Die Zeit um das Jahresende ist für Steuerberater und Buchhalter oft von Stress und Hektik geprägt. Die Anforderungen an die pünktliche und korrekte Abwicklung der Buchhaltung sind hoch, und der Druck steigt kurz vor wichtigen Fristen wie UVA-Terminen oder dem Jahresabschluss.
Die buchhalterischen Abläufe in der Kanzlei sind oft einem wiederkehrenden monatlichen Zyklus unterworfen. Meistens landen Belege gesammelt zum Monatsende per Pendelordner oder digital in einem Schwung in der Kanzlei. Die Buchhaltungsabteilung steht dabei vor der Herausforderung, sämtliche Belege des Vormonats schnell zu verarbeiten.
Die Sammlung und Übermittlung von Belegen zum Ende des Monats ist ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess, der weit verbreitet ist. Dieses Aufschieben führt zu einem regelrechten Engpass in der Buchhaltung und erhöht den Stress vor Monatsende und insbesondere vor der Jahresabschlusserstellung erheblich. Doch wie kann man dem entgegenwirken? Wie können Buchhalter und Steuerberater den Stress im Jahresendspurt in ruhigerem Fahrwasser bewältigen? Die gezielte Kombination von Digitalisierung, guter Mandantenkommunikation, Automatisierung und KI ermöglicht es, den Stresspegel in der Kanzlei zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität und Effizienz in der Jahresabschlusserstellung zu steigern.
Wir zeigen Ihnen, wie ein kontinuierlicher digitaler Belegtransfer, die Automatisierung von Prozessen und gezieltes Training zur optimalen Lösung führen. So wird die Jahresabschlusserstellung zu einer stressfreieren und effizienteren Aufgabe für Buchhaltungsprofis.
Die Bündelung aller Belege in letzter Minute bedeutet, dass Buchhalter und Steuerberater in kürzester Zeit große Mengen an Dokumenten verarbeiten müssen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöht und die Qualität der Arbeit beeinträchtigt. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist es unerlässlich, den Übergang zu kontinuierlichen digitalen Belegübertragungen zu fördern und die Prozesse zu optimieren.
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Der Wechsel von herkömmlichen Pendelordnern zu einem kontinuierlichen digitalen Übertragungsverfahren ermöglicht eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast. Statt in geballten Mengen kurz vor der Jahresabschlusserstellung fließen die Belege stetig ein und können direkt verarbeitet werden.
Buchhalter haben die Möglichkeit, Belege laufend zu verarbeiten, anstatt sich in der Stressphase kurz vor Fristablauf übermäßig zu belasten. Diese Arbeitsweise ermöglicht es, Fehler zu minimieren, die Qualität der Buchhaltung zu steigern und nicht zuletzt den Stressfaktor in der Kanzlei erheblich zu reduzieren.
Mit Finmatics haben Sie oder Ihre Mandanten die Möglichkeit, Belege einfach direkt zu übermitteln, wenn diese eintreffen. Mit einer einfachen Lösung wie beispielsweise einer automatischen E-Mail-Weiterleitung im BCC an von Finmatics erstellte Mail-Adressen gelangen Belege sofort zur Buchhaltung und können viel schneller und effizienter verarbeitet werden.
Auch die Finmatics Mobile App kann hier von Mandanten optimal genutzt werden. Gerade Barbelege geraten oft in Vergessenheit oder gehen verloren. Mit der Finmatics App können diese dann einfach direkt bei Erhalt, z.B. beim Geschäftsessen, abfotografiert werden und werden dann anschließend direkt an die Buchhaltung übermittelt.
Die händische Verarbeitung eines einzelnen Belegs nimmt im Durchschnitt ca. 3 Minuten in Anspruch. Bei optimal genutztem Einsatz von Automatisierungstools geht der Arbeitsaufwand im besten Fall gegen null. Sind 70-80% der Belege automatisiert, verringert sich der gesamte Arbeitsaufwand spürbar, was den Zeitdruck vor der Jahresabschlusserstellung mindert.
Die vorbereitende Buchhaltung beinhaltet viele Aufgaben, die nicht nur zeitaufwändig sind, sondern auch mühsam und monoton, vor allem wenn sie geballt zu Monats- oder Jahresende erledigt werden müssen. Darunter fällt vor allem die Belegtrennung von Belegstapel, egal ob diese in Papierform oder in einem gesammelten PDF übermittelt werden.
Mit der KI-gestützten Lösung von Finmatics gehören diese Tätigkeiten der Vergangenheit an. In Zukunft ist es egal, ob Sie oder Ihre Mandanten Belege im Stapel übermitteln: Mit der Finmatics Belegzentrale und Scan & Trenn werden einzelne Belege mittels KI erkannt und an der richtigen Stelle getrennt. So digitalisieren bzw. trennen Sie Belege innerhalb von kürzester Zeit.
Aber die Automatisierung geht noch einen Schritt weiter: Finmatics liest Belege mit Hilfe von OCR und KI aus und erkennt automatisch verschiedene Informationen und versteht Zusammenhänge auf Rechnungen, ohne vorab definierte Schablonen. In den meisten Fällen erhalten Sie dadurch vollständig ausgelesene Belege, die lediglich kontrolliert werden müssen. Durch mitlernende KI-Algorithmen können sogar buchhalterische Informationen ergänzt werden, die gar nicht auf der Rechnung stehen, wie z.B. Sach- bzw. Personenkonto, Geschäftspartner, Steuercodes und mehr.
Wenn Sie noch genauere Informationen möchten, wie die Automatisierung der Buchhaltung bei Finmatics Schritt für Schritt abläuft lesen Sie mehr in diesem weiterführendem Blogartikel.
Gerade das Abtippen von Belegen kostet Zeit. Wie oben erwähnt kann KI in vielen Fällen diese Arbeit sehr verlässlich übernehmen. Aber auch die besten Algorithmen stoßen manchmal an ihre Grenzen und können keine Auslesequote von 100% garantieren. Gerade, wenn handgeschriebene Belege verarbeitet werden oder die Belege mit schlechter Qualität gescannt wurden ist eine automatisierte Auslese oft schwierig. Aber auch dafür gibt es eine Lösung, um Ihre Belegverarbeitung noch schneller und angenehmer zu machen:
Im Finmatics Shared Service Center werden von der KI nicht vollständig ausgelesene Belege für Sie manuell ergänzt. Unsere Mitarbeitenden im SSC ergänzen innerhalb von 24 Stunden alle Felder, die auf der Rechnung zu finden sind, auch auf handgeschriebenen Belegen, sofern diese lesbar ist. So bleibt für Ihre Fachkräfte lediglich die Arbeit, die buchhalterisches Wissen über die Mandanten voraussetzt.
In folgendem Video haben wir die Vorteile unserer Shared Service Center – Erweiterung kurz für Sie zusammengefasst:
Nutzen Sie das Finmatics Shared Service Center und holen Sie sich insbesondere für die stressige Zeit zum Jahresende den nötigen Boost für weniger Stress und effizientere Belegverarbeitung.
Seien Sie schnell und nutzen Sie unser Angebot*: Fragen Sie bis 30.11.2023 an, klicken Sie im Formular auf "Shared Service Center" und sparen Sie 40% auf die SSC-Erweiterung für Ihre Buchhaltung:
* Das Angebot ist bis 30.11.2023 gültig und gilt nur bei Abschluss eines Vertrags („Vertrag“) über die Bereitstellung der Automatisierungszentrale mit Finmatics. Der Aufschlag für die Shared Service Center Erweiterung gemäß diesem Angebot beträgt sohin 30 % auf den jeweiligen Listenpreis für die aktuelle Vertragserstperiode, für die Folgeperiode beträgt der Aufschlag 50 % auf den jeweiligen Listenpreis für die Shared Service Center Erweiterung. Das Angebot ist nicht mit anderen Aktionen kombinierbar. Irrtum, Druck- und Satzfehler vorbehalten. Der Erwerb der SCC Erweiterung gemäß diesem Angebot gilt als Erweiterung des bestehenden Vertrages, es gelten die im Vertrag jeweils vereinbarten Bestimmungen und unsere AGB, abrufbar unter https://www.finmatics.com/allgemeine-geschaeftsbedingungen
Trainingscenter als strategisches Tool In der heutigen Zeit wird es für Buchhalter:innen und Steuerfachkräfte zunehmend entscheidend, KI-Software in ihre tägliche Arbeit zu integrieren und diese auch gezielt zu trainieren. Dieser Ansatz ermöglicht eine Steigerung der Automatisierungsrate und führt zu einer reibungsloseren Buchhaltung in der Zukunft. Die Einbindung von menschlichem Fachwissen mit einem tiefen Verständnis für die individuellen Bedürfnisse von Mandanten und Geschäftspartnern ermöglicht es, KI-Algorithmen maßgeschneidert zu optimieren. Dies führt zu einer präziseren Verarbeitung von Belegen, einer verbesserten Vorhersagegenauigkeit und letztendlich zu einer höheren Effizienz in den Buchhaltungsprozessen.
In dieser Hinsicht bietet Finmatics mit dem Trainingscenter ein herausragendes Tool. Es ermöglicht Buchhalter:innen und Steuerfachkräften, KI-Software gezielt auf ihre individuellen Anforderungen hin zu trainieren, um so eine optimale Automatisierungsrate zu erreichen. Dieser innovative Ansatz trägt dazu bei, die Arbeit in der Buchhaltung angenehmer und effizienter zu gestalten, da die Technologie auf die spezifischen Bedürfnisse der Fachkräfte zugeschnitten ist.
In folgendem kurzen Video sehen Sie, warum das Finmatics Trainingscenter Ihnen schon jetzt dabei helfen kann, Stress in Zukunft durch hohe Automatisierungsraten besser zu vermeiden:
Außerdem erfahren Sie im Blogartikel zum Finmatics Trainingscenter noch weitere spannende Aspekte. Lesen Sie hier weiter .
Jetzt die Effizienz steigern Dank stetiger Digitalisierung, Automatisierung und KI ist es möglich, den Stress und den Arbeitsdruck, der typischerweise vor der Jahresabschlusserstellung auftritt, zu minimieren. Ein kontinuierlicher digitaler Belegtransfer, die Automatisierung von Prozessen und gezieltes Training ermöglichen es Steuerberatern und Buchhaltern, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig eine qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. So wird die Jahresabschlusserstellung zu einer stressfreieren und effizienteren Aufgabe für Buchhaltungsprofis und auch während des Jahres wird monatlich eine deutliche Entlastung spürbar.
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