Eine Rechnung muss laut Umsatzsteuergesetz, um für den Vorsteuerabzug berechtigt zu sein, ein Leistungsdatum ausweisen. Die Kontrolle des Leistungsdatums stellt Rechnungswesenabteilungen und Steuerkanzleien oft vor große Herausforderungen. Während die Rechnungsnummer immer eindeutig auf Rechnungen ausgewiesen werden muss, besteht beim Leistungsdatum ein Spielraum. Das Datum bzw. der Zeitraum kann auf verschiedene Arten auf der Rechnung angeführt werden. Wir haben analysiert, wie das “Leistungsdatum” typischerweise auf Rechnungen ausgewiesen wird und geben Tipps, wie diese Fälle automatisiert werden können.
Im häufigsten Fall wird der Leistungszeitraum von Lieferanten auf der Rechnung separat angeführt und weist entweder nur ein Datum (Leistungsdatum/Lieferdatum) oder einen Zeitraum (Start & Enddatum der Leistung) aus.
Wie kann ich den Fall “Leistungsdatum wird als Datum ausgewiesen” automatisieren?
Eine OCR mit künstlicher Intelligenz, wie z.B. Finmatics, kann das Leistungsdatum mit den gleichen Methoden auslesen wie z.B. die Rechnungsnummer. Die Software lernt am Kreditor oder einer Künstlichen Intelligenz von selbst, wo das Leistungsdatum auszulesen ist. Das ist für folgende Fälle möglich:
Generell ist dieser Fall sehr gut automatisierbar.
Sind das Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch, so wird das oft auf der Rechnung vermerkt.
Wie kann ich den Fall “Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch” automatisieren?
Es wird für jeden Lieferanten ein Keyword definiert. Dadurch kann der Sachverhalt erkannt werden und das Lieferdatum wird auf das Rechnungsdatum angeglichen.
Für die Automatisierung des Rechnungswesens wird dieser Fall meist wie folgt behandelt: Am Kreditor wird die Einstellung getroffen, bei Vorliegen eines Keywords, wie z.B. “Rechnungsdatum gleich Lieferdatum”, das Rechnungsdatum in das Feld Lieferdatum zu übernehmen. Dadurch kann das Lieferdatum automatisch mit dem Rechnungsdatum abgeglichen werden und das Feld wird richtig ausgefüllt.
Oft wird der Leistungszeitraum als Monatsname notiert, z.B. Februar. Mit dem Monatsnamen und dem dazugehörigen Rechnungsdatum, welches das Jahr ausweist, kann dies automatisiert werden. Dafür werden wie in Fall 2 Keywords angelegt, welche dann eine Automatisierung ermöglichen. Die Einstellung muss separat am Kreditor getroffen werden.
Ist das Leistungsdatum nicht ausgewiesen, so muss die Rechnung auf jeden Fall an den Lieferanten retourniert werden.
Neben den Automatisierungen bietet Finmatics für die einfache Erfassung von Leistungsdatum/Leistungszeitraum eine Reihe an Shortcuts, die diesen Prozess einfacher und schneller machen. Sie brauchen dafür lediglich Tastatur-Kürzel die Sie in die das Feld „Start der Leistung“ eingeben und Finmatics übernimmt das korrekte Ausfüllen der Felder „Start- und Ende der Leistung“ für Sie.
Für die einfache Erfassung des Leistungszeitraums stehen folgende Shortcuts zur Verfügung:
In den oben genannten Fällen lernt Finmatics das Leistungsdatum pro Kreditor. Erkennt die Software das Leistungsdatum, wird das entsprechende Feld ausgefüllt und das Rechnungskriterium ist erfüllt. Erkennt die Software das Leistungsdatum nicht oder fehlt das Leistungsdatum gänzlich auf der Rechnung, kann der Beleg nicht bestätigt werden. Es stehen nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
oder