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Für Rechnungswesenabteilungen: Leistungsdatum automatisiert erfassen

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David Reiner
18 August 2021

Rechnungsprüfung gemäß Umsatzsteuergesetz

Eine Rechnung muss laut Umsatzsteuergesetz, um für den Vorsteuerabzug berechtigt zu sein, ein Leistungsdatum ausweisen. Die Kontrolle des Leistungsdatums stellt Rechnungswesenabteilungen und Steuerkanzleien oft vor große Herausforderungen. Während die Rechnungsnummer immer eindeutig auf Rechnungen ausgewiesen werden muss, besteht beim Leistungsdatum ein Spielraum. Das Datum bzw. der Zeitraum kann auf verschiedene Arten auf der Rechnung angeführt werden. Wir haben analysiert, wie das “Leistungsdatum” typischerweise auf Rechnungen ausgewiesen wird und geben Tipps, wie diese Fälle automatisiert werden können.

 

Fall 1: Leistungsdatum wird als Datum ausgewiesen

Im häufigsten Fall wird der Leistungszeitraum von Lieferanten auf der Rechnung separat angeführt und weist entweder nur ein Datum (Leistungsdatum/Lieferdatum) oder einen Zeitraum (Start & Enddatum der Leistung) aus.

Wie kann ich den Fall “Leistungsdatum wird als Datum ausgewiesen” automatisieren?

Eine OCR mit künstlicher Intelligenz, wie z.B. Finmatics, kann das Leistungsdatum mit den gleichen Methoden auslesen wie z.B. die Rechnungsnummer. Die Software lernt am Kreditor oder einer Künstlichen Intelligenz von selbst, wo das Leistungsdatum auszulesen ist. Das ist für folgende Fälle möglich:

  • Leistungsdatum wird als Datum auf der Rechnung ausgewiesen
  • Leistungsdatum wird als Start- und Enddatum der Leistung ausgewiesen

Generell ist dieser Fall sehr gut automatisierbar.

 

Fall 2: Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch

Sind das Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch, so wird das oft auf der Rechnung vermerkt.

Wie kann ich den Fall “Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch” automatisieren?

Es wird für jeden Lieferanten ein Keyword definiert. Dadurch kann der Sachverhalt erkannt werden und das Lieferdatum wird auf das Rechnungsdatum angeglichen.
Für die Automatisierung des Rechnungswesens wird dieser Fall meist wie folgt behandelt: Am Kreditor wird die Einstellung getroffen, bei Vorliegen eines Keywords, wie z.B. “Rechnungsdatum gleich Lieferdatum”, das Rechnungsdatum in das Feld Lieferdatum zu übernehmen. Dadurch kann das Lieferdatum automatisch mit dem Rechnungsdatum abgeglichen werden und das Feld wird richtig ausgefüllt.

 

Fall 3: Leistungsdatum als Monatsname notiert

Oft wird der Leistungszeitraum als Monatsname notiert, z.B. Februar. Mit dem Monatsnamen und dem dazugehörigen Rechnungsdatum, welches das Jahr ausweist, kann dies automatisiert werden. Dafür werden wie in Fall 2 Keywords angelegt, welche dann eine Automatisierung ermöglichen. Die Einstellung muss separat am Kreditor getroffen werden.  

 

Fall 4: Kein Leistungsdatum/ Zeitraum ausgewiesen

Ist das Leistungsdatum nicht ausgewiesen, so muss die Rechnung auf jeden Fall an den Lieferanten retourniert werden.

 

Wie kann man den Leistungszeitraum komfortabel in Finmatics erfassen?

Neben den Automatisierungen bietet Finmatics für die einfache Erfassung von Leistungsdatum/Leistungszeitraum eine Reihe an Shortcuts, die diesen Prozess einfacher und schneller machen. Sie brauchen dafür lediglich Tastatur-Kürzel die Sie in die das Feld „Start der Leistung“ eingeben und Finmatics übernimmt das korrekte Ausfüllen der Felder „Start- und Ende der Leistung“ für Sie.

 

Für die einfache Erfassung des Leistungszeitraums stehen folgende Shortcuts zur Verfügung:

  • W+Wochennummer (z.B. W12) = Kalenderwoche 12 wird als Leistungszeitraum eingetragen.
  • M+Monatsnummer (z.B. M10) = Oktober wird als Leistungszeitraum eingetragen.
  • Q+Quartalsnummer (z.B. Q2) = Quartal 2 wird als Leistungszeitraum eingetragen.
  • Y+Jahreszahl (z.B. Y20) = Das Jahr 2020 wird als Leistungszeitraum eingetragen.
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Wie erfolgt die Überprüfung des Rechnungskriteriums “Leistungsdatum” in Finmatics?

In den oben genannten Fällen lernt Finmatics das Leistungsdatum pro Kreditor. Erkennt die Software das Leistungsdatum, wird das entsprechende Feld ausgefüllt und das Rechnungskriterium ist erfüllt. Erkennt die Software das Leistungsdatum nicht oder fehlt das Leistungsdatum gänzlich auf der Rechnung, kann der Beleg nicht bestätigt werden. Es stehen nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Manueller Eintrag des Leistungsdatums und Bestätigung des Belegs

oder

  • Rücksendung an den Lieferanten mit dem Hinweis zur Korrektur