Die steuerWEHR Unternehmens- und Steuerberatungs GmbH aus Niederösterreich hat ihre Belegverarbeitung Ende 2021 mit Finmatics modernisiert und optimiert.
Ein wesentlicher KPI eines solchen Projekts ist in jedem Fall die Automatisierungsquote. So wird der Effizienzgewinn durch neue Tools messbar. Aber selbstverständlich steigt die Automatisierungsquote nicht nur mit dem bloßen Login in ein neues Tool. Durch den Einsatz von Finmatics konnte die Kanzlei nicht nur die Fehlerquote reduzieren, sondern auch Zeit und Ressourcen einsparen, um sich auf wichtige Aufgaben wie Beratung und Analyse zu konzentrieren. Mit gezieltem Training der KI-Modelle hinter der Finmatics Software durch Verarbeitung von immer mehr Belegen konnte außerdem die Automatisierungsquote im Vergleich zur anfänglichen Testphase von ca. 50% auf mittlerweile über 70% gesteigert werden.
Wie einfach eine Steigerung der Automatisierungsquote mit Finmatics gelingt und dadurch eine Zeitersparnis von ca. 50-70% erreicht werden kann lesen Sie in diesem Artikel.
Künstliche Intelligenz (KI) basiert auf Algorithmen und Modellen, die es ermöglichen, Muster und Zusammenhänge in Daten zu erkennen. Eine KI wird trainiert, indem sie große Mengen an Daten analysiert und Muster erkennt. Im Fall von Finmatics arbeiten mehrere KI-Modelle zusammen, um die bestmöglichen Ergebnisse (z.B. Kontierung) zu liefern. Das heißt, je besser und schneller Finmatics trainiert wird, desto besser die Ergebnisse.
Während manche Funktionen (KI-Belegtrennung mit Finmatics Scan & Trenn) kanzleiübergreifend trainiert werden, ist die Buchhaltung und Belegverarbeitung ein sehr individueller Vorgang und unterscheidet sich oft stark zwischen verschiedenen Unternehmen oder Kanzleien. Daher lernt Finmatics die Verarbeitung von Beleginformationen (z.B. Kontierung, Geschäftspartner, …) individuell auf Kanzleiebene.
Aber auch hier gilt wieder: Je mehr Daten Finmatics zum Training zur Verfügung hat, desto besser können die richtigen Konten, Geschäftspartner, … identifiziert werden und Finmatics kann präzisere Ergebnisse liefern. Fördert man die KI aktiv, indem größere Mengen von Belegen verarbeitet werden (und ggf. Korrekturen vorgenommen werden), steigert sich die Automatisierungsquote und immer mehr Belege können automatisiert verarbeitet werden.
Das Geheimnis hinter der Steigerung der Automatisierungsquote in der Kanzlei war die bewusste Entscheidung, die KI durch vermehrte Interaktionen immer besser anzutrainieren. Kurz gesagt: Mehr Belege verarbeiten.
Zu Beginn der Finmatics-Testphase wurden durchschnittlich 500 Belege pro Monat mit Finmatics verarbeitet. Nach nur kurzer Zeit steigerte die steuerWEHR das Belegvolumen um 300% auf durchschnittlich 2000 Belege im Monat. Die KI von Finmatics lernt so dadurch schneller und kann durch die Verarbeitung von immer mehr Belegen besser auf individuelle Anforderungen eingehen. Dadurch wurde auch die Automatisierungsquote von anfänglichen 50% auf über 70% gesteigert.
💡 Aber nicht nur die Menge der hochgeladenen Belege beeinflusst die Automatisierungsquote, auch an einigen anderen Schrauben kann gedreht werden, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erreichen. Lesen Sie hier einige Tipps und Tricks, wie auch Sie die Automatisierungsquote in Ihrem Unternehmen steigern können.
Durch die Steigerung der Automatisierungsquote hat die Kanzlei nicht nur Zeit und Ressourcen eingespart, sondern auch die Qualität gesteigert. Fehler bei der Belegverarbeitung konnten reduziert werden, da Finmatics die individuellen Fälle, Geschäftspartner, … der verarbeiteten Mandanten immer besser lernt.
"Durch die Steigerung des Belegvolumens, das wir über Finmatics verarbeitet haben, konnten wir unsere Automatisierungsquote in der Belegverarbeitung von 50% auf über 70% steigern. Die Automatisierung ist ein wichtiger Schritt für uns, um wettbewerbsfähig zu bleiben und unseren Kunden weiterhin einen qualitativ hochwertigen Service zu bieten."
- Klaus Klöbel, CMC
Nutzen Sie schon Finmatics und wollen Ihre Automatisierungsergebnisse auch auf das nächste Level bringen? Gerne unterstützen wir Sie dabei. Kontaktieren Sie uns einfach für ein kurzes Gespräch. Gemeinsam mit unseren Digitalisierungsprofis schaffen Sie es auch, mit einfachen Schritten manuellen mühsamen Prozessen den Kampf anzusagen und noch effizienter zu arbeiten.
Digitalisierung birgt Optimierungspotenzial im gesamten Prozess der Belegverarbeitung. Gerade, aber nicht nur wenn Papierbelege verarbeitet werden müssen bedeutet das einen erheblichen Aufwand für Buchhalter:innen. Pendelordner müssen in der Regel sortiert werden und dann Beleg für Beleg eingescannt und abgetippt werden. Aber auch wenn Belege digital von Mandanten übermittelt werden gibt es bei verschiedenen Arbeitsschritten Möglichkeiten zur Verbesserung. Im Digitalisierungsprojekt mit Finmatics wurde an folgenden Punkten angesetzt, um eine optimale Automatisierung zu ermöglichen:
Wie bei vielen Kanzleien ist der Belegeingang bei der Steuerberatung steuerWEHR nicht einheitlich, sondern ein Mix aus verschiedenen Technologien. Die steuerWEHR erhält ca. 20% der Belege von Mandanten noch in Papierform. Der Großteil der Belege trifft aber mehrheitlich bereits digital über ihr Mandantenportal (via BMD Com) ein. Finmatics bietet auch in diesem Schritt bereits einen ersten Mehrwert:
Werden Belege im Stapel eingescannt oder in einer Datei hochgeladen, erkennt Finmatics Scan & Trenn mittels KI zusammengehörende Seiten und trennt die Belege automatisch im Hintergrund richtig in einzelne Belege.
Finmatics unterstützt bei der steuerWEHR nach der Belegtrennung auch die weitere Belegverarbeitung. Belegdaten werden ausgelesen und mithilfe der KI werden fertige Buchungsvorschläge an BMD übergeben. So müssen Buchhalter:innen nicht mehr mühsam und monoton arbeiten und sind so außerdem ca. 70% schneller. Lesen Sie hier noch genauer, wie ein Buchungsvorschlag von Finmatics automatisch erzeugt wird.
Dank der neuesten Schnittstelle zur BMD erfolgt die ganze Verarbeitung von Finmatics im Hintergrund und Buchhalter:innen holen die fertigen Buchungsvorschläge dann einfach im Programmpunkt Vorerfassung Buchungen per Klick oder in regelmäßigen Intervallen automatisch ab, kontrollieren diese und verbuchen die Belege anschließend.
Digitale und automatisierte Belegverarbeitung mit Finmatics ist die Lösung bei steigendem Workload, Personalknappheit und stark ausgelasteten Fachkräften. Dank intuitiver Software und nahtloser Anbindung ans ERP-System sparen Sie in der Kanzlei bis zu 70% Ihrer Zeit.
Kontaktieren Sie uns jetzt für ein kostenloses Beratungsgespräch: