Ab dem 1. Januar 2025 wird es für Unternehmen in Deutschland ernst: Sie müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für viele Mandanten, die noch keinen Zugang zu einem E-Rechnungskompatiblen Tool haben, wird die Empfangspflicht eine gewaltige Herausforderung.
Stellen Sie sich vor: Der Jahreswechsel ist gerade vorbei, die ersten E-Rechnungen treffen ein – und nichts geht. Plötzlich sind da Dateien mit der Endung .xml im E-Mail-Postfach und können nicht mehr geöffnet und gelesen werden. Ihre Mandanten sehen nur kryptische XML-Dateien, die sich nicht öffnen lassen und wenden sich mit vollem Vertrauen an Sie - ihre Steuerberatungskanzlei. Die Folge: das Telefon in Ihrer Kanzlei klingelt pausenlos und Hilferufe kommen von allen Seiten.
Obwohl E-Rechnungen empfangen wie ein technisches Detail klingt, könnte es in der Praxis zu einem echten Problem werden. Besonders kleine Mandanten ohne entsprechende Software werden auf die Unterstützung der Steuerberatung angewiesen sein. Ein digitaler Prozess wird zur Pflicht, denn E-Rechnungen wie PDF-Rechnungen einfach auszudrucken und zu Scannen ist nicht möglich. Steuerkanzleien, die jetzt keine effiziente digitale Lösung wie Finmatics finden, drohen Anfang 2025 im Chaos zu versinken.
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Technisch ist der Empfang einer solchen E-Rechnung kein Problem: Die Dateien können einfach, wie PDF bisher, per E-Mail versendet und empfangen werden – die Herausforderung bei der Empfangspflicht liegt jedoch darin, dass die meisten nicht in der Lage sein werden, diese Rechnungen ohne spezielle Software zu lesen und zu prüfen. Das XML-Format wird viele überfordern. Ohne eine visuelle Darstellung bleiben die Inhalte für den Menschen unverständlich. Dafür gibt es aber bereits eine Lösung. Aber auch das Hybridformat ZUGFeRD, das eine lesbare PDF-Datei mit eingebettetem XML enthält ist nicht ganz bedenkenlos nutzbar:
Da die Daten im ZUGFeRD Format doppelt enthalten sind (PDF & XML) wird eine Prüfung unerlässlich, um Diskrepanzen zwischen den beiden Rechnungsinhalten zu vermeiden, insbesondere da der unlesbare XML-Teil des ZUGFeRD-Formats das Original darstellt. Auch für diese Prüfung muss eine effiziente digitale Lösung gefunden werden.
Noch dürfen Papier- oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Aber das wird nicht lange so bleiben. Ab 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Und ab 2028 wird die Verpflichtung zur E-Rechnung für alle Unternehmen vollständig in Kraft treten, sobald der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt.
Es ist absehbar, dass viele, vor allem kleinere Unternehmen, 2025 völlig unvorbereitet auf die Umstellung auf E-Rechnungen reagieren werden. Selbst Unternehmen, die in der Vergangenheit einfache PDF-Rechnungen problemlos verarbeitet haben, werden von den neuen XML-Rechnungen überfordert sein. Diese Dateien sind ohne die richtige Software weder lesbar noch prüfbar. Und genau hier entsteht das Problem: Viele Mandanten werden verzweifelt Hilfe bei Ihnen suchen.
Besonders kleine Unternehmen und Freiberufler, die keine eigene Buchhaltungssoftware oder z.B, DATEV Unternehmen Online nutzen, werden auf Unterstützung der Steuerkanzlei angewiesen sein. Es ist zu erwarten, dass die Anzahl der Anfragen drastisch ansteigen wird – Steuerkanzleien müssen sich also schon jetzt auf die kommende Welle vorbereiten.
Um diese potenziell chaotische Situation zu vermeiden, sollten Steuerberater frühzeitig auf Lösungen setzen, die den Empfang von E-Rechnungen für ihre Mandanten so einfach wie möglich gestalten. Finmatics bietet hier eine umfassende Lösung, die speziell für Steuerberater und deren Mandanten entwickelt wurde.
Für Ihre Mandanten bietet Finmatics das beste Nutzererlebnis, denn sie erhalten einfachen Zugang zur Plattform und sind in kürzester Zeit empfangsbereit für E-Rechnungen.
Besonders hilfreich: Finmatics visualisiert die XML-Rechnungen automatisch, sodass Ihre Mandanten diese einfach lesen und sofort auf Richtigkeit prüfen können. Sie benötigen keine zusätzliche Software und keine besonderen technischen Kenntnisse – alles wird für Sie auf der Plattform bereitgestellt. Das spart Zeit und Nerven, sowohl für Ihre Mandanten als auch für Sie. Verlieren Sie keine wertvolle Zeit und stellen Sie schon jetzt sicher, dass Ihre Prozesse für die kommende E-Rechnungspflicht optimal digitalisiert sind. Vereinbaren Sie einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch bei Finmatics. Sie erhalten eine kurze Demo der vielfältigen Digitalisierungs- und Automatisierungsvorteile der Software und können Ihre Fragen an unsere Experten stellen.
Die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ist keine Frage des „Ob“, sondern nur noch des „Wann“. Das setzt eine digitale Arbeitsweise in der Kanzlei voraus. Wenn Mandanten unvorbereitet sind, wird der Jahresanfang 2025 für viele Steuerkanzleien ein Albtraum. Stellen Sie sich auf volle Telefonleitungen, überforderte Mandanten und eine endlose Kette von Supportanfragen ein.
Doch das muss nicht sein: Mit Finmatics können Sie und Ihre Mandanten sich schon jetzt auf die Umstellung vorbereiten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten den Empfang von E-Rechnungen einfach und effizient meistern. So vermeiden Sie das Chaos und können Ihre Mandanten weiterhin optimal unterstützen – auch in Zeiten großer Veränderungen.