Spesen & Reisekosten einfach verarbeiten

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Christoph Prieler
18 August 2021

Reise-, Spesenkosten und Kreditkartenabrechnungen automatisiert verarbeiten

Eine einfache Lösung wie z.B. die Erfassung dieser Belege per Mobile App ermöglicht Rechnungswesenabteilungen eine 5x schnellere Verarbeitung von Spesenbelegen. Davon profitiert jedoch nicht nur das Rechnungswesen, sondern auch die gesamte Organisation. Durch die einfache, digitale Erfassung und Weiterverarbeitung von Spesen, Reisekosten und Kreditkartenabrechnungen wird der Umgang für alle Beteiligten unkomplizierter und mühsame Nachfragerunden entfallen.

 

Drei Schritte zur einfachen Spesenverarbeitung

  • Digitalisierung der Barbelege

Diese Rechnungen sollen nicht in der Brieftasche der Geschäftsführung untergehen, sondern im Idealfall direkt digitalisiert werden. Dies kann ganz einfach mittels Mobile App mit nur einem Klick am Smartphone erledigt werden.

  • Automatisierte Verarbeitung und Zuordnung zur zuständigen Person

Barbelege sind oft schlecht lesbar, da Thermopapier schnell ausbleicht oder vergilbt. Um diese Rechnungen vollständig zu erfassen und der richtigen Person zuzuordnen ist eine leistungsfähige Lösung notwendig. Finmatics kann 99% der Barbelege vollständig erfassen und automatisch über die Information, wer den Beleg hochgeladen hat, dann das richtige Mitarbeiterkonto zuordnen.

  • Compliance

Es ist wichtig darauf zu achten, wie die Spesen der Vertriebsmitarbeiter:innen freigeben werden. Auch diesen Prozess kann man für Mandant:innen bzw. Mitabreiter:innen im Unternehmen so einfach wie möglich machen. Mit einem direkten und digitalen Freigabeworkflow. Dafür wird in der Finmatics App zusätzliche Information von Vertriebsmitarbeiter:innen oder Geschäftsführer:innen als Kommentar vermerkt. Vorgesetzte prüfen dies ebenfalls direkt in der Mobile App und geben die Zahlung dann frei – direkt ins Rechnungswesen.

 

Spesen erfassen so einfach wie noch nie

Einfach z.B. bei einem Geschäftsessen die Finmatics App nutzen, um schnell den Beleg abzufotografieren. Dieser wird dann automatisiert geprüft, ggf. freigegeben und kontiert in das Rechnungswesen bzw. and die Steuerkanzlei übergeben. So entsteht ein einfacher und unkomplizierter durchgängiger Prozess, der die Zusammenarbeit von Mitarbeiter:innen und der Rechnungswesenabteilung erleichtert und für eine deutlich schnellerer Verarbeitung von Spesen sorgt.

 

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Umsetzung in DATEV und anderen gängigen ERPs & Buchhaltungssystemen

Für kleine Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeiter:innen

Es wird pro Mitarbeiter:in ein Verrechnungskonto angelegt und die Mitarbeitenden laden dann Belege einfach über die Mobile App ins zugehörige Verrechnungskonto hoch. Diese Lösung ist geeignet für Geschäftsführer:innen und Eigentümer:innen, welchen ein eigenes Bilanzkonto zur Verfügung steht. Nicht geeignet für Mitarbeiter:innen.

 

Für Unternehmen mit > 10 Mitarbeitern

Es wird pro Mitarbeiter:in ein Kreditor angelegt. Dafür wird nur ein Buchungskreis in der Kategorie „Eingangsrechnungen“, z.B. mit dem Namen „Spesenabrechnung“ angelegt. Rechnungen werden dann von Mitarbeiter:innen per Mobile App einfach in den eigens dafür erstellten Buchungskreis hochgeladen. Finmatics ordnet dann anhand der Person, welche die Rechnung hochgeladen hat, automatisch den Kreditor zu. Diese Lösung ist geeignet für viele Mitarbeiter:innen, da dies sehr einfach zu administrieren ist.

Mobile App

 

Warum Finmatics?

  • 99% Erfassungsquote für Spesenbelege garantiert
  • Automatisches Buchen mit KI auf das richtige Mitarbeiter:innenkonto
  • Sofort einsatzbereit - in 5min. für Mandant*Innen und Unternehmen konfiguriert

 

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung zum Thema Automatisierung von Rechnungswesenprozessen wie z.B. der Erfassung von Spesenkosten.

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