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Automatisiert, nachhaltig und konkurrenzfähig: Die Schlüsselfaktoren der papierlosen Steuerberatung
In Zeiten zunehmender Digitalisierung durchläuft die Steuerberaterbranche einen entscheidenden Wandel. Die Einführung papierloser Arbeitsweisen revolutioniert nicht nur die internen Prozesse von Steuerkanzleien, sondern beeinflusst auch maßgeblich die Zusammenarbeit mit Mandanten. Dieser Artikel erkundet die Gründe für den Übergang zur papierlosen Steuerberatung und gibt Einblicke in die Vorteile und Herausforderungen dieses innovativen Ansatzes.
Papier: Immer noch großes Thema in deutschen Unternehmen
Der Bitkom Digital Office Index 2022 zeigt, dass bisher nur acht Prozent der deutschen Unternehmen komplett papierlos arbeiten. Während Digitalisierungsvorhaben fast überall auf der Agenda stehen, scheitert die Umsetzung dennoch oft an bekannten Themen, wie z.B. die fehlende Bereitschaft zur Änderung gewohnter Prozesse von Mitarbeitenden oder Geschäftspartnern. Durch den anhaltenden Fachkräftemangel fehlen außerdem in vielen Unternehmen ausreichend qualifizierte, motivierte und digitalaffine Fach- bzw. Nachwuchskräfte, um ein papierloses Digitalisierungsvorhaben erfolgreich umzusetzen.
Doch wie sieht es in der Steuerberatungsbranche aus?
Trotz der allgemeinen Digitalisierungstrends arbeitet ein Großteil der Steuerkanzleien noch immer mit Papier. Neben den oben bereits genannten Hindernissen sind in der Buchhaltung mitunter auch eingespielte Prozesse und Arbeitsabläufe mit Mandanten ein großes Hindernis, die Kanzlei komplett papierlos zu strukturieren. Während digitale Buchhaltungssysteme längst gang und gebe sind, scheitert es oftmals an durchgängig papierlosen Prozessen vom Belegeingang über die Rechnungsfreigabe bis zur Verbuchung im ERP.
Als papierlose Steuerberatungskanzlei konkurrenzfähig sein
Eine papierlose Arbeitsweise in der Kanzlei hat vielseitige Vorteile. Da digitale Buchhaltungssoftware bereits standardmäßig verwendet wird, ist es sinnvoll, alle papierbasierten Prozesse zu digitalisieren, denn mit vollständig digitalen Daten kann ein noch viel größerer Effizienzgewinn erreicht werden.
Durch die uneingeschränkte Verfügbarkeit von Buchhaltungsdaten und Belegen in digitaler Form (z.B. durch cloud-basierte Software) sind Fachkräfte nicht an einen fixen Arbeitsort gebunden und Pendelordner, Belegstapel oder Ähnliches müssen nicht transportiert werden. So ermöglichen Sie Ihren Fachkräften ein einfaches und zeitgemäßes Arbeiten im Homeoffice. Die digitale Verfügbarkeit sämtlicher Dateien während der Mandantenkontakte verbessert die Professionalität und beschleunigt den Informationsaustausch erheblich.
Außerdem sparen Sie durch eine papierlose Arbeitsweise in der Kanzlei auch Platz und minimieren Umweltauswirkungen. Die freigewordenen Flächen durch den Wegfall von Aktenschränken bieten Raum für kreativere Gestaltung oder können anderweitig genutzt werden.
Doch die Umsetzung eines papierlosen Steuerbüros ist meist nicht von heute auf morgen erledigt, sondern bringt in vielen Fällen einige Hindernisse mit sich. Bei Finmatics unterstützen wir alle Kunden dabei, papierbasierte Prozesse effizient zu automatisieren. Mithilfe von Finmatics konnte die deutsche Kanzlei DWL Döcker & Partner GmbH, die seit 2006 an der Digitalisierung ihrer Prozesse arbeitet, die Vision einer komplett papierlosen Steuerkanzlei umsetzen.
Herausforderungen auf dem Weg zur papierlosen Steuerberatungskanzlei
Um Papier aus der Steuerkanzlei erfolgreich zu verbannen, müssen verschiedene Aspekte erfüllt werden, die unterschiedliche Herausforderungen mitbringen können.
Um papierlos zu arbeiten ist eine umfassende Implementierung digitaler Tools notwendig. Da die Verbuchung in den allermeisten Fällen bereits in Buchhaltungssoftware geschieht können auch andere Automatisierungstools wie Finmatics für einen weiteren Effizienzgewinn eingesetzt werden.
Es kann herausfordernd sein, gewohnte Abläufe zu ändern, besonders wenn sie sich über viele Jahre eingespielt haben. Selbst wenn diese Prozesse nicht besonders effizient sind, scheinen sie dennoch zu funktionieren und die Notwendigkeit einer Veränderung wird in Frage gestellt. Mitarbeitende und auch Führungskräfte können aufgrund von Gewohnheiten und einer Vorliebe für traditionelle Arbeitsweisen Widerstand gegen eine Umstellung auf eine papierlose Steuerberatungskanzlei zeigen. Daher ist es besonders wichtig, das Team von dem Digitalisierungsvorhaben zu überzeugen und die Vorteile einer papierlosen Kanzlei klar darzustellen.
Diese, und noch viele weitere Punkte sind wichtig zu beachten, um papierloses Arbeiten in der Kanzlei zu ermöglichen. In unserem kostenlosen Whitepaper zur erfolgreichen Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts finden Sie hilfreiche Tipps für einen reibungslosen Projektablauf:
Die papierlose Zukunft der Steuerberatung
Mit technologischen Innovationen und neuen Möglichkeiten wie dem Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung wird ein papierloses Arbeiten in der Steuerberatung immer mehr zur Notwendigkeit, denn die papierlose Steuerberatungskanzlei ist nicht nur eine moderne Entwicklung, sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Gerne helfen wir Ihnen dabei, durch Automatisierung mittels künstlicher Intelligenz die Vision einer papierlosen Steuerkanzlei umzusetzen. Sparen Sie durch den Einsatz von Finmatics bis zu 70% Ihrer Zeit und schaffen Sie Zeit für wichtigere Dinge, während die Software die repetitive Alltagsarbeit übernimmt.
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