Belege erfassen ist mühsam und kostet viel wertvolle Zeit, die Ihre Fachkräfte oftmals sinnvoller nutzen könnten. Dank der fortschreitenden Digitalisierung der Buchhaltung werden viele Prozesse in der Belegverarbeitung bereits effizient automatisiert. Mit Finmatics werden Beleginformationen mit KI ausgelesen und klassifiziert. Dank hervorragendem Training der künstlichen Intelligenz können so ca. 9 von 10 Belegen vollständig ausgelesen werden. Das bringt Ihnen und Ihren Mitarbeitenden eine enorme Zeitersparnis, da das monotone Abtippen von Belegen größtenteils wegfällt.
Aber: Keine künstliche Intelligenz die momentan existiert kann die Arbeit eines Menschen vollständig ersetzen. Daher können auch von unserer KI gewisse Felder in manchen Fällen einfach nicht ausgelesen werden. Aber auch dafür bieten wir eine Lösung: Mit der manuellen Optimierung durch das Finmatics Shared Service Center haben Sie die Gewissheit, dass alle Belege zu 100% ausgelesen werden und bei Ihnen dann komplettiert vorliegen. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern trainieren die KI im Hintergrund automatisch auch noch besser an, was langfristig zu einer höheren Automatisierungsquote und laufend besseren Ergebnissen führt.
In diesem Artikel lesen Sie, wie Belege von Finmatics ausgelesen werden und wie das Finmatics Shared Service Center Sie dabei unterstützen kann, ab jetzt immer 100 % ausgelesene Belege zu erhalten.
Aber beginnen wir einmal von vorne:
Informationen von Belegen zu extrahieren, klingt erstmal nach einer simplen Aufgabe. Immerhin muss ein Mensch dafür lediglich lesen und abschreiben können – einfach, nicht? - Für einen Computer bedeutet das allerdings eine viel größere Herausforderung und erfordert einige Schritte:
Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung) ist mittlerweile keine Neuheit mehr. Mit dieser Technologie werden Zeichen und Buchstaben auf Bildern von Pixel in Schrift umgewandelt. Diese Funktion kennen Sie bestimmt von Ihrem Handy. Auch Finmatics nutzt OCR im ersten Schritt, um z.B. gescannte Belege in Text umzuwandeln.
Dies ist allerdings nur der erste Schritt, denn damit sind noch keine Belegdaten erfasst worden.
Dank OCR-Erkennung sind die Bildinformationen nun als Text verfügbar. Trotzdem reicht das für die Software noch nicht aus, um feststellen zu können welcher Text ein Betrag, Rechnungsnummer, Steuersatz, Rechnungsdatum, … ist.
👉 Heutzutage stellt dieses Problem einen KI-Anwendungsfall wie aus dem Bilderbuch dar: Künstliche Intelligenz lernt selbstständig (und mit Feedback bzw. Korrekturen von Anwender:innen), wo welche Information am Beleg zu finden ist und klassifiziert diese automatisch. Bei Finmatics wurde die KI mit zig Millionen Belegbildern trainiert und ordnet die Informationen zuverlässig richtig zu.
So können 9 von 10 Belegen richtig ausgelesen werden. Allerdings ist eine künstliche Intelligenz nie perfekt. Auch hier können Fehler passieren, Belegfelder frei bleiben und vor allem handschriftliche Belege können (noch) nicht von der KI gelesen werden. Mit der manuellen Optimierung des Finmatics Shared Service Center (SSC) stellen Sie sicher, dass 10 von 10 Belegen komplett und fehlerfrei ausgelesen bei Ihnen ankommen.
🤔 Wie die KI in weiteren Schritten dabei hilft, automatisierte Buchungsvorschläge zu erstellen, lesen Sie in diesem Blogartikel.
Um sicherzustellen, dass wirklich 100% der Belege ausgelesen werden, können zusätzlich zur KI-Erfassung manuelle Shared Service Center-Leistungen von Finmatics aktiviert werden. Damit werden Belege, die nicht vollständig von der künstlichen Intelligenz ausgelesen werden konnten, automatisch zur manuellen Optimierung weitergeleitet. Die erweiterte Kontrolle und Ergänzung wird für Sie von einem Tochterunternehmen der Finmatics GmbH durchgeführt. Sie merken in Ihrer Arbeit keinen Unterschied, sondern profitieren direkt davon, dass 100 % der Belege komplett bei Ihnen ankommen. Im Hintergrund passieren jedoch einige Schritte, um Ihnen immer einen vollständig ausgelesenen Beleg zu garantieren:
Sie kennen es bestimmt: Gerade Barbelege, Rechnungen von Handwerksdienstleistungen oder schlecht gescannte Rechnungen müssen oft mühsam entziffert werden und können nicht automatisch ausgelesen werden.
Unser Shared Service Center kann auch zerknüllte, handgeschriebene oder schlecht gescannte Rechnungen bearbeiten, sofern diese noch lesbar sind. Dadurch sparen Sie und Ihre Fachkräfte sich stundenlanges Abtippen von Beleginformationen und können sich wieder vermehrt den wichtigeren Dingen widmen.
Kontaktieren Sie zur Aktivierung des Features einfach Ihre Ansprechperson bei Finmatics oder klicken Sie auf den folgenden Button und wählen Sie im Formular dann den Punkt „Finmatics Shared Service Center“ aus. Wir melden uns anschließend bei Ihnen für die weiteren Schritte.