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Kostenstellen automatisieren: Digital, mobil und KI-gestützt
Kostenstellen sind in Unternehmen oft ein zeitaufwändiges Unterfangen. Informationen, Unterschriften und Freigaben müssen teils mühsam auf Papier eingesammelt werden und oftmals sind langwierige Rücksprachen notwendig. KI und mobile Apps bieten neue digitale Möglichkeiten, für eine zeitsparende Lösung dieses Problems. Wie Sie im Accounting ganz einfach auch komplexe Kostenstellen automatisieren können, lesen Sie in diesem Artikel.
Wozu soll ich Kostenstellen automatisieren?
Bei einer Rechnung fehlen oft Kostenstellen. Die Rechnungswesenabtwilung schickt diese zurück an die Abteilungsleitung zur Ergänzung, denn das Wissen über Kostenstellen befindet sich oft nur in den Fachabteilungen. Dort steht diese Aufgabe allerdings ganz unten auf der To-Do-Liste. Die Rechnungswesenabteilung muss deshalb oft lange auf eine Antwort warten und E-Mails oder Rückfragen per Telefon kosten zusätzlich Zeit.
Das muss doch besser gehen – hier finden Sie drei Möglichkeiten, wie die Kostenstellen 100% digital automatisiert werden können:
Kostenstellen mit künstlicher Intelligenz vorhersagen
In vielen Fällen ist es möglich, die Kostenstellen über KI vorherzusagen. Das System lernt aus der Vergangenheit, welche Rechnungen bzw. Positionen, welchen Kostenstellen/-trägern zugewiesen wurden und die Kostenstellen werden in Zukunft dementsprechend automatisiert befüllt.
Das bedeutet für Sie: Nur für einen kleinen Teil der Kostenstellen muss Information in der Fachabteilung eingeholt werden. Das funktioniert natürlich nicht nur für eine Kostenstellendimension, sondern für alle fünf von Finmatics unterstützten Kostenstellendimensionen.
Das Modell “Kostendimensionen vorhersagen” funktioniert analog zu “Sachkonten vorhersagen”, hierzu mehr in diesem Video:
Kostenstellen über mobile Apps erfassen
Oft braucht es trotzdem Input von der Fachabteilung oder der Geschäftsführung. Da sollte man es den Mitarbeitern so einfach wie möglich machen, Kostenstellen zu erfassen. Dafür bieten sich mobile Apps an. So funktioniert das: Das Handy ist immer in der Tasche, die Person in der Fachabteilung bekommt eine Benachrichtigung und trägt schnell mit einem Klick die richtige Kostenstelle ein. Am besten direkt, wenn der Beleg ins System kommt. Hierzu zwei Möglichkeiten mit Finmatics:
Kostenstellen beim Upload via mobile App ergänzen
Kostenstellen im Workflow erfassen
Kommen Belege per E-Mail in das System, werden diese der zuständigen Person in einem Workflow zugeteilt und die Person ergänzt die Kostenstellen komfortabel in der Mobile App.
Kostenstellen mit Kostenschlüssel automatisieren
Um Belege komfortabel auf unterschiedliche Kostenpositionen aufzuteilen, bieten viele ERP- und Buchaltungssysteme sogenannte „Kostenschlüssel“. Ist ein Kostenschlüssel im ERP bzw. Buchhaltungssystem angelegt, erfolgt die Aufteilung nach der hinterlegten Logik.
Beispielsweise kann eine Rechnung mit einem hinterlegten Kostenschlüssel automatisiert auf fünf Kostenpositionen zu unterschiedlichen Prozentsätzen (5% Kostenstelle 1 A, 10%, Kostenstelle 2, 20% Kostenstelle 3 und 15% auf Kostenstelle 4, 50% auf Kostenstelle 5) aufgeteilt werden.
Mit Finmatics können Sie durch Kostenschlüssel die Erfassung von Kostenstellen weitgehend automatisieren.
Im Prinzip funktioniert das wie folgt: Die KI von Finmatics sagt pro Beleg den relevanten Kostenschlüssel voraus, dieser wird über die ERP-Schnittstelle weitergegeben und das ERP nutzt die Kostenschlüsselfunktion, um die Buchung richtig aufzuteilen.
Cineplexx Kinobetriebe Ges.m.b.H: Komplexe Kostenrechnung mit KI basierter Vorhersage der Kostenschlüssel optimieren
„Bei Cineplexx automatisieren wir unser Rechnungswesen mit Finmatics und unserem bestehendem Buchhaltungssystem. Das Zusammenspiel mit der KI von Finmatics ist ideal und neben der automatisierten Belegverarbeitung konnten wir auch unsere komplexe Kostenrechnung mit KI basierter Vorhersage der Kostenschlüssel optimieren“.
Mag. Hannelore Messner
Leitung Rechnungswesen | Cineplexx
Interessiert an innovativen Technologien für das Rechnungswesen?
Gerne beraten wir Sie, um auch für Ihre Buchhaltung die besten Automatisierungsmöglichkeiten zu finden und das Potenzial voll auszuschöpfen. Mit Finmatics automatisieren Sie nicht nur Kostenstellen, sondern die gesamte Belegverarbeitung vom Belegeingang bis zur automatisierten Erstellung von Buchungsvorschlägen.
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