vorteile deutlich, um alle an Bord zu holen.
Bei Finmatics haben wir bereits über 10.000 Unternehmen sowie Steueberater:innen und deren Mandanten dabei geholfen ihre Prozesse zu digitalisieren. In einem Whitepaper haben wir die häufigsten Fehler für Sie zusammengefasst und Tipps gesammelt, wie ein solches Projekt reibungslos abläuft.
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Kein Weg vorbei an künstlicher Intelligenz?
Im Bereich der Automatisierung von Buchhaltungsprozessen hat künstliche Intelligenz alle anderen, klassisch programmierten Lösungen weitestgehend abgelöst. Durch die flexible und individuelle Lernfähigkeit ist KI die geeignetste Technologie, die Ihnen auch langfristig einen deutlichen Mehrwert bieten kann.
Mandanten, Rechnungslayouts und Geschäftspartner sind immer individuell. Früher wurden anhand von vorab definierten Schablonen Informationen aus Belegen ausgelesen. Das ist einerseits ein mühsamer Prozess, da mit jedem neuen Rechnungsdesign auch eine neue Schablone programmiert werden muss, es ist aber andererseits auch einfach nicht mehr zeitgemäß und fehleranfällig, vor allem wenn ein Beleg beim Scannen verrutscht und nicht mehr in die Schablone passt.
Künstliche Intelligenz wie Finmatics kann von selbst und benutzerübergreifend lernen, wo welche Informationen zu finden sind. Außerdem können damit auch z.B. Informationen zu Geschäftspartnern, Kontierung, … gelernt und zugeordnet werden, die garnicht am Beleg zu finden sind. Dadurch kann mit KI eine wirkliche Effizienzsteigerung erreicht werden. Mit Finmatics haben Sie eine Digitalisierungslösung die sich auch laufend von selbst Ihrer Situation anpasst.
Der neueste Trend: Das Smartphone als Buchhaltungstool
Durch die Verwendung von Mobile Apps können Buchhalter:innen, Steuerberater:innen, Mandanten und Lieferanten ihre Belege von überall aus einsehen und verwalten, ohne an einen bestimmten Ort oder Computer gebunden zu sein. Die Finmatics App bietet Funktionen wie Rechnungsfreigabe, Prüfung, Kommunikationsmöglichkeiten für Rückfragen und ein übersichtliches Belegarchiv. Das alles ist in Echtzeit und direkt von Ihrem Smartphone aus verfügbar.
Mobile Apps bieten auch höhere Sicherheit und Datenschutz durch die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien und die Möglichkeit, die App mit biometrischen Daten zu schützen.
Welche Prozesse können eigentlich digitalisiert werden?
Das Wissen und die Erfahrung von Steuerfachkräften und Steuerberater:innen können nicht durch Software ersetzt werden. Personal ersetzen ist jedoch auch nicht das Ziel eines Digitalisierungsprojekts. Es sind vor allem repetitive Arbeitsschritte beim Erstellen einer Buchung, die durch den Einsatz von Software deutlich beschleunigt und vereinfacht werden. Dadurch haben Fachkräfte wieder mehr Zeit, sich den wichtigen Tätigkeiten zu widmen, die nicht automatisiert werden können.
Das Ziel: Beleg rein – Buchungsdaten raus
Bei einem Digitalisierungsprojekt mit Finmatics ist es immer das Ziel, 100% der Belegverarbeitung zu automatisieren. Das bedeutet, dass Belege automatisch digitalisiert, ausgelesen, vorkontiert und geprüft werden und dann als fertige Buchungsvorschläge gesammelt ins ERP übertragen werden. Wie das im Detail funktioniert, lesen Sie hier.
Wir haben hier einige Ressourcen für Sie zusammengesammelt, die genauer erklären, wie die einzelnen Arbeitsschritte mit Finmatics automatisiert werden können, um für Sie eine Zeitersparnis von 70% zu erreichen:
- Scannen & automatische KI-Belegtrennung
- Belege mit Multifunktionsgeräten scannen und automatisch trennen
- Belege auslesen, automatisiert vorkontieren und steuerrechtlich prüfen
- Digitale Rechnungsfreigabe mit künstlicher Intelligenz
- Kostenrechnung mit Smartphone App automatisieren
- Spesen & Reisekosten digital verarbeiten
- E-Rechnungen effizient verarbeiten
Wie digitalisieren andere ihre Belegverarbeitung?
Die deutsche Steuerberatungsgesellschaft Dr. Thiems & Kollegen automatisiert mit Finmatics die gesamte Belegverarbeitung. Die Belege werden entweder digital oder in Papierform von Mandanten übermittelt und dank Finmatics Scan & Trenn effizient gescannt und automatisch getrennt. Finmatics generiert automatisch die Buchungsvorschläge die dann einfach automatisch in DATEV übernommen und gebucht werden. Dadurch verarbeitet die Kanzlei mit wenigen Klicks hunderte Belege und spart mühsame Handarbeit und durchschnittlich bis zu 70% ihrer Zeit. Dr. Stefan Thiems hat uns diesen Prozess bei einem Besuch in seiner Kanzlei in einem kurzen Video erkärt:
Weitere Erfahrungsberichte über Finmatics in Kombination mit verschiedenen ERP-Systemen finden Sie bei unseren Success Stories.
Jetzt selbst durchstarten und digital werden 🚀
Bleiben Sie am Zahn der Zeit und starten Sie jetzt mit einer zukunftssicheren und modernen Belegverarbeitung mit Finmatics. Wir bieten Ihnen umfangreiche Betreuung und helfen Ihnen dabei, die bestmögliche Digitalisierungs- und Automatisierungsquote zu erreichen. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine unverbindliche Demo von Finmatics:
