In allen Bereichen unseres Lebens beschäftigen wir uns mit digitalen Inhalten. Sei es im Arbeitsalltag mit Cloud-basierter Software, am Abend beim Surfen auf Social Media oder sogar vor dem Schlafengehen mit der KI in der elektrischen Zahnbürste. Auch in der Buchhaltung ist Digitalisierung natürlich längst kein Fremdwort mehr. Zusätzlich zur Buchhaltungssoftware sind es jedoch vor allem Automatisierungstools, die Zeitersparnis und Effizienzsteigerung bewirken.
Mit Finmatics automatisieren Sie Ihre Buchhaltung. Belege werden in jeder Form (Papier, Digital, E-Rechnung, …) bis zu 70% schneller verarbeitet. Mit Smartphone Apps wie der Finmatics Mobile App bringen Steuerberater die Zusammenarbeit mit Mandanten aufs nächste Level und tragen dazu bei, dem verstaubten Image der Branche frischen Wind einzuhauchen.
In diesem Artikel haben wir eine Liste an Vorteilen zusammengestellt, wie Sie und Ihre Mandanten von dem Einsatz mobiler Apps in der Buchhaltung profitieren können:
Oft erhält man Barbelege im Restaurant beim Essen mit Kunden oder auf Geschäftsreisen, wo man diese nicht sofort an die Buchhaltung übermitteln kann. Diese Belege geraten dann einfach in Vergessenheit oder müssen penibel aufbewahrt werden, um sie später mühsam einzuscannen. Auch in der Kanzlei sind Kassenzettel immer mühsam zu digitalisieren.
Was würde sich also besser zur Übermittlung von Barbelegen eignen als ein Smartphone, das immer mit dabei ist?
Mit der Finmatics App können Sie oder Ihre Mandanten Belege entweder direkt hochladen oder abfotografieren. Die App erkennt das Dokument von selbst und entfernt automatisch den Hintergrund. Auch bei hochgeladenen Dateien ist selbstverständlich die automatische Belegtrennung mit künstlicher Intelligenz aktiv.
💾 Und das Beste: Da Speicherplatz in Buchhaltungssystemen oft sehr teuer ist, werden Belegfotos, die mit der Finmatics App aufgenommen wurden, auch automatisch optimiert und verkleinert. Die mit der App erzeugten Belegbilder benötigen im Durchschnitt um ca. 49% weniger Speicherplatz im Vergleich zu anderen am Markt verfügbaren Buchhaltungs-Apps. Da der Hintergrund im Foto automatisch entfernt wird und automatische Bildkorrekturen gemacht werden hat das Belegbild trotzdem eine höhere Qualität.
In der Zusammenarbeit mit Mandanten ist es oft schwierig, alles zu den richtigen Geschäftszeiten zu übermitteln und auch bei Rückfragen zu Belegen ist es oft nicht so einfach, schnell die richtigen Personen zu erreichen.
Mobile Apps wie Finmatics sind dank Cloud-Server immer verfügbar. Dadurch können User jederzeit und von überall darauf zugreifen und Belege übermitteln. Es spielt keine Rolle, ob Sie sich im Büro oder unterwegs befinden, Sie haben immer Zugang zu Ihren Belegen und können diese jederzeit überprüfen oder an Kolleg:innen weiterleiten.
Das beschleunigt den Arbeitsablauf enorm und vermeidet Verzögerungen, die durch die Übermittlung von Papierbelegen entstehen können.
