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Finmatics Rechnungsfreigabe als Timesaver in der Konzernbuchhaltung
Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen sind wesentliche Aufgaben im Rechnungswesen. Dabei gibt es viele Richtlinien, die berücksichtigt und eingehalten werden müssen, um sicher zu stellen, dass alles korrekt ist. In vielen Unternehmen folgt die Rechnungsfreigabe aber leider keinem klar definierten Prozess und kostet so oftmals viel Zeit. Gerade wenn Belege in Papierform verschiedene Abteilungen bzw. Freigabestufen durchlaufen müssen, sind mühsame Rückfragen und lange Durchlaufzeiten vorprogrammiert.
Die AG Reederei Norden-Frisia hat deshalb 2022 mit Finmatics eine digitale und transparente Lösung für die effiziente Abwicklung der Rechnungsfreigabe für mehrere Gesellschaften und Mandanten implementiert.
„Mit Finmatics konnten wir einen transparenten und digitalen Rechnungsfreigabe-Prozess umsetzen und sparen uns dadurch mühsame Rückfragen und lange Wartezeiten. Durch den neuen Workflow und die praktische Freigabemöglichkeit per Finmatics Handy App werden Belege jetzt ca. 5x schneller freigegeben als bisher.
Das entlastet unser Rechnungswesen, aber auch andere Mitarbeiter und die Geschäftsleitung deutlich. Insgesamt hat die Einführung von Finmatics zu einer effizienteren Zusammenarbeit und einem reibungslosen Ablauf im Unternehmen beigetragen. “
– Joop Meyer, Handlungsbevollmächtigter Rechnungswesen und Finanzen, AG Reederei Norden Frisia
Effiziente unternehmensübergreifende Rechnungsfreigabe
Das Unternehmen "Frisia" wurde 1871 als reines Schifffahrtsunternehmen gegründet. Inzwischen ist es jedoch zu einem breit aufgestellten Dienstleistungsunternehmen herangewachsen. Insgesamt sind heute rund 280 Mitarbeiter:innen beschäftigt, wobei etwa 180 davon im Kernunternehmen AG Reederei Norden-Frisia tätig sind.
Obwohl sich das Unternehmen stark weiterentwickelt hat, ist die Aufgabe der "Frisia" nach wie vor die eines klassischen Inselversorgers. Mit zwölf Fähr-, Fahrgast- und Frachtschiffen bedient es das ganze Jahr über im Liniendienst die ostfriesischen Inseln Norderney und Juist.
Die Betreuung mehrerer Unternehmen unterschiedlicher Größe und mit mehreren Standorten an der ostfriesischen Küste stellt aber das Rechnungswesen vor Herausforderungen. Deswegen erforderten die Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe einen klar strukturierten digitalen Prozess.
Durch den Einsatz von Finmatics, sowohl mobil als App wie auch im Web-Portal konnte die durchschnittliche Belegdurchlaufzeit im neuen Freigabeprozess bei der AG Reederei Norden-Frisia um ca. 80% beschleunigt werden.
So funktioniert ein Finmatics Rechnungsfreigabeworkflow
Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen ist oft ein sehr individuelles Thema. Deshalb können auch Finmatics Rechnungsfreigabeworkflows sehr spezifisch konfiguriert werden, um genau die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zu erfüllen.
Dafür ist es egal, in welcher Form die Rechnungen eintreffen. Finmatics bietet viele verschiedene Wege, um Ihnen den Prozess für die vorbereitende Buchhaltung so einfach und gleichzeitig flexibel wie möglich zu machen. So können Belege bei Finmatics für die automatisierte Weiterverarbeitung oder einen Freigabeworkflow eintreffen:
- 🖨️ Scan
- ⏏️ Upload
- 📱 Mobile App
- 🔗 Rest API / Schnittstelle
- 🚪 Lieferanten- bzw. Kundenportale
- ☁️ Cloud ERPs
- 💻 On-premise ERPS
Sind die Belege bei Finmatics eingelangt, kann der Freigabeworkflow gestartet werden. Auch hier sind verschiedenste Konfigurationen und Freigabestufen möglich. Finmatics teilt anhand vorab definierter Regeln die Belege dann automatisch zur Freigabe der richtigen Person zu. Die zuständige Person kann dann einfach entweder über das Finmatics Web-Portal oder über die Finmatics App die Rechnung prüfen und freigeben. Danach erfolgt entweder eine automatische oder manuelle Übertragung ins ERP.
