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QR-Codes sind nicht nur seit der Corona-Pandemie wieder in aller Munde. Sei es auf Supermarktrechnungen, Zugtickets oder Stickern und Plakaten - die kleinen quadratischen Muster sind beinahe überall im Alltag zu finden.
Vor allem auf Barbelegen können QR-Codes sowohl für die Zahlung wie auch für die digitale Weiterverarbeitung eine Erleichterung bringen. Warum Digitalisierung gerade in der Buchhaltung und im Rechnungswesen ein Trend ist, den Sie nicht verpassen sollten, lesen Sie hier.
Im folgenden Artikel lesen Sie, woher QR-Codes kommen, wie sie funktionieren und wie sie für die Automatisierung des Rechnungswesens hilfreich sein können.
1. Wofür steht “QR” eigentlich?
Das Acronym “QR” steht für “Quick Response”. Im Prinzip ist ein QR Code ein zweidimensionaler Barcode. Sowohl in einem normalen Strichcode wie auch in einem QR Code sind Daten gespeichert. Der große Unterschied: QR Codes sind zweidimensional und können mehr Daten speichern.
2. Wer hat QR Codes erfunden?
"Denso Wave", ein Tochterunternehmen des japanischen Automobilzulieferer Toyota hat QR Codes erfunden. Die erste Anwendung war das Tracking von Fahrzeugen im Zuge des Produktionsprozesses.
3. Warum hat jeder QR Code Quadrate an den Ecken?
Ist Ihnen das schon aufgefallen? Jeder QR Code hat drei Quadrate an den Ecken. Diese Quadrate enthalten keine Information und dienen nur der Orientierung für jeweilige Scanner, z.B. einer Smartphone-Kamera, um den Code richtig auszulesen. Auch das kleinere Quadrat dient lediglich der besseren Orientierung und erleichtert insbesondere die Ausrichtung auf unebenenen Oberflächen. Der eigentliche QR Code ist in das Muster zwischen den Quadraten eingebettet.
4. Was hat ein QR Code mit CDs und DVDs zu tun?
Das richtig tolle an QR-Codes ist die eingebaute Fehlerkompensation.
Selbst wenn ein QR Code teilweise zerstört ist, beispielsweise einen Riss hat, kann eine Maschine trotzdem die ganze Information auslesen. Das ist möglich, da die Informationen mehrfach im QR Code vorhanden sind. Die Fehlerkorrektur funktioniert über eine sogenannte Reed–Solomon Codierung.
Diese Reed–Solomon Codes werden nicht nur für QR Codes verwendet, sondern auch für die Fehlerkompensation bei CDs, DVDs. Das bedeutet: Eine zerkratzte CD kann immer noch Musik abspielen, dank Reed–Solomon Codes. Auf die gleiche Art und Weise kann auch ein teilweise beschädigter QR Code immer noch ausgelesen werden, dank Reed–Solomon Codes.
5. Warum gibt es eigentlich QR Codes auf Rechnungen und Barbelegen?
Grundidee war es, die Zahlung der Rechnungen zu vereinfachen: Dafür hat das European Payment Council (EPC) einen Standard für QR Codes auf Rechnungen geschaffen. Dieser Standard nennt sich EPC-QR Codes. Diese EPC-QR Codes sind nun auf vielen Rechnungen und auch Barbelegen abgedruckt und enthalten alle Daten für eine SEPA Überweisung.
6. Sind im QR Code alle Rechnungsinformationen vorhanden?
Leider nein, nicht alle Rechnungsinformationen befinden sich im QR Code. Da QR Codes die Zahlung der Rechnungen vereinfachen sollen sind in der Regel auch nur zahlungsrelevante Daten im QR Code gespeichert.
Das bedeutet für die Buchhaltungs-Automatisierung, dass QR Codes auf Rechnungen alle Kopfdaten enthalten. Durch die eingebaute Fehlerkompensation können die Kopfdaten auch fehlerfrei erfasst werden. QR Codes auf Rechnungen enthalten jedoch keine buchungs-relevanten Informationen zu Positionsdaten, Zahlungsbedingungen, Liefer- Leistungsdaten.
7. Wie nutzen wir bei Finmatics QR Codes für die Automatisierung der Buchhaltung?
Finmatics nutzt die Vorteile der QR Codes: Kopfdaten sind im QR Code enthalten und durch die eingebaute Fehlerkompensation können Kopfdaten robust, verlässlich und fehlerfrei erfasst werden.
Usability ist wichtig: Das Erfassen des QR Codes muss möglichst einfach sein: Dafür hat die Finmatics Mobile App ein QR Code Scanning Feature. Mitarbeitende im Unternehmen können damit Barauslagen, Bewirtungsbelege und Reisekosten fotografieren und den QR Code gleich miterfassen.
Wichtig! QR Codes enthalten in der Regel nicht alle Infos.
Für alle Belege die gescannt werden, wird neben den QR Codes durch Machine Learning auch die Positionsinformation gelesen und es werden gleichzeitig steuerliche Checks am Rechnungstext durchgeführt. Nur damit können die Belege formal geprüft werden und Sachkonten, sowie Kostenstellen vorhergesagt werden.
Der QR Code ist also ein Puzzlestein für die Automatisierung.
8. Video
In diesem 4-minütigen Video fasst Finmatics Geschäftsführer Dr. Patrick Sagmeister alle relevanten Infos über QR Codes mit eigenen Worten zusammen:
Mehr Informationen zur Automatisierung von Buchhaltungsprozessen für Steuerberater, mittelständische Unternehmen und Großunternehmen finden Sie hier:
Buchhaltung automatisieren - für Steuerberater
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