Smartphones sind heutzutage durch mehrere Sicherheitsfaktoren geschützt. Sicher entsperren auch Sie Ihr Handy mit Ihren individuellen biometrischen Daten; per Gesichtserkennung oder Fingerabdruck. Um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten, wird die Finmatics App auch mit denselben Faktoren geschützt:
Außerdem unterstützt Finmatics Mehrfaktorauthentifizierung sowie Single Sign-On (SSO). Mit SSO haben alle in der Kanzlei einen einfachen Zugang zu allen Programmen, was auch den Einstieg von neuen Mitarbeitern erleichtert da weniger Passwörter erstellt bzw. gemerkt werden müssen. Sie erhöhen außerdem die Effizienz im täglichen Arbeiten, indem das ständige Eingeben von Benutzerdaten reduziert wird. Die Bestätigung der Anmeldung mit einem zweiten Faktor wird nur dann verwendet, wenn es notwendig (z.B. alle 30 Tage) ist, was Zeit spart.
Da Mitarbeitende nur noch einen User für alle Programme haben, passiert es seltener, dass Passwörter vergessen werden. Dadurch kann auch das gewählte Passwort sicherer und komplexer sein, was typische Fehler bei der Passwortwahl verhindert, die häufig die Ursache für erfolgreiche Hackerangriffe sind.
Mit "Adaptiver Authentifizierung", wird mithilfe von Machine Learning ungewöhnliches Anmeldeverhalten erkannt, was es Hackern weiter erschwert, Zugang zum Unternehmen zu erlangen.
Rechnungsfreigabe ist ein schwieriges Thema, sowohl für die Buchhaltung als auch für Unternehmen. Häufig werden Belege entweder digital oder in Papierform durch mehrere Abteilungen geschickt, um die Freigabe zu bekommen. Auch die Erfassung von Kostenstellen und Kostenträgern ist auf diese Weise eine mühsame Aufgabe. Diese oft intransparenten und undurchschaubaren Prozesse machen nicht selten einen Großteil des Aufwands in der Buchhaltung aus.
Eine Mobile App zur Rechnungsfreigabe beschleunigt den Prozess enorm. Mit Finmatics Mobile können Rechnungen direkt auf dem Mobilgerät eingesehen und genehmigt werden. Auch mehrstufige Freigabe-Prozesse können mühelos eingerichtet werden, wie beispielsweise eine zweistufige Freigabe durch die Fachabteilung und die Geschäftsführung bei höheren Rechnungsbeträgen.
Die Finmatics KI ordnet die Belege dann einfach automatisch den richtigen Personen zur Bestätigung zu. Darüber hinaus bietet die Mobile App eine einfache Übersicht über den Status aller Rechnungen, was eine schnelle und präzise Überwachung ermöglicht.
Auch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten wird verbessert, da jederzeit Zugang zu den Informationen und Dokumenten besteht. Erfahrungsgemäß werden Belege mit mobiler und digitaler Rechnungsfreigabe ca. fünfmal so schnell freigegeben.
Die Finmatics App kann optisch genauso wie das Web-Portal auf Ihre Kanzlei angepasst und gebrandet werden. Damit stellen Sie Ihren Mandanten eine eigene App mit Ihrem Logo zur Verfügung, wo Sie auch aktuelle Informationen über Ihre Kanzlei direkt kommunizieren können.
Außerdem zeigen Sie mit dem Einsatz einer mobilen App auch nach außen hin, dass Sie digitaler Vorreiter sind. Das macht Ihre Kanzlei nicht nur für Mandanten attraktiver, sondern zeigt auch neuen Fachkräften, dass Sie Wert auf zukunftsorientierte Technologien legen. Gerade die Verwendung von digitalen Tools für die Buchhaltung ist Umfragen zufolge ein Ausschlusskriterium für junge Nachwuchskräfte, eine Karriere in der Buchhaltung einzuschlagen.
Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Buchhaltung mit der Finmatics App aufs nächste Level zu bringen und ebenfalls von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren helfen wir Ihnen dabei gerne. Kontaktieren Sie uns einfach für eine unverbindliche Demo:
Nutzen Sie schon Finmatics? Kontaktieren Sie einfach Ihren zuständigen Customer Success Manager und bitten Sie um Unterstützung beim Einrichten der gratis Finmatics Mobile App.