Buchungsvorschlag mit KI erstellen: So geht's

Vom Beleg zum Buchungsvorschlag - ganz einfach mit KI

Mit der KI-Technologie von Finmatics ist es möglich, Buchungsvorschläge völlig automatisiert zu erstellen. Der momentan anhaltende Digitalisierungstrend ermöglicht es, Personal zu entlasten und gleichzeitig bisherige Aufgaben durch Automatisierung schneller zu erledigen.

Welche Schritte im Hintergrund für die Erstellung eines Buchungsvorschlags notwendig sind, und wie diese mithilfe von KI automatisiert ablaufen können, lesen Sie in diesem Artikel.

Die vorbereitende Buchhaltung und insbesondere die manuelle Belegverarbeitung gehört zu den aufwändigsten Tätigkeiten in der Buchhaltung. Das Ordnen und anschließende markieren von Papierbelegen fürs Scannen und das Abtippen der Beleginformationen nimmt viel Zeit in Anspruch. 

Gerade wenn der Digitalisierungsgrad der Mandantschaft durchwachsen ist und Sie Belege in verschiedenen Formaten (📧,📄,📂,💾, …) verarbeiten müssen, erschwert das die Verarbeitung von Belegen sehr.

Aber die Digitalisierung macht natürlich auch vor der Steuerberatung und Buchhaltung nicht halt. Mit einer digitalen Arbeitsweise ebnen Steuerberater den Weg, um viele dieser mühsamen Tätigkeiten in Zukunft automatisiert abwickeln zu können.

Finmatics automatisiert die Buchhaltung vom Belegeingang bis zum fertigen Buchungsvorschlag mithilfe intelligenter KI-Algorithmen und ermöglicht dadurch eine Zeitersparnis von ca. 70% in der Belegverarbeitung. Um einen vollständigen Buchungsvorschlag zu generieren automatisiert Finmatics die bisher händisch notwendigen Arbeitsschritte im Hintergrund:

• Belegeingang
• Belegtrennung
• Optische Zeichenerkennung (OCR)
• Kopf- & Positionsdatenerkennung
• Sachkontovorhersage
• Rechtliche Kontrollen (UStG-Checks)

Das Ergebnis ist letztendlich ein Buchungsvorschlag, der direkt ins Buchhaltungssystem exportiert werden kann. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Software Steuerfachkräften dabei hilft, die mühsamen repetitiven Tätigkeiten in der Belegverarbeitung effizienter zu erledigen.

Schritt 1: Der Belegeingang

Die Arbeitsweise von Mandanten ist oft sehr verschieden. Alle in den selben Prozess zu zwingen kann mangels Veränderungswille oftmals der Digitalisierung im Weg stehen. Finmatics bietet deswegen verschiedenste Wege, wie Belege eingehen können, ohne dass eine Änderung auf Mandantenseite notwendig ist:

• KI-Scannen von Papierbelegen
• Datei-Upload
• Erfassen per Mobile App
• Senden von Belegen an E-Mail-Adresse (z.B. invoices@domain.com)

Der meiste Aufwand in der Kanzlei entsteht jedoch, wenn große Mengen an Papierbelegen digitalisiert werden müssen. Das Scannen eines einzigen Pendelordners kann mit veralteten Scan-Methoden (Trennblätter, Barcodes, …) schnell eine Stunde in Anspruch nehmen. Doch hier kann die Finmatics-KI für bis zu 6x schnelleres Digitalisieren sorgen: Legen Sie Belege einfach unsortiert in ihren Scanner und scannen Sie diese ein. Finmatics erledigt den Rest für Sie.

Schritt 2: Automatische Belegtrennung

Im nächsten Schritt am Weg zum automatisierten Buchungsvorschlag müssen die übertragenen oder gescannten Belegstapel getrennt werden. Die künstliche Intelligenz von Finmatics erkennt die Belegseiten automatisch und trennt einen Stapel in einzelne Belege auf. Damit Scannen Sie Pendelordner in durchschnittlich 10min:

Die automatische Belegtrennung ist übrigens nicht an eine bestimmte Scan-Hardware gebunden und ist auch für digitalen Belegtransfer einsetzbar. Das bedeutet, dass auch Mandanten selbst Belege scannen oder hochladen können und diese dann (z.B. per Mail oder Upload im Web-Portal) an die Kanzlei senden. Die automatische Belegtrennung geschieht im Hintergrund und alle Belege liegen sofort digital und getrennt auf.

Schritt 3: Optische Zeichenerkennung (OCR)

Den Begriff OCR haben Sie bestimmt schon einmal gehört. Eine optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition) ist heutzutage in beinahe jeder Smartphone-Kamera-App verfügbar und wandelt Pixel in Zeichen (Buchstaben, Zahlen, …) um.

So wird auch bei Finmatics Text auf Rechnungen digitalisiert. Das bedeutet allerdings noch kein Auslesen der Beleginformation statt. Die OCR-Erkennung bildet aber die Grundlage für die automatisierte Erstellung eines Buchungsvorschlags, da damit alle Textinformationen dann in digitaler Form vorliegen.

Schritt 4: Intelligente Kopf- & Positionsdatenerkennung

Für einen vollständigen Buchungsvorschlag ist die Information über Lieferanten, Rechnungsersteller, Rechnungsdatum, …, sowie die Erkennung von verschiedenen Positionen und Beträgen am Beleg essenziell. Finmatics automatisiert diesen Prozess mithilfe von neuronalen Netzen. Diese Algorithmen werden laufend trainiert, um selbstständig die notwendigen Informationen auf Belegen zu identifizieren.

Dank der selbstlernenden KI hinter Finmatics ist es nicht (wie bei anderen Lösungen) notwendig, Schablonen für verschiedene Lieferanten anzulegen, um der Software zu zeigen, wo sich die Informationen auf der Rechnung befinden. Auch neue, bzw. bisher unbekannte Rechnungslayouts können richtig ausgelesen werden und schließlich zu einem automatisiert erstellten Buchungsvorschlag werden.

Schritt 5: Data Enrichment & Sachkontenvorhersage

Im nächsten Schritt werden die ausgelesenen Daten durch Information ergänzt, die garnicht auf der Rechnung zu finden ist.

Um einen vollständigen Buchungsvorschlag zu erstellen, müssen u.A. Sachkonten bekannt sein und Geschäftspartner richtig zugeordnet werden. Außerdem müssen ggf. auch Kostenstellen und Kostenträger richtig vermerkt werden.

Für die Automatisierung dieses Arbeitsschrittes lernt Finmatics selbstständig aus der Buchungsvergangenheit im ERP, pro Mandanten, wie diese Informationen zugeordnet wurden. Dafür sind wie im Schritt davor keine Regeln oder Schablonen notwendig.

Mit diesem Schritt wurden nun alle buchungsrelevanten Informationen automatisiert aus dem digitalisierten Belegbild erfasst. Um die sichere Verbuchung des Buchungsvorschlags zu ermöglichen, sind aber noch weitere Kontrollen notwendig.

Schritt 6: Automatisierte Kontrollen

Im letzten Schritt werden Kontrollen automatisiert auf allen Belegen durchgeführt. Finmatics prüft die Belege auf UStG-Merkmale. Es wird überprüft ob alle notwendigen Felder vorhanden sind, ob ein Leistungsdatum vorhanden ist, sind Absender und Empfänger richtig auf der Rechnung abgebildet, stimmen die USt.-Id.-Nummern mit den Stammdaten zusammen und sind sie aktuell gültig.

Das Ergebnis: Der Buchungsvorschlag

Durchläuft ein Beleg automatisiert diese Schritte, so liegt im Endeffekt ein fertiger Buchungsvorschlag vor, die, meist zusammen mit anderen Belegen, ins Buchhaltungssystem exportiert werden kann, ohne, dass Buchhalter manuell eingreifen müssen.

Natürlich erfordert ein hoher Automatisierungsgrad auch eine gute Ausgangslage. Digitalisierte Belege und eine gute Stammdatenpflege ermöglichen es der KI, immer mitzulernen und sich so mit jedem verarbeiteten Beleg stetig zu verbessern. Auf diese Art können erfahrungsgemäß 9 von 10 Belegen automatisiert werden.

So steigt die Effizienz in der Buchhaltung deutlich an und bringt gleichzeitig eine Entlastung für Fachkräfte. 

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