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Durch den anhaltenden Digitalisierungstrend sind in Rechnungswesenabteilungen mittlerweile viele verschiedene Rechnungsformate üblich. Neben der klassischen Papierrechnung werden auch digitale Formate von Lieferanten übermittelt. Auf die (automatisierte) Verarbeitung hat die Art der Rechnung einen großen Einfluss, da jeweils verschiedene Schritte notwendig sind, um die Belege effizient zu digitalisieren.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie die verschiedenen Rechnungsformate im Detail technisch automatisiert verarbeitet werden und welche Vor- und Nachteile die neuen E-Rechnungen bieten.
1. E-Rechnung, PDF-Rechnung, Papierrechnung - was ist der Unterschied?
Papierrechnung – Eine Papierrechnung kennt jeder. Papierrechnungen sind aufwändig in der Verarbeitung, werden aber das Rechnungswesen trotz neuerer digitaler Formate noch längere Zeit begleiten.
PDF-Rechnung –Sie erhalten eine Rechnung per E-Mail oder Portal-Download von Ihrem Lieferanten. Das Dokument ist digital und muss natürlich nicht gescannt werden. Die Herausforderungen für die automatische Verarbeitung sind jedoch ähnlich zu einer Papierrechnung.
E-Rechnung. Jetzt wirds erst richtig digital. Eine E-Rechnung ist im Prinzip ein Datensatz in einem strukturierten Format mit allen Rechnungsinformationen, der vom Lieferanten zum Kunden geschickt wird. Wie so eine E-Rechnung auszusehen hat, definiert die europäische Richtlinie 2014/55/EU und die daraus entstandene Europäische Norm EN 16931
2. Wie kann man sich so eine E-Rechnung vorstellen?
Elektronische Rechnungsdokumente sind strukturierte Daten. Entweder eine XML-Datei oder eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. XML steht für “eXtensible Markup Language”.
Für Rechnungswesenmitarbeiter ohne technisches Hintergrundwissen ist es jedoch schwierig, diese Dateien zu entziffern. Daher werden XML-Dateien in Finmatics in eine lesefreundliche PDF-Darstellung, ähnlich einer PDF-Rechnung, aufbereitet und so im Buchhaltungs- und Workflow-Cockpit angezeigt.
Natürlich importiert und verarbeitet Finmatics Rechnungen im XML-Format und nutzt die Daten aus der XML-Datei für die automatisierte Verarbeitung.
3. Warum ist die Verarbeitung von PDF- und Papierrechnungen so aufwändig?
Im Vergleich zu einer PDF-Rechnung oder Papierrechnung enthält eine E-Rechnung alle Informationen vollständig digital. Um den Vorteil in der Verarbeitung zu verstehen, muss aber vorab geklärt werden, welche Schritte für die Verarbeitung einer Papierrechnung notwendig sind:
Sowohl Papier-, PDF- und E-Rechnungen können mit modernen Systemen wie Finmatics vollständig automatisiert verarbeitet werden um sogenannte “touchless bookings” zu erreichen. Dies bedeutet, dass Buchungen vollständig automatisiert ablaufen können und sie dafür nicht mehr manuell eingreifen müssen. Jedoch sind die technischen Schritte und der Reife- bzw. Komplexitätsgrad je nach Rechnungsformat unterschiedlich.
Für die automatisierte digitale Verarbeitung einer Papierrechnung in Finmatics sind 8 technische Schritte notwendig:
1) Scannen
Papierrechnungen müssen zuerst digitalisiert werden. Dafür werden oft zum Teil noch veraltete Lösungen wie Trennblätter oder Barcodes zur Belegtrennung verwendet. Moderne Technologien wie Finmatics „Scan & Trenn“ trennen Belege unabhängig von der Scanhardware automatisch und durch KI-Erkennung von ersten, mittleren und letzten Belegseiten.
2) Intelligente Dokumenten Klassifizierung
Nach dem Scannen muss das Dokument klassifiziert werden. In diesem Schritt wird ermitteln, ob es sich um eine Rechnung, Lieferschein, Bestellbestätigung, … handelt. Auch dieser Schritt wird mit KI-Algorithmen vereinfacht und automatisiert abgewickelt.
3) Optische Zeichenerkennung (OCR)
Den Begriff OCR haben Sie bestimmt schon einmal gehört. Nachdem das Dokument digitalisiert wurde, läuft eine optische Zeichenerkennung. Damit werden Pixel zu Buchstaben und Zahlen gemacht, aber noch keine Rechnungsinformationen per se ausgelesen.
4) Intelligente Kopfdatenerkennung & 5) Intelligente Positionsdatenerkennung
Andere, komplexe KI-Algorithmen, basierend auf neuronalen Netzen, extrahieren Positionsdaten und Kopfdaten aus dem digitalisierten Belegbild.
6) Data Enrichment
Die ausgelesenen Daten werden um weitere Informationen ergänzt. Beispielsweise werden Kostenstellen, Sachkonten und Bestellbezüge hergestellt. Diese Information steht nicht auf der Rechnung, sondern wird mithilfe der Kontext-Information aus dem ERP-System vorhergesagt.
7) Bestellabgleich
Bei PDF- oder Papierrechnungen mit Bestellbezug werden die zuvor ausgelesenen Positionsdaten in diesem Schritt mit den Positionsdaten in der Bestellung abgeglichen.
8) Automatisierte Kontrollen
Im letzten Schritt werden formale Kontrollen automatisiert durchgeführt. Die Dokumente werden beispielsweise auf UStG-Merkmale, etc. überprüft.
Bei Finmatics läuft dieser Schritt unter dem Namen „Tax Controls“.
Diese Schritte passieren in modernen Systemen wie Finmatics automatisiert und können zu Touchless Booking Quoten von über 80% führen.
4. Wie wird eine E-Rechnung automatisiert verarbeitet?
Im Vergleich zu einer PDF-Rechnung und Papierrechnung bietet eine E-Rechnung eine Vielzahl an Automatisierungsvorteilen. Bei E-Rechnungen fallen 5 der 8 Verarbeitungsschritte weg, da eine E-Rechnung bereits digital ist und auch schon alle Informationen zu Kopf- & Positionsdaten, sowie zum Dokumententyp enthält.
Data Enrichment - ist notwendig! Der Rechnungsteller weiß in der Regel nicht, auf welche Kostenstellen, PSP Elemente, Sachkonten etc. der Rechnungsempfänger die Rechnung bucht bzw. welchem Workflow User die Rechnung zugeordnet wird.
Der Abgleich von Bestellung mit Lieferung und Rechnung ist selbstverständlich auch mit E-Rechnungen notwendig. Die vorhandenen Positionsdaten auf der E-Rechnung erleichtern jedoch den Bestellabgleich.
Wurde die E-Rechnung richtig ausgestellt? Auch Tax-Controls sind weiterhin notwendig, da trotz einer elektronischen Rechnungsstellung keine rechtlich korrekte Rechnung garantiert ist.
5. Gibt es einen weltweiten Standard für E-Rechnungen?
Derzeit leider nein. Alle europäischen Regierungen haben eigene Technologiestandards entwickelt und implementiert. Kleines Beispiel: Allein im kleinen Österreich gibt es mehrere im Umlauf befindliche Versionen des österreichischen Standards „ebInterface“.
Warum das so ist und laufend neue Standards hinzukommen, haben wir bei Philip Helger, E-Invoicing Experte und Mitglied der AUSTRIAPRO, dem Verein, der den österreichischen Standard definiert, nachgefragt:
Das Format ebInterface ist eine rein österreichische Lösung und basiert auf dem Ansatz, dass nur eine minimale Anzahl von Datenfeldern enthalten ist, die dafür aber von allen Anwendern – und das sind hauptsächlich Software-Hersteller - vollumfänglich unterstützt werden müssen.
Durch diesen Ansatz gab es in den Anfängen immer wieder neue Anforderungen aus verschiedenen Branchen, die dann zu neuen Versionen geführt hat. Dann hat der Bund ebInterface als Format für seine Lösung eRechnung.gv.at verwendet – dadurch sind auch neue Anforderungen dazu gekommen. Die letzte große Änderungswelle ergab sich durch das Herstellen der technischen Kompatibilität zum europäischen Standard. Jetzt kann man eine ebInterface-Rechnung in das europäische Format und zurück konvertieren, und alle wesentlichen Felder bleiben erhalten.
6. Sterben Papierrechnungen aus?
Auf sehr lange Sicht ja. Mittelfristig wird aber vor allem der Anteil von E-Rechnungen kontinuierlich steigen. In den nächsten Jahren werden alle Unternehmen Papier-, PDF- und E-Rechnungen kombiniert erhalten. Ein anderes Thema sind Barbelege, die oft durch Smartphones digitalisiert werden und elektronische Daten in Form von QR Codes beinhalten. Mehr Informationen zu QR-Codes und deren Vorteile zur automatisierten Verarbeitung lesen und sehen Sie hier.
7. Wie verarbeitet Finmatics E-Rechnungen?
Finmatics-Kunden verarbeiten E-Rechnungen, PDF- und Papierrechnungen automatisiert in der Software-Lösung. Für das Handling von E-Rechnungen und die speziellen Herausforderungen in der Verarbeitung von E-Rechnungen stellen wir folgende Funktionen zur Verfügung:
1) E-Rechnungstransformer: Damit stellen wir sicher, dass alle relevanten E-Rechnungsformate ineinander umgewandelt werden können und neue Formate schnell umgesetzt werden.
2) E-Rechnungen automatisiert verarbeiten: Data Enrichment, Tax Controls, Duplikate erkennen, Bestellabgleich und vieles mehr. Diese Finmatics Features wurden auch für die Nutzung mit E-Rechnungen optimiert.
3) REST-API: Sie wollen nicht nur E-Rechnungen empfangen, sondern Ihr ERP aufrüsten, um E-Rechnungen zu erstellen? Über die Finmatics REST-API können sie einfach E-Rechnungen erstellen und anschließend an Lieferanten versenden.
Praxisbeispiel: AVIS Budget Group
Der Internationale Konzern AVIS Budget Group verarbeitet alle eingehenden Rechnungen mit Finmatics. Das inkludiert auch E-Rechnungen. Zum Beispiel enthält Finmatics E-Rechnungen aus Italien durch einen italienischen Provider, dieser pusht die Rechnungen zu Finmatics und dort werden sie automatisch geprüft und im AVIS Shared Service Center verarbeitet. Wenn Sie noch mehr Details zu diesem Projekt lesen möchten finden Sie hier die gemeinsame Success Story mit AVIS Budget Group.