Wie löst die AG Reederei Norden-Frisia die Rechnungsfreigabe mit Finmatics?
Das Rechnungswesen der AG Reederei Norden-Frisia verarbeitet ca. 14.000 Eingangsrechnungen pro Jahr. Davon entfallen circa die Hälfte auf das Mutterunternehmen. Außerdem werden 18 Unternehmen unterschiedlicher Größe betreut. Trotz der Digitalisierung des Rechnungswesens mit DATEV Rechnungswesen im Jahr 2020 wurde der Rechnungsanerkennungs- und Freigabeprozess bisher noch analog per Hauspost erledigt. Dafür suchte der Konzern einen Softwarepartner und wurde mit Finmatics 2022 fündig.
In einem zweistufigen Prozess werden jetzt alle Eingangsrechnungen effizient und schnell mit Finmatics geprüft und freigegeben. Aktuell sind ca. 75 User im Workflow-Prozess für verschiedene Mandanten bzw. Gesellschaften eingebunden und nutzen sowohl die Finmatics App sowie das Finmatics Web-Portal um Belege zu prüfen und zur Zahlung freizugeben. Der Prozess läuft in zwei Schritten automatisiert ab, um eine effiziente Rechnungsfreigabe zu ermöglichen:
Zusammenarbeit und laufende Betreuung
Um ein Projekt in dieser Größe erfolgreich umzusetzen ist ein strukturierter Plan notwendig. Gemeinsam mit den Digitalisierungsprofis von Finmatics wurde in gemeinsamen Terminen zuerst der größere Teil des Workflows für das Mutterunternehmen mit ca. 50 Usern aufgesetzt. In weiterer Folge wurden dann Schritt für Schritt weitere Gesellschaften hinzugebracht.
Auch während des laufenden Betriebs steht unser Customer Success Team im ständigen Austausch mit der AG Reederei Norden-Frisia um gegebenenfalls Hilfe zu leisten. In einem zweiwöchigen Jourfixe werden immer aktuelle Themen, etwaige Neuigkeiten oder Herausforderungen gemeinsam besprochen. Aber auch der Austausch mit dem Finmatics Product Management kommt dabei nicht zu kurz. So können Wünsche und Vorschläge zu neuen Funktionen direkt aufgenommen werden, um Finmatics in Zukunft weiterhin immer besser an die Anforderungen der Nutzer:innen anzupassen.
Starten auch Sie mit Ihrem Unternehmen mit Finmatics
Finmatics bietet eine flexible Lösung für digitale Rechnungsfreigabeprozesse für Unternehmen jeder Größe. Dank schneller Einrichtung und intuitiver Bedienung können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen in kürzester Zeit loslegen. Mit Finmatics etablieren Sie transparente Workflows und dank klarer Aufgabenzuteilung werden Belege viel schneller geprüft und freigegeben als mit bisherigen Prozessen. Profitieren Sie außerdem von der Finmatics Mobile App für eine weitere Erleichterung der Rechnungsprüfung und Freigabe direkt und überall einfach am Handy.
Aber auch über die Rechnungsfreigabe hinaus bietet Finmatics Erleichterungen für das Rechnungswesen: Mit automatisierter Kreditorenverarbeitung verarbeiten Unternehmen Belege mit Finmatics bis zu 70% schneller und sparen sich mühsame Arbeitsschritte wie z.B. das Scannen, Trennen oder Abtippen von Belegen. Finmatics übernimmt in einem automatisierten Prozess die komplette Belegverarbeitung vom Belegeingang bis zum fertigen Buchungsvorschlag, der dann direkt ins jeweilige ERP übermittelt werden kann.
Kontaktieren Sie uns jetzt für einen kurzen Demo-Termin und sehen Sie sich Finmatics im Live-Betrieb an:
