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Belege unsortiert scannen oder hochladen
Das neue Feature „Automatische Belegtyperkennung“ ist bereits im Einsatz. Dadurch passieren keine Fehler mehr, wenn z.B. Mandanten Belege falsch sortieren oder den falschen Belegtypen zugeordnet haben. Finmatics erkennt von selbst, welchem Belegtyp eine Rechnung zuzuordnen ist. In folgendem Erfahrungsbericht erzählen wir, wie die Automatisierungsquote in der Kanzlei mit dem neuen Feature weiter gesteigert werden konnte. Als innovative Steuerberaterkanzlei mit DATEV und Finmatics ist Dr. Stefan Thiems, Kanzleileiter der Steuerberatungsgesellschaft Dr. Thiems & Kollegen ständig auf der Suche nach neuen Wegen, das Effizienzniveau für die Mandanten weiter zu erhöhen und auch intern Prozesse schneller, digitaler und einfacher zu machen. Bereits seit über einem Jahr arbeiten wir nun zusammen an der Digitalisierung der Buchhaltung in der Kanzlei und ermöglichen den Mitarbeitenden mit Finmatics schon jetzt eine Zeitersparnis von ca. 70% in der Belegverarbeitung. Dank der guten Zusammenarbeit und einer Top-Datenlage konnten wir ihnen als einem der ersten Kunden anbieten, unser neues Feature „Automatischen Belegtyperkennung“ zu testen.
Keine Sortierungsfehler mehr
Da Mandanten Belege häufig falsch sortieren führte das in der Vergangenheit oft zu Fehlern beim Upload und bedeutete zusätzliche Mehrarbeit für das Personal. Um das Problem zu lösen haben wir seit kurzem das neue Finmatics-Feature „Automatische Belegtyperkennung“ im Einsatz. Aber wie gut funktioniert das in der Praxis? Die Mandatsstruktur in der Kanzlei ist geprägt von vielen kleineren Mandanten, 4/3-Rechnern, mit einer durchschnittlichen Anzahl von 20 Belegen pro Monat und Mandant. Die 4/3-Rechner werden kreditorisch/debitorisch verarbeitet: Belege werden mit Finmatics Scan & Trenn gescannt oder in Finmatics hochgeladen, durch Finmatics automatisiert verarbeitet und die Zuordnung von Bank und Beleg erfolgt in DATEV. Die Matchquote beträgt 99%:
Leider gibt es aber immer wieder Fälle, in denen Mandanten die Belegtypen nicht korrekt unterscheiden und falsch hochladen. Momentan ist das durchschnittlich bei 1 von 20 Uploads durch Mandanten der Fall. Hier konnten wir mit der neuen automatischen Belegtyperkennung helfen, um trotzdem eine fehlerfreie Verarbeitung zu garantieren.
Mit der neuen Funktion der automatischen Belegtyperkennung haben wir einen weiteren Meilenstein in Richtung Effizienzsteigerung erreicht und die Automatisierungsquote in der Kanzlei noch weiter erhöhen können.
Aufwandsersparnis auch für Mandanten
Aber nicht nur innerhalb der Kanzlei konnten damit Vorteile erzielt werden: Die Mandanten müssen nun nicht mehr manuell Belegtypen zuordnen, sondern können einfach alle Belege in einer PDF-Datei hochladen, oder gesammelt in einem Ordner in die Kanzlei bringen. Die digitalisierten Belegstapel werden dann automatisch von Finmatics Scan & Trenn getrennt und der richtige Belegtyp wird erkannt und zugeordnet. Dadurch gehören Fehler bei Sortierung und Upload der Vergangenheit an. Für die Mandanten bedeutet die automatische Belegtyperkennung einen deutlich höheren Komfort und viel weniger Aufwand, da sie die Belege nicht mehr manuell vorsortieren müssen. Außerdem können Belege auch mithilfe der Finmatics App oder per E-Mail übermittelt werden. Diese Funktion bringt die Kanzlei einen großen Schritt näher an unsere gemeinsame Vision einer vollständigen Automatisierung und einer noch effizienteren Arbeitsweise.
„Die Aktivierung der automatischen Belegtyperkennung erfolgte bei uns völlig automatisch, da wir bereits seit einem Jahr mit Finmatics arbeiten und somit genügend Trainingsdaten verfügbar waren. Finmatics schaltete uns als Pilotgruppe einfach frei. Was uns besonders beeindruckte, war, dass keine Regeln eingestellt werden mussten. Das Feature funktionierte einfach "out of the box". Die Trefferquote war sensationell.
Von mehreren tausend Belegen im Testzeitraum wurden fast alle richtig klassifiziert. Die Trefferquote ist mit über 99.4%, deutlich besser als beim Upload durch den Mandanten, der bei 20 Belegen pro Monat durchschnittlich einen Fehler macht (95%).“ – Dr. Stefan Thiems, Kanzleileiter
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die automatische Belegtyperkennung ein weiterer Meilenstein für die Steuerberaterkanzlei war. Durch den Einsatz von KI konnte sowohl der Komfort für die Mandanten erhöht werden wie auch die Arbeitsabläufe in der Kanzlei verbessert werden. Dass keine Zeit für das Set-Up aufgewendet werden musste und die Trefferquote exzellent war, machte das Feature zu einem vollen Erfolg. Wir freuen uns auf auch in Zukunft weitere spannende Entwicklungen zu unseren Finmatics Digital Heros zu bringen. Lesen Sie noch mehr über spannende Digitalisierungsmöglichkeiten in der Buchhaltung.
Finmatics Digital Hero werden 🚀
Als Finmatics Digital Hero genießt die Dr. Thiems & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft aus Cuxhaven viele Vorteile, einschließlich frühzeitigem Zugang zu den neuesten Funktionen, wie die automatische Belegtyperkennung.
Wenn auch Sie bereits Finmatics Kunde sind und von allen Vorteilen des "Digital Hero"-Programms profitieren möchten kontaktieren Sie einfach Ihren zuständigen Customer Success Manager um das Abzeichen zu erhalten.
Das Digital Hero-Abzeichen setzt eine Automatisierungsquote (Touchless-Quote) von 60% voraus. Wir haben hier einige Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie auch Ihre Touchless-Quote einfach erhöhen können. Gerne unterstützen unsere Customer Success Manager auch dabei, Wege zu finden, Ihre Abläufe noch weiter zu optimieren. Kontaktieren Sie uns dafür einfach hier:
