Die Digitalisierung hat die Arbeitsweise in vielen Branchen grundlegend verändert und macht auch vor der Steuerberatung nicht halt. Wer bei der Digitalisierung in der Steuerberatung lediglich an den Einsatz eines Computers denkt, verkennt die Vielfalt und Tiefe des Wandels, der damit einhergeht. Die Digitalisierung umfasst viele innovative Tools und Tricks, die den Arbeitsalltag deutlich erleichtern und die Arbeit in der Kanzlei effizienter machen.
In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die Auswirkungen der Digitalisierung in der Steuerberatungsbranche und wie auch Sie digitale Tools nutzen können, um in Ihrer Steuerberatungskanzlei perfekt für die Zukunft gerüstet zu sein.
Ein Bereich, der besonders von der Digitalisierung profitiert, ist die Buchhaltung. Durch den Einsatz von Softwarelösungen können Belege und Dokumente elektronisch erfasst und verarbeitet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehlerquellen. Automatisierte Prozesse erleichtern zudem die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen, indem sie repetitive Aufgaben übernehmen, den Fachkräften mehr Raum für strategische Beratung bieten und Freikapazitäten für neue Mandanten schaffen. Die Fortschritte in der künstlichen Intelligenz haben eine immense Bedeutung für die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen und Belegverarbeitung.
Finmatics arbeitet als Automatisierungssoftware in Kombination mit Ihrem Buchhaltungssystem und setzt direkt am Beginn des Prozesses an: Der Belegeingang. Bevor Belege überhaupt buchhalterisch verarbeitet werden, übernimmt die KI von Finmatics bereits den ersten Schritt: die Belegtrennung. Oftmals werden Belege in Stapeln übermittelt, sei es durch Hochladen oder Scannen, wodurch mehrere Belege in einer einzigen PDF-Datei vorliegen. Finmatics erkennt mithilfe künstlicher Intelligenz, wie viele Belege sich in der Datei bzw. im Scan befinden, und trennt sie an der richtigen Stelle.
Anschließend werden die Belege mit KI-Unterstützung ausgelesen und von Finmatics mit KI weiterverarbeitet. Die künstliche Intelligenz lernt aus vergangenen Buchungen und kann sogar Konten oder Geschäftspartner vorhersagen. Schließlich erhalten Sie einen kompletten Buchungsvorschlag von Finmatics, den Sie einfach in Ihre Buchhaltungssoftware exportieren oder integrieren können, abhängig von Ihrem System. Gerne zeigen wir Ihnen das volle Potenzial von Finmatics in einer kurzen kostenlosen persönlichen Demo und stehen Ihnen für Fragen zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach, und unser Team wird sich um die Terminvereinbarung kümmern.
Aber nicht nur für die Erstellung der Buchhaltung können digitale Tools in der Steuerberatung hilfreich sein. Die Digitalisierung ermöglicht auch eine effizientere Kommunikation mit Mandanten. Statt aufwendiger Briefkorrespondenz können Dokumente sicher und schnell digital ausgetauscht werden. Plattformen für die Zusammenarbeit, wie beispielsweise sichere Online-Portale, erleichtern den Informationsaustausch und die gemeinsame Bearbeitung von Unterlagen. Durch die Nutzung digitaler Kommunikationswege können Steuerberater zudem flexibler auf die Bedürfnisse ihrer Mandanten eingehen und zeitnah auf Anfragen reagieren.
Besonders effizient ist hier auch eine Lösung per Mobile App. Smartphones begleiten uns schon lange auch im geschäftlichen Umfeld und sind oft am schnellsten griffbereit. Gerade für den Transfer von beispielsweise Kassabelegen oder Barbelegen ist eine Mobile App eine effiziente Lösung. Mit der Finmatics App können Belege einfach schnell mit der Handykamera abfotografiert und übertragen werden. Aber nicht nur das, auch etwaige Rückfragen, Kommentare oder Ergänzung von Kostenstellen kann über die App im Handumdrehen erledigt werden. Außerdem können auch ein- oder mehrstufige Freigabeprozesse mit der App zeiteffizient umgesetzt werden und für eine große Zeitersparnis sowie transparente Prozesse sorgen.
Die Umstellung auf digitale Aktenführung ermöglicht eine bessere Organisation und Verwaltung von Dokumenten. Digitale Akten sind jederzeit und von überall zugänglich, was die Arbeitsweise flexibler gestaltet und den Zugriff auf Informationen erleichtert. Gleichzeitig müssen jedoch strenge Datenschutzrichtlinien eingehalten werden, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Implementierung entsprechender Sicherheitsmaßnahmen ist daher ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung in der Steuerberatung.
Finmatics vertraut dafür auf eine Cloud, um Daten jederzeit und überall für alle Kunden verfügbar zu machen. Dafür ist jedoch wie oben erwähnt eine hohe Sicherheit essenziell. Finmatics erfüllt strenge Sicherheitskriterien und ist mit dem ISO 27001 Zertifikat ausgezeichnet. Außerdem wird die Software auf europäischen Servern gehostet.
Die Digitalisierung hat die Steuerberatung revolutioniert und bietet zahlreiche Möglichkeiten, den Arbeitsalltag effizienter und transparenter zu gestalten. Von der Buchhaltung über die Kommunikation bis hin zur Analyse und Bereitstellung von Daten – digitale Lösungen optimieren Prozesse und ermöglichen eine noch bessere Betreuung der Mandanten. Um die Chancen der Digitalisierung optimal zu nutzen, ist es jedoch wichtig, die entsprechenden Tools gezielt einzusetzen und gleichzeitig den Datenschutz im Blick zu behalten.
Aber was wäre ein Artikel über die Digitalisierung in der Steuerberatung ohne ChatGPT zu erwähnen? Die KI-Technologie, die auf großen Sprachmodellen basiert (Large Language Models) ermöglicht es, innerhalb kürzester Zeit große Mengen an Text zu verarbeiten und darauf basierend menschenähnlichen Text zu erstellen. Falls Sie noch nicht mit ChatGPT experimentiert haben – es lohnt sich auf jeden Fall. Als Inspiration für mögliche Einsatzbereiche in der Steuerberatung haben wir für Sie noch eine kleine Liste erstellt, für welche Aufgaben Sie ChatGPT nutzen könnten:
Bei Finmatics ist unser Team ständig dabei, die neuesten innovativen Technologien für eine noch effizientere Automatisierung von Prozessen in der Steuerberatung und insbesondere der Buchhaltung und Belegverarbeitung umzusetzen. In unserem monatlichen Newsletter erfahren Sie als erstes von neuen Trends, Features oder Events rund um das Thema KI in der Buchhaltung. Melden Sie sich jetzt einfach an und bleiben Sie am Ball.