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Drei effektive Hebel für mehr Effizienz und Entlastung
In den letzten Jahren ist durch steigenden Workload der Bedarf an gut ausgebildeten Fachkräften im Bereich der Buchhaltung immer weiter gestiegen, während es durch den herrschenden Fachkräftemangel laufend schwieriger wird, qualifizierte Bewerbungen zu erhalten. Auch durch den buchhalterischen Mehraufwand durch die Corona-Pandemie und stetigen rechtlichen Veränderungen steigt der Workload für Steuerfachkräfte immer weiter an.
Dies stellt Kanzleien vor große Herausforderungen und kann langfristig sogar ihre Existenz bedrohen. Wenn Personal überlastet ist, entstehen Fehler und die Betreuung von Mandanten leidet darunter. Doch es gibt Hoffnung!
In diesem Artikel haben wir gemeinsam mit Zach Davis (10-facher Buchautor, Kanzlei-Kapazitäts-Experte, Geschäftsführer der Simple First Consulting GmbH) drei Ansätze für Sie identifiziert, wie Sie mit dem Thema am besten umgehen und mögliche Lösungen finden können. Gemeinsam befassen wir uns allgemein mit der Effizienzsteigerung in der Kanzlei, der personellen Verstärkung des Teams und auch der optimalen Qualifizierung von Mandanten und ggf. der Reduktion von Mandanten.
Wenn auch Sie von dem Fachkräftemangel in der Buchhaltung betroffen sind, oder auch vorbeugend Maßnahmen treffen wollen lesen Sie weiter und lassen Sie uns gemeinsam diese Herausforderung meistern!
Fachkräfte finden und warum Digitalisierung für Nachwuchskräfte so wichtig ist
Der naheliegendste Weg eine Ressourcenknappheit in der Kanzlei zu lösen ist natürlich ganz klar die Einstellung von weiteren Teammitgliedern. Wie bereits oben erwähnt klingt dieser Schritt auf den ersten Blick jedoch einfacher als es ist. Wegen des Fachkräftemangels in der Steuerberatung ist es leider nicht damit erledigt, einfach eine Stellenausschreibung online zu stellen.
Vielleicht haben auch Sie schon die Erfahrung gemacht, dass neue Bewerbungen schwer zu bekommen sind. Dafür gibt es viele Gründe und Lösungen. Ein besonders deutlicher Aspekt ist, dass die Buchhaltungsbranche momentan unter einem etwas verstaubten Image leidet. Demzufolge erscheinen die Ausbildung sowie berufliche Perspektive in diesem Feld gerade für junge Nachwuchskräfte nicht besonders attraktiv. Doch auch das muss nicht so sein!
Wenn Sie sich als moderne und zukunftsgerichtete Kanzlei positionieren werden Sie für Fachkräfte attraktiver und etablieren sich auch als fortschrittlicher Arbeitgeber in der Branche und das spricht sich herum. Wir haben diesbezüglich in diesem Artikel dafür bereits einige Tipps für Sie gesammelt.
🧙♂️ Mythen und Märchen wie Sie den Fachkräftemangel in der Buchhaltung überwinden
Bestimmt sind Sie bei der Suche nach Tipps zur erfolgreichen Mitarbeitergewinnung auch auf viele weitere Ratschläge oder Methoden gestoßen. Leider kursieren zu diesem Thema sehr viele Mythen und Märchen, die Ihnen nicht den gewünschten Erfolg bringen.
Bezahlte Social Media Kampagnen, eine perfekte Homepage, Mitarbeiterbenefits, … sind nur einige der Empfehlungen, die oftmals als "Problemlöser Nummer 1" angepriesen werden. Jedes einzelne dieser Themen kann hilfreich sein, wird aber das Problem nicht alleine beheben.
💻 Digitalisierung ist das A und O
Ein besonders wichtiges Kriterium (basierend auf aktuellen Umfragen) ist allerdings der Digitalisierungsgrad des jeweiligen Arbeitgebers. Bestimmt haben auch Sie Kontakt mit jungen Menschen und wissen, dass die digitale Welt mittlerweile selbstverständlicher Bestandteil des Lebens geworden ist. Gerade deshalb ist das Thema Digitalisierung für Nachwuchskräfte ein Ausschlusskriterium bei der Wahl des Arbeitgebers.
Aber nicht nur das; die Digitalisierung und vor allem das damit einhergehende Automatisierungspotenzial bietet einen weiteren Vorteil für Sie: Werden bisherige mühsame Prozesse automatisiert abgewickelt werden Ressourcen frei und es gibt wieder mehr Zeit für wichtige Dinge, trotz Fachkräftemangel.
Nachhaltige Effizienzsteigerung in der Buchhaltung mit Automatisierter Belegverarbeitung und Finmatics
Unabhängig von der Größe des Teams oder der Kanzlei ist es immer wichtig, unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden und Prozesse, wenn möglich, zu beschleunigen.
Bestimmt ist Ihnen auch aufgefallen, dass gerade die Belegverarbeitung oft sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Das manuelle Verarbeiten eines Belegstapels dauert oft weit länger als eine Stunde und ist ein mühsamer Prozess, bei dem schnell Fehler passieren können da viele repetitive Arbeitsschritte notwendig sind. Da stellt man sich gerne mal die Frage, ob dies überhaupt noch zeitgemäß sei, insbesondere da die Ressourcen Ihres Teams durch den Fachkräftemangel in der Buchhaltung sehr wertvoll sind. Deswegen lautet die Antwort klar: Nein.
🚀 Warum Finmatics die Zukunft der Buchhaltung ist
Künstliche Intelligenz ist spätestens seit 2023 aufgrund von vieler verschiedener Anwendungen und Apps wie z.B. ChatGPT o.Ä. im Mainstream angekommen und verändert aktuell die Arbeit vieler Branchen. Gerade für die Belegverarbeitung hat sich KI ebenfalls als zeitgemäße Best Practice-Lösung etabliert. Finmatics bietet einzigartige KI-Algorithmen mit der Sie Ihre Belegverarbeitung vom Belegeingang bis zur Erstellung von Buchungsvorschlägen inkl. der Vorkontierung automatisieren können und so bis zu 70% Zeit sparen können. Wie Buchungsvorschläge mit Finmatics im Detail automatisiert erstellt werden lesen Sie in unserem weiterführenden Blogartikel.
⚡Jetzt direkt ausprobieren
Gerne stellen wir Ihnen Finmatics auch persönlich in einem kurzen Videotermin vor. Damit auch Sie gleich von der vollen Automatisierung profitieren können unterstützen wir Sie natürlich von Anfang an dabei. Kontaktieren Sie uns dafür einfach hier:
So können Sie mit gleichbleibendem Team trotzdem mehr schaffen und profitieren nicht nur von modernen Prozessen und weniger Fehlern, sondern treten auch nach außen hin als zukunftsgewandte Kanzlei auf.
Deshalb ist die Effizienzsteigerung durch Digitalisierung bzw. Automatisierung von Buchhaltungsprozessen ein weiterer besonders effektiver Hebel, um dem Fachkräftemangel in der Buchhaltung entgegenzuwirken. Aber auch weitere interne Prozesse können für höhere Effizienz sorgen.
Mandantenmanagement: Qualität geht vor Quantität
In der Steuerberatung und Buchhaltung hat die Betreuung und Beratung von Mandanten als Dienstleistung natürlich oberste Priorität.
Wenn die Arbeit durch zu viele Mandanten und zu wenig Personal nicht mehr bewältigt werden kann, leidet die Qualität der Dienstleistungen. Fehler können passieren und Fristen können nicht eingehalten werden, was zu erheblichen Problemen für die Mandanten und die Kanzlei führen kann. Eine sorgfältige Auswahl der Mandanten und eine gezielte Akquise von qualifizierten Neukunden ist daher unerlässlich, um ein hohes Maß an Qualität und Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Auch wenn es schwer fallen mag, Mandanten abzugeben, kann dies letztendlich zu einer Steigerung der Effizienz und des Erfolgs der Kanzlei beitragen.
Natürlich können Sie auch bei der Neuaufnahme von Mandanten vorab verschiedene Kriterien definieren und einen „Bewerbungsprozess“ implementieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mandanten auch zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passen und nicht mehr Aufwand für Sie verursachen als notwendig wäre.
Automatisierung mit Finmatics als schnelle Hilfe
Die oben genannten Punkte können allesamt trotz Fachkräftemangel in der Buchhaltung für eine Entlastung in der Kanzlei sorgen. Und wie immer besteht die beste Lösung wohl aus einer Kombination der drei Punkte. Aber auch wenn die Suche nach neuen Fachkräften auf allen zur Verfügung stehenden Wegen Ergebnisse bringt und Sie neue Kolleg:innen einstellen können, ist meistens vorerst noch keine unmittelbare Entlastung zu spüren. Das Onboarding und die Einschulung von neuen Mitarbeitenden nimmt ebenfalls Zeit in Anspruch und macht sich erst nach einiger Zeit wirklich in der geteilten Arbeitslast bemerkbar.
Um jedoch einen kurzfristigen Effekt zu spüren und sofort mühsame Arbeitsschritte loszuwerden geht an der Automatisierung mit Software kein Weg vorbei. Mit Finmatics verarbeiten Sie Belege bis zu 70% schneller, egal ob es um das Trennen und Heften von Papierbelegen geht oder ob Ihre Mitarbeitenden noch immer mühsam Belegdaten abtippen. Dafür ist keine lange Einschulung oder Einrichtung notwendig und Sie können sofort damit starten, Ihre Belege automatisiert zu verarbeiten.
Nutzen Sie die Unterstützung der künstlichen Intelligenz von Finmatics und entlasten Sie Ihre Fachkräfte sofort, damit Sie Ihre Mandanten behalten, und trotzdem effizienter arbeiten können. Kontaktieren Sie uns einfach und probieren Sie Finmatics kostenlos aus.
