Splitbuchung in der Buchhaltung: So vermeiden Sie Fehler und buchen gemischte Belege richtig

Sie arbeiten mit Rechnungen, deren Positionen buchhalterisch auf verschiedene Konten verteilt werden müssen? Vielleicht enthält ein Beleg sowohl Werbekosten als auch Büromaterial oder unterschiedliche Umsatzsteuersätze auf einer Seite. Solche Fälle sind keine Ausnahme, sondern Alltag in der Buchhaltung von Steuerberatungskanzleien und Unternehmen.

Doch wie bucht man das korrekt, ohne Fehler bei der Vorsteuer oder im Kontenplan? In solchen Fällen hilft eine Splitbuchung. In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine Splitbuchung ist, wann eine Rechnungsaufteilung erforderlich ist, wie Sie diese korrekt umsetzen und welche Stolperfallen Sie vermeiden sollten.

Splitbuchung: Das Wichtigste in Kürze

• Eine Splitbuchung teilt einen Betrag auf mehrere Sachkonten oder Steuersätze auf.
• Sie ist notwendig bei gemischten Kostenarten oder unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen.
• Falsch durchgeführte Splitbuchungen können zu Vorsteuerproblemen führen. Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen Splitbuchungen, erfordern aber genaue Eingaben.

Was ist eine Splitbuchung?

Bei einer Splitbuchung, auch Aufteilungsbuchung, wird ein Gesamtbetrag einer Rechnung in der Buchhaltung auf mehrere Sachkonten oder Kostenstellen aufgeteilt. Diese Aufteilung kann aus zwei Gründen erforderlich sein:

Steuerliche Splitbuchung: Mehrere Umsatzsteuersätze

Die steuerliche Splitbuchung legt den Fokus auf die korrekte Erfassung unterschiedlicher Umsatzsteuersätze auf einem Beleg.

Beispiel: Eine Hotelrechnung enthält 7% Umsatzsteuer auf die Übernachtung und 19% auf das Frühstück. Für eine korrekte Vorsteuerverrechnung müssen diese Positionen getrennt gebucht werden.

Inhaltliche Splitbuchung: Verschiedene Kostenarten

Bei der inhaltlichen Splitbuchung geht es um die Aufteilung nach Sachverhalten, z.B. verschiedene Aufwendungen oder Erlöse.

Beispiel: Eine Quittung enthält Büromaterial und Getränke – also unterschiedliche Kostenarten, die jeweils auf ein eigenes Konto gehören.

In vielen Fällen treten beide Splitbuchungsarten gleichzeitig auf. Wird beispielsweise in einem Restaurant gegessen und Trinkgeld gegeben, sind oft verschiedene Steuersätze und Kostenarten betroffen. Wer hier nicht exakt aufteilt, riskiert unklare Auswertungen und steuerliche Fehler.

Wann ist eine Splitbuchung erforderlich?

Eine Splitbuchung ist nötig, wenn mindestens einer der folgenden Fälle zutrifft:

• Es gibt mehrere Umsatzsteuersätze auf einem Beleg.
• Der Betrag muss auf unterschiedliche Kostenarten verteilt werden.
• Ein Teil der Ausgabe ist privat, der andere geschäftlich.
• Eine Zahlung wurde mit mehreren Zahlungsmitteln geleistet (z.B. Gutschein und EC-Karte).
• Eine Sammelrechnung deckt mehrere Projekte oder Kostenstellen ab.

Wer solche Fälle mit einer einzigen Buchungszeile abwickelt, arbeitet fehleranfällig und erschwert die Nachvollziehbarkeit, etwa bei der Betriebsprüfung oder internen Auswertung.

Wie unterscheidet sich eine Splitbuchung von einer Sammelbuchung?

Bei der Splitbuchung wird ein Geschäftsvorfall in mehrere Teile zerlegt. Eine Sammelbuchung fasst mehrere Belege zu einer Buchung zusammen. Beide Methoden haben ihre Berechtigung, verfolgen aber unterschiedliche Ziele. Eine Sammelbuchung vereinfacht Massenvorgänge, eine Splitbuchung erhöht die Genauigkeit.

Was sind typische Anwendungsfälle einer Splitbuchung?

Nicht jede Rechnung braucht eine Splitbuchung. Aber wenn sie gebraucht wird, dann meist in Momenten, in denen mehrere Buchungsregeln aufeinandertreffen. Wer hier keine saubere Aufteilung vornimmt, riskiert fehlerhafte Auswertungen, falsche Steuerbeträge oder unklare Kontenzuordnungen. Deshalb lohnt es sich, Beispiele der Splitbuchung gut zu kennen:

1. Quittungen mit mehreren Kostenarten

Ein Einkauf im Drogeriemarkt enthält Büromaterial, Putzmittel und einen Kaffee für den Kundenbesuch, alles auf einem Beleg. Hier müssen Sie die Konten aufteilen und Rechnungspositionen entsprechend zuweisen (z.B. 4930/6815 Bürobedarf, 4640/6630 Repräsentationskosten).

2. Hotelrechnungen mit Frühstück 

Eine Hotelübernachtung enthält zwei unterschiedliche Umsatzsteuersätze: 7% auf die Übernachtung, 19% auf das Frühstück. Für die korrekte steuerliche Splitbuchung müssen beide Teile getrennt erfasst werden, da die Vorsteuer sonst nicht korrekt gezogen werden kann.

3. Zahlungen mit mehreren Zahlungsmitteln

Ein Kunde zahlt eine Rechnung teilweise bar, den Rest mit einem Gutschein. In der Buchhaltung muss dieser Betrag auf zwei Buchungszeilen aufgeteilt werden, um den Zahlungsfluss korrekt abzubilden.

4. Aufteilung geschäftlich/privat

Ein Mitarbeiter tankt privat und geschäftlich auf einer Quittung. Nur der geschäftliche Anteil darf gebucht und die Vorsteuer geltend gemacht werden. Auch hier wird eine Splitbuchung notwendig.

5. Sammelrechnung für verschiedene Projekte

Eine Agentur erhält eine Rechnung für Werbekosten, die auf mehrere Kundenprojekte aufgeteilt werden muss. Die Kostenstelle muss bei jeder Buchungszeile einzeln erfasst werden, damit die interne Zuordnung stimmt.

Woran erkennen Sie, dass eine Splitrechnung notwendig ist?

Schon ein einfacher Prüfmechanismus kann helfen. Beantworten Sie die folgenden Fragen mit “Ja”, ist eine Splitrechnung erforderlich:

• Enthält der Beleg mehrere Umsatzsteuersätze?
• Sind unterschiedliche Kostenarten oder Projekte betroffen?
• Wurde mit mehreren Zahlungsmitteln gezahlt?
• Ist der Beleg teilweise privat, teilweise geschäftlich nutzbar?
• Besteht der Geschäftsvorfall aus mehreren Leistungen, etwa Waren und Service?

So führen Sie Splitbuchung korrekt durch

Eine Splitbuchung ist nicht kompliziert, wenn Sie systematisch vorgehen. Wichtig ist, dass jede Buchungszeile nachvollziehbar bleibt.

Die folgenden Schritte helfen Ihnen, eine Splitbuchung korrekt und sauber umzusetzen:

1. Beleg prüfen

Startpunkt ist immer der vollständige Beleg.

Achten Sie auf:

• Anzahl der enthaltenen Positionen
• Unterschiedliche Steuersätze
• Verwendete Zahlungsmittel
• Vermerk zu Kostenstellen oder internen Projekten

Markieren Sie direkt auf dem Beleg, welche Beträge auf welches Konto gehören. Je klarer die Aufteilung, desto weniger Rückfragen später.

2. Konten zuordnen

Nutzen Sie Ihren Kontenrahmen (z.B. SKR03 oder SKR04), um jeder Position das passende Konto zuzuweisen.

Beispiele:

• Büromaterial: 4930/6815 (SKR03)
• Bewirtungskosten: 4654/6644
• Reisekosten: 4660/6650

Auch bei Einnahmen kann eine Aufteilung sinnvoll sein, etwa wenn eine Agentur Beratung und Hosting auf derselben Rechnung abrechnet. So lassen sich unterschiedliche Erlösarten oder Steuersätze korrekt abbilden und betriebswirtschaftlich besser auswerten.

3. Steuer korrekt erfassen

Unterschiedliche Steuersätze müssen getrennt gebucht werden. Das betrifft die Höhe der Vorsteuer und der Umsatzsteuer bei Ausgangsrechnungen sowie die steuerliche Behandlung in der zusammenfassenden Meldung oder Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Typische Kombinationen:

• 19% USt auf Dienstleistungen
• 7% USt auf Lebensmittel
• Steuerfrei bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (mit USt-ID)

Bei steuerlichen Splitbuchungen ist darauf zu achten, dass die Zuordnung zum Steuerschlüssel exakt vorgenommen wird.

4. Buchungssätze erfassen

Erstellen Sie für jede Teilbuchung einen vollständigen Buchungssatz, um die Splitbuchung nachvollziehbar zu halten. Ein typischer Buchungssatz für eine Splitbuchung enthält:

• Datum
• Belegnummer
• Betrag
• Sachkonto
• Gegenkonto (z.B. Lieferant bei Eingangsrechnung oder Kunde bei Ausgangsrechnung)
• Steuerschlüssel
• Kostenstelle (wenn verwendet)
• Buchungstext (z.B. „Bewirtungskosten aus Restaurant-Rechnung 10.03.“)

Durch eine Splitbuchung-Software erfassen Sie alle Zeilen im selben Buchungsdialog und arbeiten in Programmen wie DATEV, BMD oder RZL korrekt.

5. Beleg verknüpfen und dokumentieren

Jede Teilbuchung muss sich auf denselben Beleg beziehen. Idealerweise hängen Sie den gescannten Beleg an jede Position an oder nutzen die Belegverknüpfung Ihrer Software. Ergänzen Sie eine kurze Notiz zur Aufteilung, wenn diese aus dem Beleg nicht eindeutig hervorgeht. Das schützt Sie bei späteren Rückfragen und spart Zeit bei der Vorbereitung von Betriebsprüfungen.

Splitbuchung in der Buchhaltungssoftware umsetzen

Die korrekte Verarbeitung einer Splitbuchung hängt vom Verständnis des Buchenden sowie den Möglichkeiten der eingesetzten Software ab. Einige Programme bieten eine direkte Aufteilung innerhalb eines Buchungsdialogs an, andere arbeiten mit einzelnen Buchungssätzen oder Umwegen.

Hier ein Überblick, wie die Umsetzung bei gängigen Anbietern aussieht:

Splitbuchung in DATEV

DATEV bietet eine gezielte Funktion zur Aufteilung innerhalb eines Buchungssatzes. In der Buchungsmaske können mehrere Buchungszeilen mit verschiedenen Konten und Steuerschlüsseln erfasst werden. Die Belegnummer bleibt gleich, was für die Nachvollziehbarkeit wichtig ist.

Wichtig: Steuerberater oder Kanzleien sollten klar definieren, wie interne Vorgaben umzusetzen sind. Bei inhaltlichen Splitbuchungen kann DATEV durch Kostenstellen oder Buchungstexte ergänzt werden, um die Logik deutlich zu machen.

Splitbuchung in BMD

BMD arbeitet eng mit Finmatics zusammen und erlaubt eine durchgängige, KI-gestützte Belegverarbeitung. Belege mit unterschiedlichen Steuersätzen oder Kostenarten werden automatisch erkannt, aufgeteilt und korrekt vorkontiert. Die Buchungsvorschläge erscheinen direkt im BMD-System, inklusive Splitbuchung, Steuerschlüssel und Kontenzuordnung.

Wichtig: Steuerkanzleien behalten jederzeit die Kontrolle. Die Vorschläge lassen sich prüfen, ergänzen und mit den Mandanten im BMD-Portal teilen. Das spart Zeit bei der Vorerfassung und reduziert Rückfragen deutlich.

Splitbuchung in RZL

RZL unterstützt die automatisierte Belegaufteilung über das Modul „RZL FIBU/EA Modul Belegverarbeitung“. In Kombination mit Finmatics lassen sich Rechnungen automatisch in einzelne Buchungslinien aufteilen, inklusive Steuerschlüssel, Kostenstellen und Buchungstext. Die fertigen Vorschläge können direkt in RZL übernommen werden, wodurch der Buchungsprozess deutlich beschleunigt wird.

Vorteil: Durch die Integration ins RZL-Kanzleimodul entfällt das manuelle Anlegen mehrerer Buchungssätze. Gerade bei hohem Belegvolumen oder komplexeren Geschäftsvorfällen lohnt sich der Einsatz intelligenter Tools wie Finmatics, um die Buchhaltung zu automatisieren und zeitintensive manuelle Aufteilungen zu vermeiden.

Was tun, wenn die Software keine Splitbuchung erlaubt?

Nicht jedes System ist auf komplexe Buchungslogik ausgelegt. Falls Sie mit einer Software arbeiten, die keine Splitbuchung unterstützt, sind folgende Alternativen möglich:

• Erstellen Sie mehrere Buchungssätze mit derselben Belegnummer
• Nutzen Sie den Kommentarfeld-Bereich für die Erklärung der Aufteilung
• Dokumentieren Sie die Belegaufteilung extern (zum Beispiel in Excel)
• Hängen Sie den Originalbeleg mehrfach mit Markierungen an

Wichtig ist, dass die Aufteilung nachvollziehbar und sauber dokumentiert ist.

Häufige Fehler bei Splitbuchungen und wie Sie diese vermeiden

Auch erfahrene Buchhalterinnen und Buchhalter tappen bei Splitbuchungen immer wieder in dieselben Fallen. Die Konsequenzen reichen von falsch gezogener Vorsteuer über unklare Auswertungen bis hin zu Rückfragen durch das Finanzamt.

Wer sauber arbeiten will, sollte diese Fehler kennen und vermeiden:

1. Falscher Steuerschlüssel

Ein häufiger Fehler ist die pauschale Verwendung eines Steuerschlüssels für den gesamten Beleg. Enthält die Rechnung aber unterschiedliche Umsatzsteuersätze, müssen diese einzeln korrekt erfasst werden.

Beispiel: 19% auf Beratung, 7% auf Bücher. Wird beides mit 19% gebucht, ist die Vorsteuer falsch berechnet.

👉 Tipp: Prüfen Sie immer die Steuersätze je Position. Bei Unsicherheit lieber zweimal hinschauen, bevor Sie die Buchung abschließen.

2. Unklare oder fehlende Belegbeschreibung

Wenn nicht deutlich wird, warum ein Betrag aufgeteilt wurde, entstehen Rückfragen. Ein kurzer, beschreibender Buchungstext (z.B. „Getränke 4900, Blumen 4650 aus Metro 12.04.“) reicht oft aus, um die Logik klarzumachen.

👉 Tipp: Vermeiden Sie Kürzel oder nichtssagende Texte. Schreiben Sie lieber etwas mehr als zu wenig.

3. Doppelte Erfassung von Belegen

Wer bei einer manuellen Aufteilung mehrere Buchungssätze erstellt, riskiert versehentlich eine doppelte Verbuchung des Gesamtbetrags. Vor allem dann, wenn die Summen nicht exakt aufgehen oder Belegnummern fehlen.

👉 Tipp: Achten Sie darauf, dass der Gesamtbetrag pro Beleg exakt mit den Teilsummen der Splitbuchung übereinstimmt.

4. Buchung auf falsche Konten

Falsche Kontenzuordnung führt zu fehlerhaften Auswertungen. Wer z.B. Bewirtungskosten auf Büromaterial bucht, verfälscht die Kostenstruktur und riskiert auch steuerliche Konsequenzen. Denn Bewirtung unterliegt eigenen Regelungen, z.B. nur teilweiser Abzugsfähigkeit.

👉 Tipp: Halten Sie sich an den vorgegebenen Kontenrahmen und klären Sie Zweifelsfälle mit dem Steuerberater.

5. Fehlende Verknüpfung zum Beleg

Vor allem bei Software, die keine direkte Splitbuchung unterstützt, fehlt oft die Verbindung zwischen Teilbuchung und Beleg. Das erschwert die Nachvollziehbarkeit.

👉 Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit, denselben Beleg mehrfach anzuhängen oder die Buchungstexte konsistent mit dem Beleg zu gestalten.

Viele dieser Fehler lassen sich vermeiden, wenn die Splitbuchung automatisiert erfolgt. Systeme wie Finmatics setzen genau hier an: Sie erkennen relevante Inhalte im Beleg, erstellen passende Aufteilungen und sparen dadurch Zeit und Nacharbeit. Möglich ist dies, da Finmatics Splitbuchungen mit KI automatisiert.

Was sind die Vorteile der Splitbuchung?

Die Splitbuchung ermöglicht eine korrekte, nachvollziehbare und steuerlich saubere Aufteilung von Beträgen, die mehreren Konten oder Steuersätzen zugeordnet werden müssen. Sie sorgt für Klarheit in der Buchführung und reduziert typische Fehlerquellen.

Splitbuchung-Vorteile auf einen Blick:

• Saubere Trennung von Kostenarten und Steuersätzen
• Korrekte Berechnung und Zuordnung der Vorsteuer
• Bessere Auswertungen nach Projekten oder Abteilungen
• Mehr Transparenz für Steuerberatung und Betriebsprüfung
• Vermeidung von Nachfragen und Korrekturbuchungen

Gerade für Kanzleien und Unternehmen mit hohem Belegvolumen ist die automatisierte Splitbuchung ein echter Gewinn.

Setzen Sie Splitbuchungen sicher und korrekt ein

Ob Sie mit DATEV, BMD oder einer anderen Software arbeiten: Splitbuchungen gehören zum Alltag in der Buchhaltung. Wer Beträge auf mehrere Konten oder Steuersätze aufteilen muss, sollte nicht improvisieren. Eine korrekt durchgeführte Splitbuchung sorgt für saubere Auswertungen, rechtssichere Dokumentation und vermeidet Probleme beim Vorsteuerabzug.

Splitbuchung – Häufige Fragen und Antworten