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Multifunktionsgeräte sind in beinahe jedem Unternehmen und jeder Kanzlei vorhanden. Die großen Scan-Drucker-Kombigeräte sind aus dem Office-Alltag nicht mehr wegzudenken. Für die Digitalisierung von Belegen sind sie aber üblicherweise nicht so gut geeignet, da eine automatische Trennung z.B. mit Trennblättern nicht so einfach möglich ist und auch Barbelege meist nicht richtig eingezogen werden.
Gerade bei kleinen Kanzleien bzw. vor allem bei Mandanten, die selbst nur wenige Belege digitalisieren müssen, ist eine Anschaffung eines professionellen Scan-Geräts aber oft zu teuer. Softwarelösungen können hier die Lücke schließen. Mit Finmatics können Sie oder Ihre Mandanten das meiste aus Ihrem Multifunktionsgerät herausholen und Belege auch damit schnell und unkompliziert digitalisieren.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Finmatics "Scan2Mail"-Funktion nutzen können, um auch mit Multifunktionsgeräten kleinere Mengen an Belegen effizient zu digitalisieren.
Finmatics Scan2Mail
Belegeingang in Kanzleien ist ein oftmals mühsames Thema. Deswegen bietet Finmatics eine Vielzahl an verschiedenen Möglichkeiten, wie Mandanten Belege übermitteln können. Beispielsweise können Sie oder Ihre Mandanten Belege direkt per Mail an Finmatics schicken. Bei dieser Option können gescannte Belege direkt von Multifunktionsgeräten übertragen werden.
Mit Ihrem Finmatics User haben Sie automatisch die Möglichkeit, für jeden Mandanten bzw. Belegtyp/Buchungskreis eine Mail-Adresse anlegen zu lassen. Speichern Sie diese Adresse einfach in Ihrem Multifunktionsgerät ein und senden Sie die gescannten Belege so automatisch an Finmatics. Ist die automatische Seitentrennung aktiviert, landen die Belege bereits getrennt und geheftet im Finmatics Portal.
Belege Scannen mit Multifunktionsgeräten
Um mit Finmatics und Ihrem Multifunktionsgerät Belege schnell zu digitalisieren, sind für Sie oder Ihre Mandanten nur wenige Schritte notwendig:
- Zuerst legen Sie die zu scannenden Belege nach Belegtyp sortiert im Stapel in das Gerät ein. Trennblätter oder Stempel zur Seitentrennung sind nicht notwendig.
- Wählen Sie auf Ihrem Gerät aus, dass der Scan an eine E-Mail-Adresse gesendet werden soll und nutzen Sie die von Finmatics generierte Mail-Adresse.
- Starten Sie den Scan.
Schon wurden die Belege automatisch an Finmatics gesendet. Im Hintergrund läuft nun (sofern aktiviert) die KI-Belegtrennung ab.
Video: Belege mit Multifunktionsgeräten effizient digitalisieren
Wie dieser Prozess in echt aussieht, haben wir in einem kurzen Video für Sie festgehalten:
Finmatics Scan & Trenn
Manuelle Belegtrennung mit Trennblättern oder Stempel ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Der Finmatics Scan & Trenn Algorithmus ist mit Millionen von Daten darauf trainiert, einzelne Belegseiten richtig zu erkennen und zu klassifizieren. Scannen Sie Belege einfach im Stapel. Dann identifiziert die Software erste, mittlere und letzte Belegseiten von selbst mit einer Trefferquote über von 99% und heftet die Belege automatisch. Lesen Sie hier noch mehr zu Finmatics Scan & Trenn.
👀 Einfach mal ansehen
Warum Digitalisierung gerade im Trend ist und warum auch Sie den Anschluss nicht verpassen sollten lesen Sie hier.
Wenn auch Sie von den vielseitigen Belegtransferoptionen für Ihre Kanzlei und Mandantschaft profitieren wollen kontaktieren Sie uns bei Interesse an einem einfach jederzeit. Unsere Digitalisierungsexpert:innen beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch:
